文書管理のツボ、ここにあります

大塚商会の文書管理は、お客様が理解して、実践できるように、「文書管理のツボ」を提案しています。

文書管理のツボとは？

何が、どのように違うのか、「文書管理のツボ」を心得た文書管理方法。それは比較的簡単で、確実、しかも、効率的にオフィスからムダやムリを省き、売上向上を考えられるオフィス、すなわち、強いオフィスに転換することを使命とする提案です。ぜひご活用ください。

動画で見る文書管理のツボ

文書の整理、電子化

企業では、毎日新しい文書が発生しています。多くは電子化されていますが、既存の紙文書にも、重要なものがあります。文書情報を有効に活用するには、紙文書をスキャンし、電子化しなければなりません。スキャナ機能をもった複合機の導入、あるいは、スキャニングはアウトソーシングサービスの利用で紙文書の電子化が手軽に実現されます。

文書の整理、電子化
 【動画】文書の整理、電子化（1分4秒）

【動画】文書の整理、電子化（1分4秒）

電子化されたファイルの一元管理

電子化された文書を活用するためには、利用する人が検索しやすい仕組みを提供しなければなりません。ISO文書管理では、文書のバージョン管理が重要です。また、文書管理システムが管理している文書以外のテキストデータを横断的に検索する必要があるでしょう。厳格な管理のもとで、柔軟な検索機能が利用できるかどうかは、重要なポイントとなります。

電子化されたファイルの一元管理
 【動画】電子化されたファイルの一元管理（1分10秒）

【動画】電子化されたファイルの一元管理（1分10秒）

文書データのセキュアな管理

紙から電子化された文書にも破棄できない原本があります。電子化されたデータも同様に保存が必要です。法令で定められている文書は厳格に保存期間が決められています。しかし、オフィスに、恒常的には利用しない資料を保管するのはスペースのムダになります。そんな問題を解決してくれるのが文書保管サービスや ASP型ファイル管理サービスです。

文書データのセキュアな管理
 【動画】文書データのセキュアな管理（1分13秒）

【動画】文書データのセキュアな管理（1分13秒）

機密書類の安全で環境にやさしい廃棄

保存期間が過ぎたからといって、文書をただ捨てるわけにはいきません。情報漏えいを防ぐ意味からも、安全で確実な廃棄処理が必要です。紙文書の場合、機密文書リサイクルサービスが有効です。また、電子化された文書では、サーバに保存されているデータをアーカイブし、日常利用している仕組みから完全に切り離すことで、保存コストが削減されます。

機密書類の安全で環境にやさしい廃棄
 【動画】機密書類の安全で環境にやさしい廃棄（55秒）

【動画】機密書類の安全で環境にやさしい廃棄（55秒）

スキャニング(電子化) / 文書管理導入事例

業種	従業員数	概要	社名
製造業	101～1,000名	膨大な種類の原料を扱う香料製造において生産管理パッケージシステムを活用し、有効在庫や製品原価をリアルタイムに把握	豊玉香料株式会社
建設業	1～100名	当たり前のように3次元CADを操る。独自の打ち合わせスタイルで大手ハウスメーカーとの競争を制す	株式会社西東京建設
サービス業	101～1,000名	ネットワークブート方式シンクライアントで教室内のPC40台を一気にメンテナンス。教科ごとのPC環境設定の変更も簡単に	関西大倉中学校・高等学校
製造業	101～1,000名	社内勉強会で3次元CAD活用を推進。PDMと文書管理システムによって設計データの検索・開示も簡単に	株式会社日本メディックス
製造業	1～100名	管理・運用不要のバックアップサービスで独自製品の開発データを保全しつつ、情報資産に対する社員の意識を高める	東日本パワーファスニング株式会社