マイナンバー収集

給与厚生業務において、従業員やその家族の情報を集めて税や社会保険関係の各種手続き・書類の作成を行いますが、これらの情報と同様に各人のマイナンバーも収集し、書類などへ記載する必要があります。従業員一人ひとり(および扶養家族)からマイナンバーを提供してもらわなければなりません。個人番号収集のポイントと、具体的な対策をご紹介します。

マイナンバー取得時の本人確認手続き

従業員からマイナンバーを収集する際には「本人確認」を行うことが義務付けられています。身分証明書での確認と番号が間違っていないかの確認(番号の真正性確認)が必要です。

マイナンバー収集に際して必要な準備

マイナンバーを集める前に、従業員にマイナンバーの連絡期限、連絡方法、必要な書類、利用目的などについて案内する必要があります。

利用目的通知のポイント

マイナンバーの利用目的についてはあらかじめ事業者内で決める必要があります。なおその目的を通知する際には、複数の利用目的をまとめて通知しておくことが可能です。例えば、源泉徴収票作成事務、雇用保険、健康保険、年金の手続きというように通知しておけば、後から利用目的を追加せずに済みます。

対応するソリューション

紙・書面でマイナンバーを収集する

対面で本人確認が行える場合や、個人事業主など社外の人から個人番号を取得する際は、書面でマイナンバーを収集するケースがあります。必要書類の取得自体は比較的手軽に行えますが、ガイドラインでは、マイナンバーの取扱い状況が確認できる記録を保存することが求められています。そのため、つど手動で記録を残す必要があるなど、管理面の課題が存在します。

対応するソリューション

システムを利用してマイナンバーを取得する

マイナンバー収集用のシステムを使うことで、マイナンバーを従業員から適切に取得することができます。大塚商会では、従業員に利用目的を明示したうえで厳格な本人確認のプロセスを踏み、マイナンバーを取得するシステムを提供しています。マイナンバーデータの暗号化やログ収集など、ガイドラインに準拠した機能でマイナンバー運用を強力に支援します。

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