マイナンバーよくあるご質問

マイナンバーに関しての大塚商会のシステム対応について、よくあるご質問とその回答をご紹介します。

最新のよくあるご質問

既にマイナンバーの収集や管理システムの導入をお考えの企業様からよく寄せられるご相談です。

クラウドでマイナンバーを集めるシステムを検討中ですが、セキュリティが不安です。

クラウド環境は一般的にたくさんあるサーバーをまとめて利用するため、複数企業の個人データも「まとめて」保管されています。自社専有型で他社環境と完全分離であると、より安心です。

今利用している給与システムで対応可能な案内を受けていますが、スムーズな利用は可能なものでしょうか?

これまでとデータ保持方法が大きく変わるプログラムになる可能性もあり、バージョンアップに時間がかかるケースが想定されます。業務に支障がないかご確認ください。

マイナンバーの取得について

「らくらくマイナンバー対応システム」では、本人確認後の添付書類はどう保管されますか?

添付書類は提供された時点で暗号化されます。ただし、保管義務はガイドラインにありませんので、削除したい場合は任意の指定で削除可能です。

らくらくマイナンバー対応システム

「らくらくマイナンバー対応システム」でマイナンバーを手入力した際のエラー検知機能はありますか?

マイナンバー12桁の下1桁は検査用数字(チェックデジット)です。「らくらくマイナンバー対応システム」ではこのチェックデジットを利用したエラー検知機能があります。

らくらくマイナンバー対応システム

システムを利用せずにマイナンバーを収集することはできますか?

書面やメールの添付画像でも収集することはできますが、収集した書類・データの管理を厳重にする必要があります。また、マイナンバー施策スタート後の運用負荷を考えると、システムを利用した収集をおすすめします。

  1. 紙・書面を利用する
    必要書類の取得自体は比較的手軽に行えますが、ガイドラインでは、マイナンバーの取扱い状況が確認できる記録を保存することが求められています。そのため、つど手動で記録を残す必要があるなど、管理面の課題が存在します。
  2. メールを利用する
    スキャナーで読み取ったデータやスマートフォン・タブレット端末で撮影した画像をデータをメールに添付して収集するという選択肢があります。メールの場合、マイナンバーを本文中に記載したり、パスワードをかけずにファイルを添付して送信したりしてはいけません。また受け取り側のメールデータの管理や、送信側の端末に残ったデータの確実な廃棄など、運用面の事前整備が求められます。

マイナンバー収集

マイナンバーの利用について

給与などの支払を受ける本人へ交付する源泉徴収票や支払調書に個人番号を印字しないことは可能ですか?

「SMILE 人事給与」で源泉徴収票など利用する場面によりマイナンバー記載の要・不要が変わるような帳票を出力する際、「マイナンバーの出力有無」を指定できます。

SMILE BS 2nd Edition 人事給与 マイナンバー制度対応

マイナンバーの記載が必要な帳票の書式変更や帳票追加があった場合は対応できますか?

「らくらくマイナンバー対応システム」では、標準的な帳票類に関してはパラメーターファイルとしてあらかじめ提供しています。帳票の改版や追加は、保守の改版サービスにて最新フォームのパラメーターファイルを提供いたしますので、インターネットからダウンロードしてご利用いただけます(インターネットへの接続をしないお客様向けに、媒体送付保守もご用意しています)。ただし、健康保険組合等で独自のフォーマットを使っている場合は、別途有償対応となります。

らくらくマイナンバー対応システム

マイナンバーシステムについて

給与担当者と株主への支払業務担当者ではアクセスできる特定個人情報は区別する必要があると思いますが、オペレーターごとにアクセスできる特定個人情報に対して、アクセス権限の管理はできますか?

起動制限や所属によるアクセス制限をオペレーターごとに設定することができます。

らくらくマイナンバー対応システム

SMILE BS 2nd Edition 人事給与 マイナンバー制度対応

個人番号の暗号化は、どのような方式で対応されますか?

「らくらくマイナンバー対応システム」および「SMILE 人事給与」の暗号化方式は、電子政府推奨暗号リストに載っている方式です。詳細はCRYPTRECのWebサイトをご参照ください。

CRYPTREC暗号の仕様書

らくらくマイナンバー対応システム

SMILE BS 2nd Edition 人事給与 マイナンバー制度対応

どのようなログを管理できますか?

「らくらくマイナンバー対応システム」および「SMILE 人事給与」で採取できるログの種類は下記のとおりです。

  • 【起動/終了ログ】処理ごとの起動および終了に関するログ
  • 【実行ログ】更新処理(年次更新や外部データ取込など)のログ
  • 【出力ログ】帳票出力やテキストファイル出力に関するログ
  • 【更新ログ(マスター)】マスターの変更履歴として、登録・修正・削除の入力処理を行うたびに保存されるログ。個人番号を削除した場合や、ユーザー自体を削除した場合でも履歴情報は保存されます。

安全管理に配慮し、個人番号自体はログに記録されません。管理者権限のあるユーザーは、全てのユーザーのログを参照できます。

らくらくマイナンバー対応システム

SMILE BS 2nd Edition 人事給与 マイナンバー制度対応

そのほかのマイナンバーに関するご質問

マイナンバー制度に備え、業務面ではどのような対応が必要でしょうか?

「個人番号に関わる業務」の責任者や実務担当者の決定、業務フローの作成、基本方針や取扱規程の策定、全社員向け・実務担当者向け研修、業務委託先との契約内容の確認などが必要です。詳しくは下記コラムをご覧ください。

第2回 マイナンバー制度、業務面から準備すべきこと(株式会社ブレインコンサルティングオフィス・総合事務所ブレイン 社会保険労務士 北條 孝枝)

また具体的な対策ソリューションもご紹介しています。

マイナンバー関連業務の整理

マイナンバー対応に向けてセキュリティ強化を考えています。おすすめの構成を教えてください。

マイナンバーの取得から廃棄までを管理する「らくらくマイナンバー対応システム」を利用するにあたってのITインフラ環境の推奨構成をご紹介します。

マイナンバー業務の安全な運用

「SMILE 人事給与」のマイナンバー対応機能について教えてください。

「SMILE 人事給与」は、給与システムに必要とされる安全管理措置を踏まえた機能を備えています。詳しくは下記よりご確認ください。

SMILE BS 2nd Edition 人事給与 マイナンバー制度対応

社労士事務所、税理士事務所などに業務を委託する場合、新たに契約を取り交わさなければならないのでしょうか。

契約を新たに結びなおさなくても、「覚書」「合意書」等で元の契約に付随させることで足ります。その際には、業務のどの部分(収集・保管・利用・提供・廃棄削除)を委託するのかよく確認しあい、トラブルにならないようにすることが大切です。

第4回 マイナンバー通知直前特集! おしえて、北條先生!!(株式会社ブレインコンサルティングオフィス・総合事務所ブレイン 社会保険労務士 北條 孝枝)

マイナンバー制度の詳細について

制度自体の詳細につきましては、内閣官房のWebサイトにてご確認ください。

マイナンバー 社会保障・税番号制度(内閣官房Webサイトに移動します)

マイナンバー関連コラム

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