社内の書庫（キャビネット）のスペースにも経費がかかっていることをご存じですか？
一般的なキャビネットのサイズは900mm×400mmです。そこに通路のスペースを加えると900mm×（400mm＋900mm）=1.17m2になります。坪単価15,000円で事務所を借りている場合、一つの書庫（キャビネット）あたりの賃料は5,000円／月にもなります。
社内の書類保管スペースを最適化することで、保管コストの削減やスペースを有効活用することができます。
大塚商会 インサイドビジネスセンター
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文書を保存・保管する
大切な書類は防災・セキュリティ設備の整った「外部倉庫」で保管するのがお勧め
社内に存在する機密書類や重要な書類は劣化や災害、情報漏えいから守る対策が欠かせません。徹底された管理体制が整った「外部倉庫」を利用することで、大切な書類を守ることができます。
こんなに便利！ 書類を外部倉庫で保管する三つのメリット
- メリット1保管スペースを削減できる！
- 社内の保管スペースにも場所代はかかっています。事務所を借りている場合、書庫（キャビネット）にかかる賃料も考える必要があるでしょう。外部倉庫を利用すれば保管スペースを削減し、ほかへの有効活用ができます。
- メリット2セキュリティが確保され、紛失や情報漏えいのリスクを減らせる
- 誰でも閲覧できる社内保管では、紛失や情報漏えいのリスクがあり管理の徹底が求められます。監視設備の整った外部倉庫なら、書類の扱いや出し入れもしっかり管理されるので、わざわざ自社で対応をする必要がありません。
- メリット3原本は外部倉庫に保管することで、劣化や災害から守ることができる
- 日本は高温多湿により紙が劣化しやすい条件といえます。また、地震や火災などにより大切な書類に被害が出る可能性もあります。原本など大切な書類は、適切な保管設備が整った外部倉庫で保管するのがおすすめです。
「外部倉庫で保管」と「社内で保管」を使い分ける
情報漏えいの大半は紙媒体から！ 書類の厳重な管理の仕組みが必要です
紙文書は、情報漏えいの原因の多くを占めるといわれています。会社や事務所にはマイナンバーなどの個人情報や、人事や採用、経理に関する文書など、一般的な書類から重要書類までさまざまな書類が存在しているため、各書類の保管・廃棄の徹底管理が必要になります。
機密性が高く社外に持ちだせないものは施錠のできるキャビネットに収納し、書類の出し入れを行った社員を記録するなど厳重に管理しましょう。
外部倉庫の保管に適している書類
総務、庶務、経理、税務、人事、労務に関する文書などは、法律や社内の規定で3年、7年、10年、永久といった具合に保存期限が定められているものがあります。保存期限があり使用頻度が少ない書類は、社内の保管スペースを有効活用するためにも外部倉庫での保管が適しています。
また、希少資料の保管も劣化を防ぐためには適切な管理（防水、防湿など）設備が整った外部倉庫で保管するのがお勧めです。
社内の保管にもコストがかかっています
書類の保管にお勧めのソリューション・サービス
お勧めは、セキュリティ万全な倉庫で1箱130円から保管できる「セービングBOX」
お客様の書類をセキュリティ万全な倉庫でお預かりします。1箱130円／月の安価な価格設定でお預かりする「段ボール預かり型」と、必要な時に必要な書類を電子化してデータで閲覧できる「オンデマンド型」のサービスをご用意しています。
お客様の使用頻度に合わせてお選びいただける預かりサービスです。
コストや手間が削減できるお勧めのソリューション
総務の方必見！ 「コスト」と「手間」をダブルで削減する方法
コスト削減できる方法はまだまだあります！
面倒な「手間」を減らして「コスト」も削減できる、総務の皆さんが得するとっておきのダブル削減方法をご紹介します。
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