e-文書法 国税関係書類のスキャナ保存

国税関係書類のスキャナ保存とは、紙で保存する必要がある国税関係書類(領収書、請求書、納品書など)を、真実性・可視性を確保するための一定の要件の下、スキャンした電子データで保存することを認めるものです。スキャナ保存により、業務の効率化やコスト削減など多くの効果が期待できます。同じ7年間保存するなら、電子化を検討してみませんか?

国税関係書類を電子化するメリット

  • ファイリング作業不要

    証憑(しょうひょう)をバインダーにとじ、リスト化する作業が削減できます。

  • 物流・保管コスト削減

    7年間書類を保存するためのスペースや倉庫代、物流費が削減できます。

  • 検索性向上

    キーワード検索が可能になり、業務効率が向上します。

解説

電子帳簿保存法は民間からの要件緩和の要望が多く、2015年に領収書と契約書の金額制限、電子署名などの要件が緩和されました。また、2016年にもスマートフォンなどでの入力が可能となる要件緩和が行われました。要件が緩和されてからは、スキャナ保存の承認件数が大幅に増加するなど、電子化を検討する事業者が急激に増えています。

さらに、2019年度税制改正大綱においても、重要書類(請求書、領収書など)の過去分電子化が緩和される内容が記載されました。スキャナ保存の仕組みを導入することで、保管費用削減、税務調査・会計監査対応の負担軽減等のメリットが得られます。

各プロセスで求められる要件

それぞれのプロセスで必要になる要件を抜粋してご紹介します(2016年9月30日以降申請分)。

電子化

証憑を電子化します。証憑の発生枚数や紙の状態、ファイル名の付与方法等をご相談しながら、適した入力機器や配置をご案内します。

  • 複合機やスキャナ専用機でスキャンする場合:フルカラー200dpi以上
  • スマートフォンなどのカメラで撮影する場合:388万画素以上
  • 受領者自身が電子化する場合:受領した翌日から3日以内に証憑に自署してタイムスタンプ付与
  • 受領者以外が電子化する場合:受領後1カ月+7日以内に電子化して入力
  • 誰が入力したのかを記録
  • 証憑原本とスキャン元画像を見比べて確認

タイムスタンプ付与

電子化した時点で証憑が存在していたこと、電子化以降改ざんされていないことを証明します。スキャナ保存運用において、欠かすことのできないものです。

  • 日本データ通信協会認定のタイムスタンプを付与する
  • スキャン後速やかに付与

文書管理システムに保管

スキャナ保存要件を充たす文書管理システムの導入は必須です。

  • 「取引年月日、取引金額」などさまざまな項目で検索
  • 削除ボタンを押しても削除されない。変更で旧版が消えない
  • タイムスタンプの一括検証
  • 解像度、階調、書類サイズの情報を保存
  • 関連帳簿と相互に関連付けし確認できる

証憑処分

電子化した証憑の原本は、定期検査終了後廃棄することができます。膨大な書類を段ボール箱に入れたまま、安全かつ確実に廃棄できる溶解処理サービスをご提供しています。

  • 1年に1回以上、定期検査を実施して記録を残す

その他

  • 相互けん制、再発防止の体制
  • 文書管理規程や電子化手順書の用意

関連動画

関連するソリューション

e-文書法に関連するソリューションをご紹介します。

導入事例

e-文書法対応の文書管理システムを導入した事例をご紹介します。

関連コラム

e-文書法に関連するコラムをご紹介します。

フェア・セミナー

お問い合わせ・ご依頼はこちら

詳細についてはこちらからお問い合わせください。

お電話でのお問い合わせ

0120-369-877

受付時間
9:00~17:30(土日祝日および当社休業日を除く)
総合受付窓口
インサイドビジネスセンター

卸販売について

ページID:00165595