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SMILE BS 2nd Edition 人事給与 マイナンバー制度対応

 

安全管理措置と給与システム

特定個人情報保護委員会から、マイナンバーの適切な取り扱いに関するガイドラインが公表されています。企業は、人事給与システムなど、個人番号を取り扱う情報システムのアクセス制御や不正アクセスの防止、情報漏えいの防止などの安全管理措置を講じなければなりません。

安全管理措置に則した「SMILE」の対応機能

「SMILE BS 2nd Edition 人事給与」は、給与システムに必要とされる安全管理措置を踏まえた機能を備えています。

組織的安全管理措置

マイナンバーなどを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システム利用状況(ログイン実績・アクセスログなど)の記録を行う必要があります。

操作ユーザーごとのプログラム起動および終了の履歴、いつ・誰が・どのコンピューターで何の処理をしたのかを確認できます。

個人番号の操作履歴管理

削除対象者のリストの出力が可能です。誰の個人番号を削除したのかも確認できます。また、削除した内容は容易に復元できません。

個人番号の修正履歴管理

物理的安全管理措置

マイナンバー情報の目的外の保管は禁じられていることから、退職者のマイナンバーについては、法定保管期限の経過後、速やかに廃棄・削除しなければなりません。

退職後、一定期間が経過した従業員およびその扶養家族の個人番号を一括クリアすることが可能です。

退職者の個人番号削除機能

技術的安全管理措置

個人番号の利用にあたり、マイナンバーの「技術的安全管理措置」にはアクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセスや情報漏えいなどの防止などが挙げられています。

個人番号を利用する処理の起動時に、毎回パスワードが要求されます。高いレベルでのセキュリティの運用が可能です。

個人番号セキュリティ強化

権限のあるユーザーのみ、個人番号の登録・修正ができるようになります。正しく入力されないと、エラーメッセージがポップアップ表示するなど、入力間違いを防止する工夫が施されています。

権限ユーザーによる、個人番号登録・修正の管理

個人番号を暗号化してデータベースに保管します。システム内で暗号化の仕組みを持つことで、確実に暗号化を実施することができます。

「SMILE」シリーズでの対応機能

個人番号の帳票出力をはじめ、データの暗号化や強固なセキュリティ機能など「SMILE BS 2nd Edition 人事給与」はマイナンバー制度に対応した以下の機能を実装します。この機会にぜひご検討ください。

*下記に掲載されている製品の内容には、一部開発中のものが含まれます。
*「SMILE」保守サービスにご加入いただいているお客様には、マイナンバーへ対応したプログラムを無償提供いたします。

個人番号セキュリティ強化

個人番号を利用する処理の起動時に、通常のパスワードとは別のパスワード入力が必要となります。

権限ユーザーによる、個人番号登録・修正の管理

あらかじめ登録されたユーザーのみ、社員とその家族の個人番号を登録・修正・変更できるようになります。正しく入力されないと、エラーメッセージがポップアップ表示されるなど、入力間違いを防止する工夫が施されています。

個人番号の暗号化

「特定個人情報の適切な取り扱いに関するガイドライン(事業者編)」では情報システム内に保存されている特定個人情報等の情報漏えい等の防止策として、データの暗号化が例示されており、これにもとづき個人番号を暗号化してデータベースに保管します。

個人番号の操作履歴管理

いつ(日付・時間)、誰が、どのコンピューターでマイナンバーに関するプログラムの操作をしたかのログを確認することができます。

個人番号の修正履歴管理

個人番号の更新を履歴として保存しているため、いつ、どの処理で個人番号が更新されたかの確認が可能です。また、処理を行った日時・ユーザー名、クライアントのコンピューター名、処理名も確認できます。個人番号自体の保持はしていません。

退職者の個人番号削除機能

保管の必要がなくなった個人番号は条件を指定して一括削除できます。給与の終了処理時に必要がなくなった退職者、扶養対象外家族のマイナンバーの存在を自動でチェック・アラート表示し、一括削除処理を起動できます。

該当帳票への、個人番号・家族個人番号出力

社員や家族の個人番号が必要な帳票類は、全て番号を記載して出力できます。個人番号を含む帳票を印刷した場合に、個人番号担当者や個人番号が印刷された社員にメールで通知することも可能です。

マイナンバー対応帳票

*今後公開される情報により、変更が入る可能性があります。

基本システム給与拡張帳票テンプレート(注)社保エース連携オプション(注)
  • 源泉徴収票
  • 扶養控除等申告書
  • 特別徴収異動届
  • 被保険者資格取得届(データ提出)
  • 退職所得の源泉徴収票・特別徴収票
  • 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
  • 不動産の使用料等の支払調書
  • 不動産の譲受けの対価の支払調書
  • 不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書
  • 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計票
  • 被保険者資格取得届
  • 健康保険被扶養者異動届
  • 雇用保険被保険者資格取得届
  • 雇用保険被保険者資格喪失届
  • 国民年金第3号被保険者資格取得等関係届

(注)給与拡張帳票テンプレート、社保エース連携オプションは別途お申し込みが必要となるサービスです。

マイナンバー制度開始後の年末調整業務

平成28年(2016年)1月よりマイナンバー制度が導入され、年末調整時には本格的な制度対応が必要となりました。また、平成29年(2017年)1月からは社会保障(健康保険、厚生年金保険関係)の届出等でマイナンバーの使用が開始されます。

年末調整の流れ

年末調整を効率化する「SMILE」のポイント

マイナンバー制度が始まり、例年以上に忙しくなることが想定される年末調整作業。効率的に作業を進めるポイントは、必要書類の回収とチェックを手際よく行うことと、計算ミスをなくすことです。「SMILE BS 2nd Edition 人事給与」は、多忙な時期の年末調整業務を、年末調整保険データの取り込みや控除額の自動計算など豊富な機能でサポートします。

申告書類の記入とチェックを簡単に!

年末調整に必要な「扶養控除等申告書」や「保険料控除申告書 兼 配偶者特別控除申告書」は、人事給与システムで管理している内容を反映して印刷できます。保険会社や損害保険会社から提供される「団体契約扱いの保険料支払データ」の取り込みも可能です。社員は変更部分の記入だけで済むため、記入ミスを大幅に削減できます。

控除額は自動計算できます

生命保険や個人年金、地震保険などの年間支払額や配偶者の合計所得を入力すれば、控除額は自動計算されます。電卓をたたいて計算チェックをする必要はありません。改正により控除額の計算ルールが変わった場合でも、保守契約により随時対応します。

年末調整の結果をもとに提出書類を出力

税務署や市区町村に提出する、源泉徴収票/給与支払報告書の印刷を簡単に行うことができます。印刷時に個人番号を出力するかどうか選択できます。個人番号を出力する場合、パスワードの入力が必要となります。

電子データ提出義務化へ対応

光ディスク(CD・DVD・MO・FD)または国税電子申告・納税システム(e-Tax・eLTAX)で提出するための源泉徴収票(給与支払報告書)データを作成できます。個人番号の出力にも対応しています。

*源泉票データ作成オプション、またはsuiteモデルでの購入が必要です

支払調書、法定調書合計表なども出力できます

「SMILE BS 2nd Edition 人事給与」で管理する情報と、その他必要項目を入力することで、支払調書、法定調書合計表、年末調整通知書などを出力することができます。転記作業を無くし、業務効率化を図ることができます。

*給与拡張帳票テンプレートが必要です

万が一の時にも安心 再年末調整の処理にも対応します

年末調整処理を終え、還付も完了した後、扶養家族の増減や扶養家族の収入が限度額を超えた等、控除の内容が変更になり、再計算を行わざるを得ないことがあります。「SMILE BS 2nd Edition 人事給与」では、修正データを元に対象年度の年末調整の再計算が可能です。また、年税額の差額を、指定した月の変動データに更新し、還付・徴収を行うこともできます。

クラウドの年末調整サービスで、さらなる効率化が可能に

マイナンバー実務安心パック 2016年度版(株式会社ブレインコンサルティングオフィス開発)

「マイナンバー実務安心パック」は、労働関連諸法令の専門家であり実務のエキスパートである社会保険労務士が、企業の現場でマイナンバーに即対応できるものとして実務面で生じる業務を整理し、関連する規程・書式を整備したものです。税・社会保険にかかわる業務の中でマイナンバーが関係してくる業務フローのデータを完備しています。

セット内容

  1. マイナンバー対応マニュアル作成の手引き書
  2. 特定個人情報関連規程 ひな形
  3. マイナンバー事務に必要な書式一式 ひな形
  4. 実務担当者向け「やさしくわかるマイナンバー実務~マイナンバー収集前の準備、収集から廃棄の実務まで~」DVD
  5. 従業員研修用「30分でわかる マイナンバー」DVD

<付録>特定個人情報以外の個人情報管理規程 ひな形

お問い合わせ

「マイナンバー実務安心パック」の詳細についてお気軽にお問い合わせください。

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マイナンバー実務安心パック用「eValue NS 2nd Edition」活用サンプル

情報系システム「eValue NS 2nd Edition」を利用することで、「マイナンバー実務安心パック」が推奨するマイナンバー対策が便利にスムーズに運用できます。

マイナンバー実務安心パック用「eValue NS 2nd Edition」活用サンプルを詳しく知る

「SMILE」と連携するマイナンバー管理システム

マイナンバー対応 4つのステップ

マイナンバー制度対応に向けて企業が取り組むべき内容を、ステップ別にご紹介します。

マイナンバー関連コラム

フェア・セミナー

大塚商会が主催するマイナンバー関連のフェア・セミナーをご紹介します。全国各地で開催していますのでお気軽にご参加ください。

「SMILE BS 2nd Edition 人事給与」カタログダウンロード

「SMILE BS 2nd Edition 人事給与」の概要をすぐにつかんでいただけるようPDFカタログをご用意しています。無料にてダウンロード可能ですので、ご検討資料としてお役立てください。

ダウンロード資料:PDF・28ページ

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「SMILE BS 2nd Edition 人事給与」に関して、「どれくらいで導入できるの?」「今使っているシステムよりよくなる?」など気になる点はございませんか? 資料のご請求、お見積りのご依頼、実機でのデモンストレーションを見たい、などのご希望も承っておりますので、お気軽にご相談ください。

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