e-文書法 国税関係書類のスキャナ保存

国税関係書類のスキャナ保存とは、紙で保存する必要がある国税関係書類(領収書、請求書、納品書など)を、真実性・可視性を確保するための一定の要件の下、スキャンした電子データで保存することを認めるものです。スキャナ保存により、業務の効率化やコスト削減など多くの効果が期待できます。 同じ7年間保存するなら、電子化を検討してみませんか?

国税関係書類を電子化するメリット

  • ファイリング作業不要

    証憑をバインダに綴じ、リスト化する作業が削減できます。

  • 物流・保管コスト削減

    7年間書類を保存するためのスペースや倉庫代、物流費が削減できます。

  • 検索性向上

    キーワード検索が可能になり、業務効率が向上します。

解説

電子帳簿保存法は2年連続で改正され、主に以下の要件緩和が行われました。 領収書などをスキャナ保存する場合の金額制限が廃止され、電子署名も不要になる等、スキャナ保存が身近になってきました。

平成27年度9月30日以降申請分について、主な改正点

  • 領収書や請求書などについて金額に関わらずスキャナ保存が可能に
  • 電子署名が不要に
  • 業務サイクル入力(重要書類)での、関連帳簿の電子帳簿保存法の承認が不要に
  • 一般書類は白黒階調(グレースケール)での読み取りが可能に

さらに平成28年度9月30日以降申請分について、主な改正点

  • 「原稿台と一体となったスキャナを使用」の制限を廃止し、スマートフォンやデジタルカメラ等の機器の使用を容認
  • 受領者が国税関係書類を電子化する場合、書類に「署名(自署)」して「特に速やか(3日以内)にタイムスタンプを付与」すること
  • 小規模企業者(注)は、定期検査を税務代理人に依頼することにより相互けん制要件が不要に

(注)製造業の場合従業員20名以下、その他流通、サービス業などは5名以下(中小企業庁の定義より)

各プロセスで求められる要件

それぞれのプロセスで必要になる要件を抜粋してご紹介します(平成28年9月30日以降申請分)。

電子化

証憑を電子化します。証憑の発生枚数や紙の状態、ファイル名の付与方法等をご相談しながら、適した入力機器や配置をご案内します。

  • 複合機やスキャナ専用機でスキャンする場合:フルカラー200dpi以上
  • スマートフォンなどのカメラで撮影する場合:388万画素以上
  • 受領者自身が電子化する場合:受領した翌日から3日以内に証憑に自署してタイムスタンプ付与
  • 受領者以外が電子化する場合:受領後1カ月+7日以内に電子化して入力
  • 誰が入力したのかを記録
  • 証憑原本とスキャン元画像を見比べて確認

タイムスタンプ

電子化した時点で証憑が存在していたこと、電子化以降改ざんされていないことを証明します。スキャナ保存運用において、欠かすことのできないものです。

  • 日本データ通信協会認定のタイムスタンプを付与する
  • スキャン後速やかに付与

文書管理システム

スキャナ保存要件を充たす文書管理システムの導入は必須です。

  • 「取引年月日、取引金額」などさまざまな項目で検索
  • 削除ボタンを押しても削除されない。変更で旧版が消えない
  • タイムスタンプの一括検証
  • 解像度、階調、書類サイズの情報を保存
  • 関連帳簿と相互に関連付けし確認できる

証憑処分

電子化した証憑の原本は、定期検査終了後廃棄することができます。膨大な書類を段ボール箱に入れたまま、安全かつ確実に廃棄できる溶解処理サービスをご提供しています。

  • 1年に1回以上、定期検査を実施して記録を残す

その他

  • 相互けん制、再発防止の体制
  • 文書管理規程や電子化手順書の用意

関連動画

関連するソリューション

e-文書法に関連するソリューションをご紹介します。

関連コラム

e-文書法に関連するコラムをご紹介します。

フェア・セミナー

ページID:00122088