システム導入の目的と手段について考える

システム導入プロジェクトにおいて、企業の関係部門からは精鋭のメンバーが選抜され、ベンダーのエンジニアも技術力は申し分ない、にもかかわらず「システムの導入目的」が達成できていないプロジェクトは少なくありません。

その理由の一つに「目的を見失った手段の選択」を挙げることができますが、今回は私が最近参画した幾つかのシステム導入プロジェクトを例に、その要因と対策のポイントをご紹介したいと思います。

■システム化の目的は各社各様
基幹システム導入プロジェクトと一口に言っても、企業によってその導入目的は多種多様です。
例えば「事業拡大を見据え、現行人員でも2倍の受注量に対応可能な業務の仕組みづくり」や「営業施策の策定や各施策の遂行状況を把握するための情報をタイムリに提供する」などです。
前者では「いかに利用者の業務負荷を軽減できるか」が最大のポイントになりますし、後者では「適切な粒度で分類分けされた取り引き情報がいつでも最新の状態で取り出せる」ことが重要になります。
同じパッケージシステムを利用するにしても、項目の持ち方や、出力帳票、あるいは入力画面に至るまで、目的を実現するための手段は異なって参ります。
すなわち目的が明確化されていない場合、本質的に役に立たない機能が検討、導入されるリスクが高まるということです。

■どうしても目先の手段が優先されがち
システム導入プロジェクトの主役は各関係部門から選抜されたプロジェクトメンバーとベンダーのエンジニアです。
彼らは言わば現場業務とシステムのスペシャリストであり、それが故に、目の前の課題を自分の得意な領域で解決しようとする傾向があります。
例えば現場の業務担当者は、自らの担当業務を自分なりの創意工夫を重ね、日々改善を図っていらっしゃる方が多く、そこに強いこだわりを持たれるあまり、システム全体としての目的を忘れて(軽視して)しまうことがあります。
また、ベンダーのエンジニアは、お客様の「こんなことがしたい・・・」を、いかにシステムで実現するかを最優先で考え、「本当にその機能は必要か」「他によい方法がないか」まで十分に思い至らないケースがございます。
これらはある意味「現場担当者やエンジニアの性」とも言えます。
本来はその一言で片付けられる問題ではありませんが、「よく起こり得る事実」という意味では留意しておく必要があります。

■目的を達成するために
システム導入プロジェクトでは、システム化の目的を明確に定め、常にその目的と照らし合わせながら実現手段を選定することが重要となります。
以下にその手法や視点を幾つか紹介いたします。

【1】プロジェクト開始時
・プロジェクト目的の明文化と共有
これはプロジェクトのキックオフに際して、計画や役割分担以前に、明確化、共有されるべき最重要事項です。
形式的で重要ではないと感じられる方もいらっしゃるようですが、必ず明文化しプロジェクトの判断基準として活用することを推奨しています。

【2】プロジェクト遂行時
・システム機能での実現にこだわりすぎない
大事なのはあくまで「目的の達成」であり「システムの機能で何かを実現する」ことではありません。

・あえて「やらない」という選択も必要
現場から出てきた意見要望については、目的と照らして重要性が低い場合は、それ自体がどんなにすばらしい事であってもそこにプロジェクトの貴重な時間とお金を投入すべきではありません。どうしても必要な時はプロジェクト外のタスクとして取り組むことを検討します。

・前工程での決定事項を簡単に覆さない
要件定義フェーズで決定した事項が次の設計フェーズで変更されるケースがあります。
もちろん、要件定義での考慮不足という場合も少なからずありますが、必ず「なぜ要件定義フェーズではそう決めたのか」という経緯を踏まえて変更の是非を判断する必要があります。

・上位者の視点を活用
費用に大きく関わる事項や、現場の運用や役割分担に影響を及ぼす事項は、定例会やレビューなど、上位者が参加する場で目的との適合性を協議した上で、その実現手段を採択することが有効です。

【3】プロジェクト終了時
・結果の検証は重要
結果検証の重要性は誰もが承知していることですが、これができているプロジェクトは決して多くありません。
本稼働に前後して発生する問題点の解決に時間をとられたり、「できれば失敗を直視したくない」という心理が働くなどの理由が考えられますが、ここは踏みとどまって当初掲げた目的の達成度合いを検証しましょう。
この検証作業は、後に控える二次開発や、他システムの導入プロジェクトにとっても有効な財産となるはずです。

いかがでしたでしょうか。
こうした視点や手法を、ぜひ皆様の会社のシステム導入プロジェクトでも取り入れてみてください。

次回は6月16日(月)の更新予定です。

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この記事の著者

株式会社大塚商会 コンサルタント

中村 博

アプリケーションSEとして、基幹業務システムの開発・運用支援に従事。その後、コンサルティング部門で業務改革コンサルティング、ステム企画、内部統制コンサルティング等に携り現在に至る。システム監査技術者、システムアナリスト、プロジェクトマネージャー 他

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