人事・総務の業務にもDXは必須？ 現場が抱える問題と改善方法

災害やBCP対策で何をするべきか分からない

帝国データバンクの調査によると、2021年の事業継続計画（BCP）を策定している企業は17.6％と、前年から1.0ポイント上昇する結果となりました。年々増加傾向にあるものの、いまだに20％にも達しない水準です。

BCPを策定している企業を規模別で見ると大企業は32.0％、中小企業は14.7％であり、中小企業のBCP策定が課題の一つであると分かります。

企業がBCPを策定していない理由として最も多かったのが「策定に必要なスキル・ノウハウがない」でした。それに「策定する人材を確保できない」「書類作りで終わってしまい、実践的に使える計画にすることが難しい」が続いています。

人材確保や業務効率化によって、計画作成の時間を確保することが課題でしょう。

勤怠管理と給与計算が一元化できない

正確な労働時間の把握は、適切な給与計算に欠かせません。残業時間などを把握できていないと、正しい給与計算が行えず従業員の満足度低下につながります。また、給与担当者の手間も増えてしまい、残業発生の原因となる恐れもあるでしょう。

さらに近年ではテレワークが普及し、正確な労働時間の算出が難しくなっています。もし適切な勤怠管理が実現すれば、テレワークの促進や休日出勤が発生している人には休暇促進を行うなどの対応も可能です。

入社などの手続きが煩雑過ぎる

人事・総務では、さまざまな業務において書類での手続きが発生します。

これらの業務を紙で管理していては、業務効率化は進まないでしょう。書類の郵送や受け取り、上司から印鑑をもらうために出社しなくてはいけません。

もし手続きのペーパーレス化や管理の一元化が進めば、業務効率化だけでなく、紙の削減によるコストダウンやSDGsの面でも貢献できるでしょう。

テレワーク環境の整備が追い付かない

新型コロナウイルスをきっかけに多様な働き方が広まり、テレワークを取り入れる企業が増えています。しかしテレワークを導入するには、適切に労務管理を行い、従業員が安心して働ける環境を整えなくてはいけません。

企業内のDX化が進んでいないと、テレワークを実施するのが困難となります。多様な働き方を認めることは従業員満足度にもつながりますので、経営層を巻き込み全社でDX化に取り組みましょう。

労働基準法の改正

労働基準法はこれまでにも改正を繰り返しており、現在決まっている改正事項にも人事・総務で対応が必要な点があります。

時間外労働の上限規制

働き方改革の一環として大企業は2019年4月、中小企業は2020年4月から残業時間の上限が法律に定められています。この際、建設業・運輸業・医療は業務の特性や取引慣行の課題があり、適用が5年間猶予されていました。

2024年4月には猶予期間が終わり、残業時間の上限規制が適用されます。

業種	上限規制
建設業	災害時の復旧や事業の場合を除き、上限規制が全て適用
運輸業	年間の残業の上限が960時間
医療	年間の残業と休日出勤の上限が最大1,860時間

このように労働時間の管理を適切に行わなくてはいけないため、人事・総務では正確な勤怠管理が必須です。

安否確認サービスを導入する

BCPの一環として、「安否確認サービス（トヨクモ）」の導入が考えられます。安否確認や情報集計だけでなく、対策指示まで行えるサービスです。

安否確認では、配信するメッセージや設問を自由に作成でき、部署や地域ごとに一斉配信が可能です。また、地震の震度や津波の高さなどに応じて自動配信も行えます。

情報集計では、メッセージ配信後の結果を部署ごとで確認でき、安全と回答した従業員には待機指示を行うなどの追加配信が可能です。もしユーザーが回答できないときは、管理者が代理で回答することもできます。

対策指示では、個別メッセージと掲示板で書き込みができるため、復旧作業の報告など即座に情報共有が可能です。

安否確認サービス（トヨクモ）では日本で発生する大災害を想定して、100年間災害が起きていないシンガポールでシステムの構築・運用を行っています。また、バックアップ拠点として日本と米国を利用しているため、強固なインフラ基盤と言えるでしょう。

さらにスマートフォンやタブレット端末など幅広いデバイスに対応しています。どのような環境でも利用しやすい設計となっており、スマートフォンには専用アプリ、LINEオプションなどもあって、通知や回答の未達を防ぐことが可能です。

勤怠管理と人事給与の連携

業務効率化を進めるには、勤怠管理と人事給与を連携できるシステムの導入が考えられます。大塚商会では勤次郎や勤革時といったソリューションをそろえています。

人事労務管理システムの導入

「SmartHR」は雇用契約や入退社、年末調整などの労務手続きをペーパーレス化できる人事労務ソフトです。勤怠管理や給与計算システムとも連携できるため、人事・総務の生産性向上が期待できます。

個人情報を従業員に入力してもらうだけで、社員名簿に情報を集約することが可能です。住所変更や扶養変更の手続きを行う際も、自動で従業員名簿が更新されるので、人事・総務担当者の負担軽減につながります。

労務手続きを紙で行っていると、業務のために出社が必須となってしまいますが、このような人事労務ソフトを導入することで、人事・総務のテレワーク促進が実現できるでしょう。

コミュニケーションツールの導入

「Microsoft Teams」や「Zoomミーティング」を導入することで効率的にコミュニケーションを取ることができます。離れた場所にいてもWeb会議や通話ができるため、社内ミーティングのスケジュール調整や会議室の予約、遠方顧客訪問のための出張を必要とせずに連絡を取ることができます。

会議や営業のための出社や出張は時間を取られるだけでなく、交通費も発生します。コミュニケーションツールを導入することは、生産性向上のみならずコスト削減にもつながるのです。

どこでもマルチコミュニケーションサービス Lite

「どこでもマルチコミュニケーションサービス Lite」とは、スマートフォンやPCに専用アプリを導入することで、内線電話端末として利用できるサービスです。

内線番号は複数の機器で使用できるため、働く場所に応じて端末を選ぶことができます。

このサービスを導入することで電話番としての出社をなくし、多様な働き方の選択肢が増えるでしょう。

たよれーる どこでもコネクトリモート

「たよれーる どこでもコネクトリモート」とは、インターネットにつながる環境であれば、出社しなくても社内ネットワークに接続できるサービスです。IDとパスワードだけでなく、証明書による端末認証によって特定の端末からしかアクセスできないように設定可能です。そのため、セキュリティ面を考えても安心して使用できます。

会社によっては、社内のPCを持ち出せない場合もあるでしょう。その際はシンクライアントオプションがおすすめです。

自宅のPCに専用USBキーを挿すだけで、社内のデスクトップ画面を表示し、遠隔で操作できるオプションです。データを自宅PCに保存できない、自宅PCのOSを通さないとった特徴があるので、情報漏えいやウイルス感染の恐れがありません。

リモートアクセスによってテレワークの促進を図れる

働き方の多様化によって、テレワークやサテライトオフィスの利用など、さまざまな環境で働く選択肢が増えました。しかし企業内で環境を整えていないと、テレワークなどの従業員の自由な働き方は実現できません。

大塚商会では書類の電子化や社内ネットワークへのアクセス環境など、幅広いソリューションを提供しています。従業員の満足度向上のためにも、ぜひ大塚商会へご相談ください。