受注業務を効率化しよう!

 どの会社でも営利目的である以上、売上・利益を稼いでナンボです。売上や利益を稼ぐもとになるのは、お客様からの『受注』です。お客様からの『受注を獲得する!』ために、営業担当者が日々努力していらっしゃるかと思います。
今回は『獲得した受注をどう効率的に処理するか』について考えたいと思います。

 日々の受注における業務処理量は、当然その会社の売上高や、取扱商品の単価によって変わってきます。売上高が大きく、また取扱商品の単価が安ければ、受注件数は膨大になります。また、受注処理を各営業拠点で実施している会社もあれば、本社集中で実施している会社もあります。受注件数が膨大になればなるほど、日々の受注業務における業務処理量は膨大になってきます。

 1件の受注をこなすためにやらなければならないことを考えてみましょう。

  ・得意先コードや商品コードを特定し、決定する。
  ・在庫(出せる在庫)があるかどうかを確認する。納期がいつになるかを確認する。
  ・受発注品の場合は、仕入先からの納期がいつになるのかを確認する。
  ・受注単価が正しいかどうかを確認する。
  ・得意先の与信が問題無いかどうか確認する。

 一般的には上記のような内容が必要ですが一筋縄には行きません。得意先からの注文書が汚い手書きのため、得意先や納期の特定が難しいケースもあるでしょうし、出せる在庫数を把握するためには、倉庫担当者に電話で聞いて数えてもらう必要があるケースもあるでしょう。その得意先に出せる単価(見積単価や過去の売上単価)がスムーズに分からないケースも考えられます。

 販売管理システム導入時には、上記のような要素を洗い出すことで受注業務における手間の原因を洗い出し、効率化を目指すケースが多くあります。このようなケースであれば、倉庫別在庫管理機能や、在庫引当機能、過去履歴単価、見積単価表示機能で解消できる場合が多くあります。

 一点注意が必要なのは、ただ単にシステムを導入するだけでは上記は解消できず、必ず社内の業務ルール自体も見直す必要があることです。システムとルールをセットで見直すことで受注業務が効率化できたケースがこれまでに数多くあります。

 もう一歩進めて、得意先も巻き込んだ業務改善を行うケースもあります。得意先からの注文書を自社フォーマットに統一できれば、注文内容の識別は簡単になるでしょう。WEB受注システムを導入して、受注入力業務そのものを不要にするケースもあります。(弊社たのめーるもWEBから注文いただくことで自社での入力業務を不要としています)
また、各拠点で分散して実施している受注業務をセンター化(集中化)することで、業務負荷を軽減するケースもあります。

貴社でも是非一度、受注業務にかかっている業務負荷を洗い出し、効率化に向けての取り組みを進められてはいかがでしょうか。

この記事の著者

株式会社大塚商会 コンサルタント

明神 隆志

平成11年入社。アプリケーションSEとして基幹業務システムの開発・運用に従事。その後コンサルティング部門で業務改革コンサルティング、内部統制コンサルティング等に携り現在に至る。
保有資格:中小企業診断士、システム監査技術者、システムアナリスト等

ケーススタディ バックナンバー

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