マイナンバーの利用

厳密な管理が求められるマイナンバーに関して、関連する社内の業務の整理が必要です。マイナンバーの取得から廃棄までのプロセス管理や給与管理ソフトなど、企業がマイナンバー制度に対応するために必要な対策・管理方法をご紹介します。

マイナンバー対応 4つのステップ

企業が取り組むべきこと

マイナンバーの取り扱いに関するガイドラインでは、マイナンバーの管理には取得・保管・利用・廃棄の4つのプロセスがあると記されています。その各プロセスでアクセス制限やログの管理をはじめ、安全管理措置が充分に行われることが要求されており、それらの対応を踏まえてマイナンバーを管理・運用する必要があります。

マイナンバー取り扱い4つのプロセス

  • 取得

    会社が従業員からマイナンバーを取得します。

  • 保管

    「どこで」安全に保管するかを決める必要があります。

  • 利用(提供)

    「必要な範囲での利用」に限定できるようにしておく必要があります(健康保険組合・税務署への書類提出など)。

  • 廃棄

    保管期限を経過したら、速やかに廃棄または削除ができるようにしておく必要があります。

年末年始にかけて必要な対策

マイナンバーを利用した年末年始の対応において、業務を効率化する方法をご紹介します。

年末調整業務を効率化

紙の申告書の手間を省き、年末調整業務を省力化。マイナンバーの安全な管理と必要な帳票への対応もお任せください。

  • マイナンバー付き帳票の出力

    印刷時に個人番号を出力するかどうかの選択もできます。

  • ASPサービスで紙の申告書の手間を省力化

    手書きを廃止することで、スピーディーな申告情報の収集を実現します。

  • マイナンバー取扱履歴を記録

    利用履歴を自動で記録するため、別の台帳で管理する必要がありません。

支払調書への対応

マイナンバー対応の支払調書

支払調書にマイナンバーを印字するだけでなく、安全に個人番号を利用するための仕組みをご用意しています。

  • マイナンバー印字

    各支払調書にマイナンバーを印字します。

  • マイナンバー利用を通知

    個人番号を印字した場合、個人番号担当者や個人番号が印刷された対象者にメールを送信して利用を知らせます。

  • 廃棄予定も管理

    個人番号を付与して出力した帳票を適切に廃棄するようサポートします。

作成された支払調書にマイナンバーを当て込み印字

マイナンバー部分が空欄の支払調書に対して、該当する個人番号を印字(注)することもできます。調書作成とマイナンバー管理の作業を明確に区分できるため、担当者の負荷軽減につながります。もちろん出力した個人番号の適切な管理もサポートします。

注:機密情報自動付与システムとして特許を取得(特許5827440)

具体的な対策

マイナンバー担当者の負荷を軽減するマイナンバー管理システム「らくらくマイナンバー対応システム」

「らくらくマイナンバー対応システム」3つのメリット

外部にデータを持ち出さない

「らくらくマイナンバー対応システム」はオンプレミス型なので、外部にデータを持ち出しません。データの損失や流出といったクラウド型のリスクを抑えることができます。また、インターネットが使えない環境でも操作が可能です。

手書きの帳票対応に潜むリスクを回避

手書きの対応では、マイナンバーの転記ミスや利用記録の漏れ、資料の紛失、廃棄忘れなど人的なトラブルが多く発生します。「らくらくマイナンバー対応システム」なら「当て込み印字」「利用記録の自動取得」「マイナンバー暗号化」「廃棄の自動アラート」機能で手書き対応に潜むリスクを回避します。

マイナンバーの取得が終わっている企業にもおすすめ

「らくらくマイナンバー対応システム」の取得プロセスを構成から外したモデルをご用意していますので、既に他の方法で取得した従業員や個人事業主のマイナンバーをセキュアな環境で管理したいという企業にもおすすめです。

「らくらくマイナンバー対応システム」の詳細を見る

マイナンバー制度対応給与システム「SMILE BS 2nd Edition 人事給与」

安全管理措置に則した「SMILE」の対応機能

「SMILE BS 2nd Edition 人事給与」は、給与システムに必要とされる安全管理措置を踏まえた機能を備えています。

マイナンバーなどを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システム利用状況(ログイン実績・アクセスログなど)の記録を行う必要があります。

マイナンバー情報の目的外の保管は禁じられていることから、退職者のマイナンバーについては、法定保管期限の経過後、速やかに廃棄・削除しなければなりません。

個人番号の利用にあたり、マイナンバーの「技術的安全管理措置」にはアクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセスや情報漏えいなどの防止などが挙げられています。

「SMILE BS 2nd Edition 人事給与」のマイナンバー対応詳細を見る

マイナンバー制度における年末調整業務

平成28年(2016年)1月よりマイナンバー制度が導入され、年末調整時には本格的な制度対応が必要です。大塚商会の給与システム「SMILE BS 2nd Edition 人事給与」は、多忙な時期の年末調整業務を、年調保険データの取り込みや控除額の自動計算など豊富な機能でサポートします。

年末調整を効率化する「SMILE」のポイントを見る

給与管理システムと連携して、年末調整をさらに効率化

マイナンバー制度対応 出版業向けシステム「Quick出版BS」

支払調書のマイナンバー出力

印税管理オプションにて、個人の支払調書はマイナンバーを空欄のままPDF出力し、「らくらくマイナンバー対応システム」へ受け渡します。「らくらくマイナンバー対応システム」は、受け取ったPDFのOCR情報から著者名と著者コードを照合し、マイナンバーを当て込んで印字を行います。

マイナンバー制度対応 出版業向けシステム「Quick出版BS」の詳細を見る

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法・制度改正対応ガイドブック無料ダウンロード

今、注目されている法・制度改正「マイナンバー制度」「e-文書法」「ストレスチェック義務化」「改正個人情報保護法」それぞれの具体的な対応策をまとめたガイドブックを無料で差し上げます!

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