ドキュメントの電子化で「働く」を
変える。

ドキュメントを電子化し、「働き方改革」を実現!

労働環境整備で従業員エンゲージメントが向上

電子データ化で場所を問わずに働ける環境に

“ドキュメントの電子化で「働く」を変える。”のコーナーでは、ドキュメントの電子化によって労働環境を整備していくことの必要性がアピールされていました。
場所を問わずに働ける環境を提供するためには、ドキュメントの電子化が欠かせません。紙の資料や書類などを電子化してクラウドに置けば、ネットワークを介したリモートアクセスによってどこからでも利用できるようになります。紙類をかばんに入れて持ち歩かなくてもいいですし、社外で仕事をすることも可能となります。
ドキュメントの電子化を担うのは複合機です。複合機のスキャン機能と「Quickスキャン」などのソリューションを組み合わせれば、煩雑なスキャン作業が効率的に行えます。さらにFAX機能を持った複合機であれば、「Easyファクス」といったソリューションにより、届いたFAXを電子化してクラウドなどにアップロードしてくれるので、外出先からでも確認することが可能となります。

紙類の保存スペースが減りオフィスが快適に

ドキュメントの電子化の利点は、場所を問わずに働ける環境の提供だけではありません。オフィスで紙類を保存しておくためのスペースを削減することもできるのです。空いたスペースを会議室や共用スペースにしたり、回線を整備すればフリーアドレスで仕事をしたりできるようになります。それに、書類がごちゃごちゃとある状態よりも、すっきりとしていた方が快適でしょう。「きれいなオフィス」でないと、求人者が集まりにくいそうですから、人材確保にも有効だと思われます。
会場では、ドキュメントの電子化によって空いたスペースを有効活用したオフィスが再現されていました。ムダなスペースを削減するメリットが一目瞭然です。複合機はもちろん、電子黒板、掃除ロボットなども設置されていました。
ちなみに、電子黒板の活用は、社内コミュニケーションの変革やペーパーレスをさらに進めていくことになるそうです。電子黒板は社外から画面を共有することが可能で、画面に書いた内容までもデータとして活用できるとのこと。
こうしたペーパーレス化を実践したテレワークは、大塚商会自身が実践しているといいます。自宅からリモートアクセスでクラウドを活用するのはもちろん、サテライトオフィスで本社に届いたFAXを確認するといったことも行われているそうです。
現在、従業員エンゲージメントという言葉が注目されています。従業員が会社に共感して自発的に貢献したいと思う意欲のことですが、ドキュメントの電子化によるオフィスの効率化や美化によって、従業員エンゲージメントが向上することは間違いないでしょう。そのことが実感できた展示内容でした。

(記事提供:ノーバジェット株式会社)

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紙の電子化で「働く」を変える。