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メールでの報連相はもう限界。今どきの社内コミュニケーションツールを考える

メールにとらわれない画期的なコミュニケーション対策を

「Eメール」といわれた今の電子メールが登場してから20年。ICTの進化の速度を考えると“過去の存在”になっていてもおかしくないほどの時間がたった。実際、日々のメールが増え続ける中で、その使い勝手の悪さが指摘されることも多い。しかし、今や社外との重要な窓口になっているだけに、使わないという選択肢は取りづらい。せめて社内だけでもほかのコミュニケーションの方法はないのか考えてみたい。 (WEDGE Infinity/JBpress特約)

[2017年11月17日公開]

社内向けにメールを使うのはデメリットが大きい

メールでのコミュニケーションは、ビジネスではデファクトスタンダードになっている。名刺にメールアドレスが入っていないのは、一部の政治家や大企業の経営者といった大変偉い方か、パソコンには手も触れない高齢者に限られるのではないだろうか。

それほど普及しているメールだが、使い勝手の悪さも指摘される。メールを出すには、メール作成ボタンを押して、作成画面を開き、相手先のアドレスを入力し、タイトルを入れ、本文を作成しなければならない。

たまにしか出さない社外の人宛てなら、それも致し方ないかもしれない。だが、多くのビジネスマンが最もひん繁にメールをやり取りするのは、社内の同僚であることが多い。勝手知ったる相手にいちいち新しいメールを作成するのは手間以外の何ものでもない。

そこで、これまでやり取りしていたメールに返信する形でメールを出すケースが多くなる。しかし、そこに落とし穴がある。単純に、受信しているメールに返信する形で作成すると、タイトル名がそのままになっているため見落とされてしまったり、必要のないやり取りがそのまま残っていたりして、混乱を招く。

かといって、手間をかけてメールの件名を変更し、これまでのやり取りを削除していたのでは、何のために受信メールを活用するのか分からなくなる。まさに本末転倒である。

添付ファイルも落とし穴の一つだ。メールにファイルを添付するのは手間だし、企画書のように何度も書き直して複数のバージョンが存在する場合には、間違ったファイルを添付して混乱を招くこともある。

添付ファイルの問題は、システム面でも悪影響を及ぼす。多くの社員が関わる大規模なプロジェクトの場合、同じファイルが多くの社員の手元に送られることになる。5メガバイトのファイルを100名に送ったら、社内のハードディスクが累計500メガバイトも占有されることになる。

メールに代わる便利なコミュニケーションツール

既にコミュニケーションのスタンダードになっているメールを「使わない!」というのは、確かに無謀だろう。しかし、社内限定であればどうだろうか。コミュニケーションの手段をメール以外のものに変えても大きな問題はないはずだ。

メールに変わる“便利な道具”は、現に幾つも登場している。その代表格と言えるのが、グループウェアだ。グループウェアでは、スケジュール共有や掲示板、インスタントメッセージ、共有フォルダーなどの機能が提供されている。多くの企業で導入されているのでおなじみのツールだろう。

グループウェアを使えば、会議などのセッティングやメッセージのやり取りはもちろん、企画書などのデータ共有も簡単に行える。ハードディスクを無駄に使うこともない。ワークフロー機能やデータベース機能が提供されているものもあり、コミュニケーションツールの枠を超えて業務システムとして利用できる。

中でも便利なのがメッセージ機能だ。LINEやFacebookのように、メンバー同士でチャットのような感覚でやり取りができる。メールのようにタイトルを付ける必要はなく、いきなり直接相手にメッセージを送ることができるので、冒頭のあいさつなどがいらない社内のやり取りにはうってつけだ。

しかも、簡単にグループを作り、メッセージをやり取りしている相手やグループごとにメッセージを追加していけるので、返信メールを利用する必要もない。過去にさかのぼってやり取りの内容を確認するのも容易だ。メモ代わりにも活用できる。

こうしたチャットとしてはLINEが有名だが、個人向けサービスをそのままビジネス用として使うにはセキュリティ面などで不安が残る。しかし、最近では「ビジネスチャット」や「グループチャット」と呼ばれるアプリケーションが数多く登場している。その多くはスマートフォンにも対応しているので、場所を問わずに利用できる点も大きな魅力だ。

既にグループウェアを導入している会社でも、ビジネスチャットのアプリケーションを利用することで社内のコミュニケーションを強化することができるだろう。

合わせ技でさらに高い効果を引き出す

さらに、ビジネスチャットのアプリケーションの中には、周辺のアプリケーションを追加したり連動させたりすることができるものも多い。主に対象となっているのは、音声や映像の機能だ。チャットでテキストをやり取りするだけでなく、映像や音声もやり取りできる。

例えば、ビデオ電話。相手の顔を見ることができ、直接会っている感覚で会話を進められる。さらには商品などを相手に見せながら話を進めることで勘違いも防ぐことができる。そこにチャットを加えれば、より正確な情報を伝えられ、インターネットのURLなどの情報を教えることもできる。

こうしたビデオ電話のやり取りを拡大したものがウェブ会議だ。複数の相手と同時に会話をすることができ、さらにPCやタブレットの画面を共有して議論を進められる。遠隔地にいながら会議に参加できるだけでなく、インターネットという情報の宝庫を会議の中で活用できるというメリットもある。

このときにチャットでのやり取りを同時に進めると、会議で発言する人以外の意見も集めることができる。また、そのやり取りを議事録代わりにして、To Doリストも同時に作成できる。

以上の活用方法からも分かるように、社内のコミュニケーション強化のツールを考えるポイントは、複数のツールの情報連携にある。

こうした便利ツールを活用することで、社内の“働き方”も変わっていくはずだ。時間や距離に縛られることなくコミュニケーションすることで、業務全体の効率化が自然に進む。そこに、どこからでもシステムにアクセスできるインターネット接続手段とモバイルPCなどのデバイスを加えれば、テレワーク環境が完成する。

ICTを最大限活用するために、まずは社内のコミュニケーションの強化から取り組んでみてはどうだろうか。

協力メディア

WEDGE Infinity/JBpress

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