ペーパーレス化とは? 普及が進む背景や導入による経営へのメリット

近年、ペーパーレス化に取り組む企業が増加しています。環境保全やコスト削減、業務効率化といったメリットを得るためなど、その理由は企業によってさまざまです。そこで今回は国を挙げてペーパーレス化が推進されている背景と、企業が取り組む具体的な理由について解説します。これからペーパーレス化を検討している企業はもちろん、利益を増大させる方法を探している事業主の方にとっても有益な情報なのでぜひ確認してみてください。

ペーパーレス化の意味と必要なツール

まずはペーパーレス化の意味について理解しましょう。またペーパーレス化を実現するために必要な代表的なツールもご紹介します。

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化は英語で「Going Paperless」といい、電子化などによってこれまで使用していた紙をなくすことを意味します。その方法は様々ですが特にビジネスシーンにおいては、紙の資料や書類をPDFなどに電子ファイル化して管理・共有することが主流となっています。その代表的なものを以下で挙げてみましょう。

契約書・申込書類・マニュアル・報告書・図面・カタログ・稟議書・国税関係書類(請求書など)・見積書

上記は電子化できる書類の一部に過ぎません。業種や職種を問わず、さまざまなシーンで利用されている書類のペーパーレス化が可能です。

ペーパーレス化するために必要なツール

ペーパーレス化には「既存の紙書類を電子化」もしくは「最初から書類をデータで作成する」という二つの方法があります。また、基本的にどちらの方法でもその後の保存、共有を含めてツールを活用しなければなりません。ペーパーレス化を実現する代表的なツールをご紹介します。

書類作成システム(作成)

表計算ソフト、PowerPoint、Wordのほか、請求書や契約書類の発行システムなど電子ファイル作成システムがあります。これらの電子ファイルで書類を作成することを「ボーンデジタル」といい、作成した資料をメールやクラウドストレージで共有することで、書類を郵送、印刷する手間を省けます。

クラウドストレージ(保存)

インターネット上でデータを保管・管理できるシステムです。データの一元管理が容易になるほか、タブレット端末を活用すれば外出先でも資料の閲覧や編集が可能になります。

Web会議ツール(共有)

インターネットを介して、映像や画像を使いながら会議を行えるツールです。テレワーク中の社員や遠方の取引先などとも手軽に会議が行えるので、移動時間やコストの削減などに効果があります。

タブレット端末(共有)

クラウドストレージに保存したデータを、PC以外で閲覧する際に用いられるデバイスです。営業職は外出先、工場では製造現場、建築業は工事現場など品質管理といったチェック作業の効率化に非常に有効で導入事例も多く存在します。

ペーパーレス化を推進する企業が増える理由

ペーパーレス化を進める企業が増えている理由には「社会的な情勢」が大きく関係しています。そのなかでも特に最近強まっている動きを二つ紹介します。

国や政府が推進するデジタルトランスフォーメーション(DX)や働き方改革の影響

2018年、政府はデジタル技術とデータの活用によって国内産業の競争力の維持・強化する「デジタルトランスフォーメーション(DX)」の実現を目標に掲げました。
また、同時に生産性を向上することで職場の労働環境改善を図る「働き方改革」も本格化。ペーパーレス化による書類のデータ化、デジタル化はどちらにも欠かせない存在であり、「e-文書法」「電子帳簿保存法」「IT導入補助金」などの施策や法改正が実施されているのです。

また、2021年9月にはデジタル庁が発足する予定であることから、今後、ますますペーパーレス化に取り組む企業が増えると予想されています。

新型コロナウイルス感染症の対策

2020年から世界的に大流行した新型コロナウイルス感染症によって、急速に「脱紙」の意識が高まりました。その主な理由はテレワークの増加です。例えば、都内企業(従業員30人以上)を対象に東京都が行った調査によると、2021年5月時点で過去最高である64%もの企業がテレワークを実施したことが明らかになっています。

テレワークが普及する過程で問題となったのが「紙書類の非効率さ」であり、この課題を解決するためにペーパーレス化は非常に重要なポイントといえます。

また、ペーパーレス化は、非常事態においても早期に事業を再開できる「BCP(事業継続計画)」としても有用であり、新型コロナウイルス感染症の拡大を機に導入を検討する企業も増えています。

ペーパーレス化や書類の電子化が企業経営に与えるメリット

ペーパーレス化に取り組む企業が増えているのは、社会的な潮流やリスク管理だけが理由ではありません。社内の環境をペーパーレスにして、紙の書類では得るのが難しかった利益獲得につなげるための経営戦略の一環として、ペーパーレス化を行う企業も増えています。

業務の効率化と生産性の向上

紙書類の管理では、都度ファイリングした書類を1枚ずつ確認する必要があります。また、書類を共有するときもFAXや郵送など時間と手間がかかってしまいます。

ペーパーレス化が実現できれば、電子化したデータで管理が可能になるほか、記載内容の修正の手間や情報の共有も簡易的に行えます。
その結果、削減できた無駄な時間や手間を事業に直結するコア業務に集中することで、生産性の向上が図れます。

コスト削減

ペーパーレス化によって用紙やトナーなどの印刷費のほか、書類の管理費、プリンターのリース代、メンテナンス費、さらには郵送料、印紙税などといった多くのコストを削減することが可能です。ペーパーレス化を実現するためには、各種システムの更新や導入が必要ですが、イニシャルコストよりも中長期的なランニングコストの改善によって得られる利益の方が大きいケースは珍しくありません。

オフィスの有効利用

紙の書類を保管する場合、デスクやキャビネット、ロッカーなどに保管する必要があります。領収書のように数年にわたって保存しなければならない書類もあり、オフィスやデスク内のスペースの問題も発生します。ペーパーレス化したデータなら、基本的に全てサーバーに保管するため、物理的なスペースはほとんど必要ありません。

ペーパーレス化すればオフィスをより自由に有効活用しやすくなるので、働き方改革でも推奨されている「フリーアドレス制」といった新しい形の職場をつくりやすい環境になります。

リスク対策

ペーパーレス化してデータで保管・管理することで、情報を巡るリスク対策につながります。

例えば、紙の書類は経年劣化対策が必要なうえ、火災、水害といった災害による消失。また、新型コロナウイルス感染症のように、出社が難しくなった際に管理が困難になるといったリスクがあります。さらに書類の紛失や持ち出しによる情報漏えいなど、内的要因によるトラブルを防ぎにくいといったデメリットも存在します。

データで管理する場合、閲覧、編集などのアクセス制限を個別に行えるのでセキュリティ対策はもちろん、インターネットがあればデータの一元管理も可能です。前述した多様なリスクに備えるBCP(事業継続計画)の策定にも有用な方法です。

ペーパーレス化のメリットを理解して適切なツールの導入を

ペーパーレス化のメリットと代表的なツールについて解説しました。ペーパーレス化は導入後の適切な運用を含めて、計画的に行う必要があります。そのためにはまず、ペーパーレス化のメリットを理解し、自社が解決すべき課題への効果を明確化したうえで適切なツールを選定することがペーパーレス化を成功させる必須条件といえるでしょう。

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ペーパーレス化をかしこく進める4つのステップ

ペーパーレス化により業務フローから紙をなくしてデジタル化を推進することで、業務スピードや生産性の向上、テレワークへの対応やコストの削減にもつながります。この資料では、全体的なペーパーレス化を段階的に実現するための4つのステップを紹介します。

ダウンロード資料:PDF・18ページ

この資料で分かること

  • なぜ、ペーパーレス化が必要なのか?
  • ペーパーレスを進めるための製品/ベンダー選びのポイント
  • 「AdobeSign」を第一ステップとした、4つのステップでペーパーレス化を実現
  • ペーパーレス化/システム化をさらに推進するために

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