文書管理や電子契約、スキャニングに関して、お気軽にご相談ください。

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文書管理・電子契約・ペーパーレス

電子化から処分まで
文書ライフサイクル全てに対応

文書管理・電子契約・ペーパーレスで紙文書を効率的に管理

社内の文書の管理方法を見直すことで、業務効率や組織の安全性を大幅に向上させることができます。確かな導入実績を持つ大塚商会が、お客様の目的に最適なソリューションを提案します。

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その他、以下のような目的にも解決策をご用意しています。お気軽にお問い合わせください。

  • 電子化したデータを簡単に検索したい
  • e-文書法に対応させたい
  • 文書を安全に公開したい
  • 「電子決裁」を実現したい
  • 社内を「ペーパーレス化」したい

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多くの企業が失敗する文書管理。気になる成功のポイントとは

  • オフィスは紙書類が多いと、業務に無駄が多くなりがちです。適切な文書管理により、紙文書に関する無駄な時間を1日10分削ることができれば、1年で5日分もの時間を節約できます。
  • 文書管理システムを導入してもうまく運用できない企業は数多くあります。「電子化」「データの保存」「データの使用」の各段階で気をつけるべきポイントをご紹介します。

紙文書の利用は無駄が多い…。1日10分の削減で、年5日分の効果

「オフィスや机の上が書類であふれていて作業しづらい」「必要な文書がどこにあるか分からない」など紙文書に関するお悩みはありませんか?
紙文書はかさばりやすく整理に手間がかかるだけでなく、必要な文書を必要な時に探すのに時間がかかりがちです。
紙文書を電子化して、これらの無駄な時間を1日10分短くできれば、1年間では5営業日分も時間を節約することができ、業務の効率を大きく上げることができます。(注)

  • (注)月20日勤務、1日の勤務時間を8時間とした場合

多くの企業で電子化への取り組みはうまくいっていない?

紙文書を電子化できるようなシステムを導入したからといって、すぐに書類探し・整理の時間を無くせるわけではありません。実際、電子化に取り組んだものの、うまく進められていない企業は少なくないようです。
原因として「従業員のITスキルに差がある」、「運用ルールが守られていない」などさまざま理由がありますが、共通しているのは誰でも簡単に使える仕組みが作れていない、という点です。

電子化による文書管理で失敗しないための三つのポイントをご紹介

誰でも文書管理システムを使える仕組みづくりのために「電子化の手間の軽減」「データの整理方法の統一」「データの使用ルールの整備」の3点を徹底することが重要です。解決例をご紹介します。

「複合機だけ」で誰でも手間なく電子化できる仕組みづくり

文書を電子化した後、毎回パソコンでフォルダーを移動したり、名前を付けたり、保存形式を変更したりするのは大変…。これらの面倒な作業が原因で電子化が進まないケースがよくあります。
複合機にアプリケーションを追加して、タッチパネル上の単語帳からキーワードを選ぶだけで簡単に保存先・ファイル名・保存形式を指定できるようにすれば、誰でも手間なく電子化できるようになります。

「文書管理ソフト」でITに詳しくない方、紙での業務に慣れた方への配慮

電子化した際のよくあるトラブルは「使い方が分からない」「どこに何のデータがあるのか一目で分からない」といったことです。これを防ぐには、ITに詳しくない方や紙での業務に慣れた方への配慮が必要です。
文書管理システムを利用すれば、データを実物のキャビネットやバインダーと同じように表示できるので、誰でも簡単にデータを使えるようになります。

「アクセス権の設定・ログの管理」でミスによるデータ消失や勝手な閲覧・編集の防止

電子化されたファイルの使用方法についてルールがないと、誰がいつ編集したものなのか、最新のファイルはどれなのかなどが分からなくなってしまいます。
事前にアクセス権を設定し、閲覧・編集などの権限を定めておけば、重要なファイルを勝手に変更されてしまう心配はなくなります。また、利用履歴を確認できるようにすれば、何か異変があった場合も速やかに状況確認することができます。

文書管理に関して不明な点は、ぜひ大塚商会にお任せください

お取引実績約130万社

文書管理やスキャニングについて何か気になる点があればお気軽にご相談ください。
お客様固有の環境や業務によって、必要な対策はそれぞれ異なります。 大塚商会は多数のお取引実績から培った豊富なノウハウを基に、お客様のご要望にあった必要な解決策をご提案します。

文書管理のことならお気軽にご相談ください。

最適な解決策は?」「費用はいくらくらい?」などのご相談も承っておりますので、気になることはお気軽にご相談ください。

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以下のようなご相談でもお客様に寄り添い、具体的な解決方法をアドバイスします

  • どこから手をつければよいか分からない
  • 検討すべきポイントを教えてほしい
  • 自社に必要なものを提案してほしい
  • 予算内で最適なプランを提案してほしい

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