SMILEのRPA機能

「SMILE」シリーズ：業務予定・自動実行機能

「SMILE 開発ツール（Custom AP Builder）」：状態監視機能・メール送信機能等

お困りごと例

毎週月曜日の定例会議で先週一週間分の売上実績表を提出しているけれど、月曜日の朝は何かと仕事が多くて印刷ミスを起こしがち……。

効率化ポイント

• あらかじめ設定した予定に沿って、指定した日時に「前月末まで」「前週まで」など指定した条件で、各種帳票を自動で印刷・PDF出力することができます。
• 指定した日付が休日だった場合、次の営業日などに自動で予定を調整することも可能です。
• 会議資料を紙に出力せずにPDFにすることで、紙やコピーにかかるコストも削減できます。

お困りごと例

一部の得意先からの注文はExcelで送られてくるけれど、毎回、受注伝票に打ち直すのに手間がかかっている。

効率化ポイント

• メールフォルダーの監視機能で得意先からの添付ファイル付きメールを監視し、添付ファイルを指定フォルダーへ自動で保管することができます。
• あらかじめ設定した時間に受注データとして自動で取り込むことも可能です。
• メールの見逃しや入力間違いなどの人為的ミスも防止できます。

お困りごと例

在庫の補充忘れや発注漏れによって、納期遅れや営業機会損失が発生している。また、特定の仕入先には発注データを指定のCSV形式に編集する手間がかかっている。

効率化ポイント

• あらかじめ設定した予定に沿って、在庫割れ商品のみを抽出した在庫一覧表を自動出力します。
• 出力項目を選択してパターン保存しておくことで、仕入先に合わせたレイアウトで発注データのCSVを自動で出力できます。
• 定期的な在庫確認と適切な発注業務により、得意先からの注文へ迅速に対応できます。

お困りごと例

毎月10日の会議に向けて、月初は各種レポートの作成に追われている。経営層から今後は「年度の見通しはどうなっているか？」「事業セグメント別の数字も見たい」といった話も出ている。

効率化ポイント

• あらかじめ設定した予定に沿って、指定した日時に管理会計レポートのExcelを自動で出力することができます。
• 予算や過去の実績を基にした期末実績のシミュレーションや損益分岐点シミュレーションも可能です。
• レポートにはやさしい解説が付いており、一目で会社の状況を把握できます。

お困りごと例

支店や営業所の勤怠実績の収集、未提出の確認・催促に手間がかかっている。

効率化ポイント

• 支店や営業所からのメールに添付された勤怠実績のExcelを指定フォルダーへ自動保存します。
• 提出状況を監視し、未提出者へは催促メールを自動送信します。
• あらかじめ設定した予定に沿って、給与システムへ勤怠実績データを自動で取り込みます。

お困りごと例

毎月、残業の多かった社員とその上司に警告メールを送っている。漏れなく対象者をピックアップして宛先を間違えずに送らなければならないので、神経を使う。

効率化ポイント

• あらかじめ設定した予定に沿って、40時間以上残業している社員を自動でピックアップできます。
• ピックアップされた社員とその上司宛に自動で警告メールを送信できます。
• メール本文にワークフローの改善報告書のURLなどを付加することも可能です。

お困りごと例

営業日報管理と販売管理など、それぞれのシステムで別々に顧客情報を管理しているため、情報が分散して最新情報との整合性が取れない。

効率化ポイント

• テキスト出力の自動実行、テキスト取り込みの自動実行機能を利用して、定期的にマスター情報の同期を取ることができます。
• 変更された日付やマスターの区分などによって、テキスト出力の対象外とすることや、コードや値を変換しながら取り込むこともできます。
• 二重入力の手間や更新漏れなどの人的ミスを削減できます。

お困りごと例

月末締めの研修アンケートの集計結果を月初の会議に提出しなければならない。未提出者のチェックや複数のExcelデータの集計に時間がかかっている。

効率化ポイント

• 指定したフォルダーにある複数のExcelを一括で取り込むことができます。
• 提出状況を監視し、未提出者へは催促メールを自動送信します。
• 取り込んだ結果を基に、フォントの詳細指定・複雑なグラフなど、Excelならではの見た目を重視した資料の自動作成も可能です。