SMILE&eValueで法改正も万全! ~改正電子帳簿保存法編~[4分27秒]

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改正電子帳簿保存法が2016年1月1日から適用になりました。国税関連書類のスキャナ保存要件が緩和され、申請して承認された全ての証憑がスキャナで保存できるようになりました。本改正についての「SMILE BS 2nd Edition 会計」証憑電子保存オプションと「eValue NS 2nd Edition」での対応を動画でご紹介します。

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動画サマリー

動画の要点をご紹介します。

電子帳簿保存法の、国税関係書類に関するスキャナ保存要件の緩和が2016年1月1日から適用となりました。

この法改正には、大塚商会の基幹業務システム「SMILE BS 2nd Edition 会計」証憑電子保存オプション、統合型グループウェア「eValue NS 2nd Edition」が活躍します。今回は電子保存の活用例を小口領収書の精算の流れに沿ってご説明します。

まず、「eValue NS 2nd Edition ワークフロー」で小口精算の申請処理を行います。その後、申請した領収書を台紙に貼り、複合機にセットします。

次に、複合機のメニューから「Webスキャンオプション」という登録ボタンを押し、領収書というカテゴリーを選んだら、読み込むファイル名を確認してスキャンします。読み込まれた領収書台紙は「eValue NS 2nd Edition ドキュメント管理」に自動的に登録されます。

スキャンした紙の領収書台紙とドキュメント管理に登録されたデータとに間違いがないことを確認します。

続いて、この領収書台紙にタイムスタンプを付与します。今回の改正では、電子署名の要件も緩和されタイムスタンプを付与するだけでよくなりました。

そこでご紹介したいのが「eValue NS 2nd Edition」 タイムスタンプオプションです。タイプスタンプを発行する認証局と安全なネットワークで結び、導入しやすい月額料金で利用することができます。タイムスタンプの一括付与や一括検証など、改正電子帳簿保存法に対応した機能を備えています。

タイムスタンプ付与後は、領収書台紙のデータに「署名パネル」というボタンが表示され、どの認証局が証明したタイムスタンプなのかを確認することができます。

続いて、タイムスタンプの付与された領収書を会計伝票と紐付けます。そこで活躍するのが領収書台紙の右上にあるQRコードです。「SMILE BS 2nd Edition 会計」の会計伝票と紐付けるための処理番号や伝票日付が、このQRコードにあらかじめ含まれています。

このQRコードを元に、会計システム上では伝票と証憑とを一括で関連付けられます。これにより、伝票から証憑の確認、証憑から伝票の参照、どちらも簡単に行えるようになります。

「SMILE BS 2nd Edition 会計」と「eValue NS 2nd Edition ワークフロー」、「eValue NS 2nd Edition ドキュメント管理」の連携で、紙の証憑類の保管コスト削減、税務調査時の準備時間短縮を目指してみてはいかがでしょうか。

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