ペーパーレスの意義と目的は?企業における導入例を解説

電子化などにより、紙の使用を削減する「ペーパーレス」。特に近年ペーパーレス化を推し進める動きは、国や政府による号令のもとビジネスシーンおいて強まってきており、今後ますますその潮流は加速すると考えられます。
そこで今回は、ペーパーレス化を推進する意義と目的を、社会全体と個々の企業視点で解説し、具体的な取り組み事例を含めてご紹介します。

ペーパーレスの社会的な意義と目的

ペーパーレスは世界的に国家規模で推進されています。個人や一企業を超えてペーパーレスが進められる意義と目的を確認しましょう。

DX(デジタルトランスフォーメーション)の推進

ここ数年、政府は国際競争力の維持・強化が目的のデジタルを利用した変革「DX(デジタルトランスフォーメーション)」の実現を掲げ、各産業にアクションを働きかけています。
DXにはさまざまな手法がありますが、2020年12月に経済産業省が公表した資料ではペーパーレス化は「直ちに取り組むべきアクション」として挙げられており、デジタルを活用したDX戦略の策定に欠かせない立ち位置であることが明示されているのです。
さらに業務のIT化を進める「サービス等生産性向上IT導入支援事業」の対象にペーパーレス化が含まれることからも、DXにおけるペーパーレスの重要性は明らかだといえるでしょう。

出典:「DX(デジタルトランスフォーメーション)レポート2 中間取りまとめ」(経済産業省)

働き方改革への対応

日本の労働環境の改善を図る「働き方改革」を実現する手段として、ペーパーレス化は非常に重要な位置付けとされています。
実際に、原則月45時間・年360時間以上の時間外労働を制限する「時間外労働の上限規制」や「年5日の年次有給休暇の取得」といった働き方関連法に対応するためには、業務を効率化させ、労働時間を短縮する必要があります。
ペーパーレス化は文書検索やデータ修正など幅広い業務の効率化につながるため、労働時間の削減が図れます。また、データの共有も簡易化できるので業務の属人化を防ぎ、有給休暇を取得しやすい環境づくりにもつながります。このような理由から、働き方改革への有力なアプローチ方法の一つと考えられています。

地球環境問題・SDGsへの対策

国連が提唱する「SDGs(持続可能な開発目標)」や国が2020年まで掲げていた二酸化炭素の排出量低減キャンペーン「チャレンジ25%」など、企業にも環境問題に対する社会的責任が求められる機運が高まっています。
日本製紙連合会の資料によると、日本国民一人当たりの紙・板紙消費量は世界トップクラスの202.7kg。また、コピー用紙を1t製造すると発生する二酸化炭素は約1,520kgとされており、1枚あたり7kg程度の二酸化炭素が発生する計算になります。
ペーパーレス化は紙の消費量減少に直結する取り組みであり、多くの企業で普及すれば環境破壊や地球温暖化といった問題の解決につながるのです。

出典:「世界の紙・板紙生産量」(日本製紙連合会)

ペーパーレスの企業における意義と目的

企業は営利目的で事業活動を行っています。ペーパーレスを図ることでさまざまなメリットが得られるからこそ、取り組む意義があるといえるでしょう。具体的な目的について紹介します。

業務改革

ペーパーレスを実現することで、紙の書類使用における「書類を探す時間」「承認までの時間」といった手間の時間を削減することも可能です。多くの部署で効果が期待できるため、業務改革において、ぺーパーレス化はまず着手すべき手段の一つといわれています。

情報の可視化による業務の脱属人化

ペーパーレスは情報のブラックボックス化を防ぎ、スムーズな社内連携や業務のPDCAサイクルの実現につながります。紙ベースで情報をやりとりする場合、資料の作成や保管方法などで担当者しか分からなくなる「属人化」が起こりやすくなります。属人化すると、情報共有が非効率になり、ノウハウの蓄積が困難になるほか、退職時にトラブルが発生する可能性も高まるので円滑な業務体制の構築には対策が欠かせないのです。

定量的な業務管理の円滑化

ペーパーレスにすることで業務を「見える化」しやすい環境になります。各人の業務に必要な資料および進行状況などを一元管理が可能になるため、マネージャーや責任者の業務管理も容易になります。

移動中などの余剰時間の有効活用

クラウドストレージでデータを共有することで、タブレットやスマートフォンといった端末でもアクセスすることが可能になります。時間や場所を選ばず、資料の確認、編集ができるため、移動中や出張先など従来では業務ができなかった時間を有効的に活用できます。

競争力強化

ペーパーレスにすることで、紙代、印刷代、印紙税、郵送費、また資料の保管や送付のための経費削減が図れます。 その結果、設備投資やコア業務の人材確保に投資、もしくは製品・サービスの低価格化に還付することで企業競争力を高めることができます。

企業イメージの向上

ペーパーレスに取り組めば、前述したSDGsやサステナビリティ、国の施策に貢献していることをアピールしやすくなり、企業イメージの向上につながります。また、メディアから取材を受けるチャンスが増えるほか、SNSでの情報拡散など、知名度向上につながる可能性があります。

ペーパーレス化の導入例

ペーパーレス化にはツール選びが欠かせません。ペーパーレスに関わるツールは非常に多く提供されているので、まずは自社の環境に似た企業の導入事例を参考にすることをおすすめします。

ペーパーレス会議システム

会議をペーパーレスにする代表的なツールが「ペーパーレス会議システム」です。例えば、大塚商会が提供するペーパーレス会議システムを活用することで、印刷準備の手間やコストの削減のほか、画面上でメモやマーキングなどを共有できるので議論やプレゼンテーションの質の向上も図れます。
これらのメリットは、資料を自動的にPDF化できる「SmoothMeeting」、タブレット端末よりも視認性と操作性が高い「BIG PAD」、端末画面の連動性と主導権の変更が可能な「ABookBiz」などが効果的です。
また、Excelで作成したグラフやPowerPointのアニメーションなどのさまざまな形式のファイルに対応するシステムを利用することも大切なポイントです。

電子契約システム

契約書のやりとりは作成、確認、郵送などのコストが発生しやすい業務の代表格です。電子契約システムを導入してペーパーレス化できれば、インターネット上やメールで契約締結までを完結できるほか、書類の管理も行えます。郵送代や保管代、印紙税などのコスト削減も図ることが可能になります。

さらにAdobe Sign(アドビ サイン)などの法的要件に準拠した電子サインサービスを活用することで、タブレット端末などを用いていつでもどこでも契約・承認作業が数分で完了できます。ペーパーレスには欠かせない要素である「脱ハンコ」に効果的です。

ペーパーレスの意義を理解し、目的にあったソリューションの活用を

ペーパーレスの意義と目的、さらに企業の事業活動と社会の双方において必要性が高まっている理由をご紹介しました。ペーパーレス化に取り組む際はどちらかだけでなく、その両方にとって効果が高いツールの導入や仕組みを構築する必要があります。そのため、初めてペーパーレスに関するプロジェクトを実施する際は専門家の支援を受けながら着実に進めることをおすすめします。

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ペーパーレス化をかしこく進める4つのステップ

ペーパーレス化により業務フローから紙をなくしてデジタル化を推進することで、業務スピードや生産性の向上、テレワークへの対応やコストの削減にもつながります。この資料では、全体的なペーパーレス化を段階的に実現するための4つのステップを紹介します。

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