ペーパーレス化の方法とは?必要なツールと導入手順、二つの注意点

働き方改革や、新型コロナウイルス感染症拡大防止を目的とした在宅ワークの広がりによって、企業のペーパーレス化が進んでいます。しかし、ペーパーレス化はやみくもに始めてしまうと思ったような成果を得られず、途中で断念する事態にもなりかねません。
今回は、ペーパーレス化を検討している方に向けて、必要なツールと導入手順、注意点など、ペーパーレス化を成功させる方法を具体的に解説します。

ペーパーレス推進における書類電子化の二つの方法

書類を電子化する主な方法は「スキャニング」と「ボーンデジタル」の2種類です。それぞれの方法について説明します。

スキャニング

スキャニングとは、紙でやりとりしていた書類や既存の文書を、スキャナーを使って電子化する方法です。少量であれば自社の複合機で作業できますが、数が多くなると従業員の負担も大きくなります。最近では、スキャニングを代行してくれる専門の業者も存在します。次のような場合はスキャニング業者の利用を検討することをおすすめします。

製本、ファイリングされている資料

製本、ファイリングされている資料は、通常のスキャナーでの読み込みに手間がかかり、場合によっては読み込み自体が難しいこともあります。スキャニングの専門業者に依頼すれば、書類の種類に応じて最適な読み取り方法でスキャニングを実施してくれます。

用紙が折れている

原本となる用紙が折れているなど状態が悪い場合であっても、スキャニングの専門業者であれば美しくスキャニングするノウハウを持っています。

ボーンデジタル

最初からデジタルデータで資料を作成することを「ボーンデジタル」といいます。帳票類などをボーンデジタル化すれば、手作業による転記が不要になり、印刷工程を削減することができます。また、入力や修正をパソコンで行うことができるので、作業効率の向上にもつながります。

ペーパーレス化の導入手順

ペーパーレス化でよくある失敗が、過去の書類から現在使用している書類までを一気に電子化しようとすることです。
ペーパーレス化は優先順位を付けて効果の高いものから行い、正しい手順を踏むことが大切です。ここからは、具体的なペーパーレス化の導入手順についてご紹介します。

1.ペーパーレス化の意義・目的を明らかにする

ペーパーレス化の目的は企業によって異なります。そのため、何のためにペーパーレス化をするのか、また、ペーパーレス化することによってどのような成果を得たいのかをはっきりさせておくことが大切です。

ペーパーレス化の意義や目的を分かりやすく伝えることができれば、従業員の理解も得やすくなります。コスト削減や業務改善などの目標を、部署や個人に対して具体的に伝えるようにしましょう。

2.ペーパーレス化できそうな業務をピックアップする

「どこから手を付けていいか分からない」という場合は、まず、紙でやりとりしている書類や資料からペーパーレス化できそうなものを探しましょう。
紙ベースからデジタルへ円滑に移行が可能で、なおかつ高い効果が見込めるものがベストです。併せて、ペーパーレス化の範囲や優先順位なども決定し、業務プロセスの見直しなども行うとよいでしょう。

3.ペーパーレス化に必要なツールとシステムを選定する

ペーパーレス化に使用するツールは無限に選択肢がありますが、電子化する書類の種類や目的に合わせて、効率的な運用が可能になるツールを選定することが大切です。ツールとシステムを選定する際は、次のようなポイントを意識しましょう。

直感的に操作できること

複雑な操作が必要になるツールはかえって効率が悪くなり、やがて使わなくなってしまいます。導入前に必ずデモ操作などを実施し、実際に作業を行うことになる従業員の意見を聞いてみるとよいでしょう。複数のツールを試し、メリットとデメリットを比較してみることも大切です。

既存のフォーマットと近い入力イメージが作成できること

新しいツールを導入すると、少なからず現場に負担がかかりますが、自社の既存のフォーマットにカスタマイズできれば導入や運用のハードルが下がります。作業負担を増大させないこともツール選びのポイントになります。

閲覧権限などの設定が容易であること

企業によっては、複数の部署でフォルダーを共有してデータのやり取りをすることも多いでしょう。目的に合わせて、操作画面や書類の保存先、共有先などを簡単に設定できるツールがおすすめです。

データがきちんと活用できること

ペーパーレス化は、ペーパーレス化すること自体が目的ではありません。ペーパーレス化されたデータを活用し、作業効率アップに結び付けるところまでイメージしながらツールとシステムを選定しましょう。

4.効率的な運用体制を構築する

ペーパーレス化を進める前に、電子化した資料や文書の扱いをあらかじめ決めておくことも大切なポイントです。運用ルールを策定してマニュアルを作成し、従業員や取引先への周知も行いましょう。
また、効率的な運用体制を構築するために、次のような項目についてもチェックしておきましょう。

データを保存するためのサーバー容量の確保

「ペーパーレス化したはよいものの、データがサーバーに収まりきらずに作業が進まない」といった失敗を防ぐために、あらかじめどのくらいの容量が必要になるのかを確認します。特に、写真や動画、音声といったファイルは容量が大きくなることが多いので注意が必要です。

文書の保存期間の確認

長期保存の必要がない文書は、期限を決めて定期的に削除しましょう。限られたサーバー容量を無駄にしないことも、ペーパーレス化の重要なポイントです。

破棄する書類の選別ルールを作成

電子化が完了した文書を破棄する場合、すぐに破棄して問題ない文書と、一定期間保存が必要な文書があるので、選別ルールをあらかじめ決めておきましょう。また、廃棄する方法もシュレッダーから溶解廃棄まで多岐にわたるため、文書の種類に応じて適切な方法を選択することが大切です。

アクセス権限の設定

セキュリティレベルが高い文書を保存したフォルダにはアクセス権限を設定し、情報漏えいを未然に防止しましょう。通常、アクセス権は「読み込み」「書き込み(編集)」「作成」「削除」など動作を各ユーザーアカウント、グループ単位で設定することが可能です。

バックアップの方法

バックアップはどのくらいの頻度で行うのか、また、どのように行うのかなど、目的に応じて具体的な方法を決めておくとよいでしょう。ストレージの容量や保管期限、部署ごとの使用頻度などによって調整する方法が一般的です。

ペーパーレス化の際に気を付けるべき二つのポイント

最後に、ペーパーレス化を進めるうえで注意するべきポイントを二つ紹介します。どのツールにも共通する事項なのでしっかりと意識しましょう。

正しい運用には一定レベルのITリテラシーが必要

ペーパーレス化は通常、複数のITツールを駆使して進めることになります。そのため、ペーパーレス化を推進する業務の担当者は、ITリテラシーの高い人物が適切です。また、運用を開始する前に研修や説明会などが必要になる場合もあります。人材の確保が難しい場合には、サポートのしっかりしているベンダーに頼るのも一つの手段です。

システム障害などのリスクに備える

ペーパーレス化は作業の効率化など便利な面もある一方、システム障害によって一時的に利用できなくなる可能性もあります。ソフトウェアはもちろん、インターネット自体が使えなくなったときの対処法なども定めておくとよいでしょう。

計画的にペーパーレス化を進めて正しい運用を!

今回は、ペーパーレス化に必要なツールと導入手順、二つの注意点といった、ペーパーレス化の具体的な方法について解説しました。ペーパーレス化を成功させるためには、綿密な計画が必要です。また、ツールやシステムを導入する際は、必ず実際に作業に携わる従業員の意見を聞いて、問題点を洗い出しましょう。

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