ファイリング作業不要
証憑（しょうひょう）をバインダーにとじ、リスト化する作業が削減できます。
e-文書法 国税関係書類のスキャナ保存
国税関係書類のスキャナ保存とは、紙で保存する必要がある国税関係書類（領収書、請求書、納品書など）を、真実性・可視性を確保するための一定の要件の下、スキャンした電子データで保存することを認めるものです。スキャナ保存により、業務の効率化やコスト削減など多くの効果が期待できます。同じ7年間保存するなら、電子化を検討してみませんか？
国税関係書類を電子化するメリット
物流・保管コスト削減
7年間書類を保存するためのスペースや倉庫代、物流費が削減できます。
検索性向上
キーワード検索が可能になり、業務効率が向上します。
解説
電子帳簿保存法は民間からの要件緩和の要望が多く、2015年に領収書と契約書の金額制限、電子署名などの要件が緩和されました。また、2016年にもスマートフォンなどでの入力が可能となる要件緩和が行われました。要件が緩和されてからは、スキャナ保存の承認件数が大幅に増加するなど、電子化を検討する事業者が急激に増えています。
さらに、2019年度税制改正大綱においても、重要書類（請求書、領収書など）の過去分電子化が緩和される内容が記載されました。スキャナ保存の仕組みを導入することで、保管費用削減、税務調査・会計監査対応の負担軽減等のメリットが得られます。
各プロセスで求められる要件
それぞれのプロセスで必要になる要件を抜粋してご紹介します。
電子化
証憑を電子化します。証憑の発生枚数や紙の状態、ファイル名の付与方法等をご相談しながら、適した入力機器や配置をご案内します。
- 複合機やスキャナ専用機でスキャンする場合：フルカラー200dpi以上
- スマートフォンなどのカメラで撮影する場合：388万画素以上
- 受領者自身が電子化する場合：受領した翌日からおおむね3営業日以内に証憑に自署してタイムスタンプ付与
- 受領者以外が電子化する場合：受領後最長2カ月と7営業日以内に電子化して入力
- 誰が入力したのかを記録
- 証憑原本とスキャン元画像を見比べて確認
タイムスタンプ付与
電子化した時点で証憑が存在していたこと、電子化以降改ざんされていないことを証明します。スキャナ保存運用において、欠かすことのできないものです。
- 日本データ通信協会認定のタイムスタンプを付与する
- スキャン後速やかに付与
文書管理システムに保管
スキャナ保存要件を充たす文書管理システムの導入は必須です。
- 「取引年月日、取引金額」などさまざまな項目で検索
- 削除ボタンを押しても削除されない。変更で旧版が消えない
- タイムスタンプの一括検証
- 解像度、階調、書類サイズの情報を保存
- 関連帳簿と相互に関連付けし確認できる
証憑処分
電子化した証憑の原本は、定期検査終了後廃棄することができます。膨大な書類を段ボール箱に入れたまま、安全かつ確実に廃棄できる溶解処理サービスをご提供しています。
- おおむね5年以内に全ての事業所の検査を実施する
その他
- 相互けん制、再発防止の体制
- 文書管理規程や電子化手順書の用意
関連動画
電子帳簿保存法の改正により、国税関係書類のスキャナ保存要件が緩和されました。「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」のタイムスタンプオプションと、「SMILE V 会計」の証憑電子保存オプションを連携し、証憑と帳簿を関連付けて保管する運用イメージを動画でご紹介します。
関連するソリューション
e-文書法に関連するソリューションをご紹介します。
文書管理システム SMILE V / eValue V ドキュメント管理
「SMILE V /eValue V ドキュメント管理」の「タイムスタンプオプション」なら、スキャン登録した証憑へのタイムスタンプ付与、タイムスタンプの一括検証などが低コストで行えます。「SMILE V /eValue V ドキュメント管理」の検索機能や版管理機能と合わせて、証憑の電子化による業務効率化、コスト削減に貢献します。
契約業務プロセスの効率化を促進 eValue V ドキュメント管理連携テンプレート with Adobe Sign
契約内容の社内稟議から、外部との契約締結、署名完了した契約書の保管、契約書の有効期限管理までを全て電子化できます。処理済みの書類は「SMILE V / eValue V ドキュメント管理」で適切に管理され、電子帳簿保存法対策も支援します。
紙文書の処分というとシュレッダー処理が思い浮かびます。しかし、紙の繊維を切ってしまう断裁処理は、リサイクルの効率を下げてしまいますので、あまりお勧めできません。リサイクルを考えるなら、溶解処理がお勧めです。また、シュレッダーの場合、復元性がゼロではありません。機密保持を考えても、断裁処理ではなく、溶解処理を選択しましょう。「メルティBOX」では、機密文書・機密書類を溶解処理し、リサイクルへ活用します。
導入事例
e-文書法対応の文書管理システムを導入した事例をご紹介します。
動画あり
株式会社熊平製作所
- 地域・規模
- 中国・四国、101～1,000名
- 業種・業界
- 製造
- 事業内容
- 金庫設備、入退室管理システム、セキュリティゲート、映像監視システムなどの開発・製造を行うトータルセキュリティ企業
- 導入業務
- 共通業務
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更新日：2021年 7月 6日
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