少数精鋭のイベント企画会社がグループウェア導入により、セキュアで便利な情報共有環境を構築

イベント運営に東奔西走する社員同士の情報交換の手段と、
機密情報の取り扱い

人事採用イベントや株主総会など、人事部門や広報・総務部門が執り行う特殊なイベントの企画・運営を得意とする株式会社ホットスケープ。ニッチな分野において、20年にわたり積み上げた独自のノウハウや実績をもとに、大手一流企業からの直接受注を獲得している。広告代理店経由にはない顧客との距離の近さから、顧客の要望に最適なプランを提案できることが強みだ。得意先やイベント会場、取引先を忙しく飛び回る同社社員にとって、日頃の社員間の情報交換やドキュメント共有は難しく、スムーズな業務遂行における重大なネックとなっていた。特に同社がアドバンテージを持つ総務・人事系のイベントにおいては、得意先企業の重要な機密情報を取り扱う機会が多い。しかも、そういった情報を社外で参照できなければ、仕事にならない。情報セキュリティ確保と外出先での情報活用、同社は二つの相反する課題に悩まされていた。

長年の付き合いで、業務形態や課題を熟知する
大塚商会営業担当者からの助言

創業以来の付き合いで、複合機や通信回線などシステム周りをすべて任せている大塚商会から「そろそろグループウェアを入れるころでは…」と提案を受けたのが検討のきっかけ。

顧客サービス拡充のため、
包括的な情報管理体制を整備

グループウェア導入とともに、それまで社員個々人に任せていたファイルサーバのバックアップシステムも整え、データの保全性を高めた。さらにファイル共有においては、(1)企画書を役割分担して共同作成、(2)機密性の高い持ち出し禁止のデータの参照、の2点が外出先からでも安全にできるシステムであることを要件としている。大塚商会の担当者から提案されたのは、『サイボウズ リモートサービス』と『サイボウズ Office 8』の組み合わせ。特に『サイボウズ リモートサービス』には、機密性を確保したまま、社外からも社内システム内のデータを参照できる、同社にうってつけの仕組みがあった──。

万全な情報管理体制を整え、現在では顧客からのセキュリティ対策に関する問い合わせにも自信を持って応えているという。

日々蓄積される情報の有効活用が次のステップ。
さらなるフットワーク向上も照準に

今後は、イベント実績や外注費用など日常業務の中で集まる情報をデータベース化し、精度の高い見積書や企画書作成のスピードアップを狙っている。加えて、iPhoneやスマートフォンなど新しいモバイルデバイスを利用してグループウェアにアクセスする環境の構築を目指している。