見える化と施策の検証で業務を効率化

業務効率の向上には、まず現状を「見える化」すること、そして効果測定を行いながら施策を実施することが大切。効率化に役立つ考え方とサービスをご紹介します。

[2016年12月16日公開]

「見える化と施策の検証で業務を効率化」:資料概要

業務効率の向上と生産性の拡大のための第一歩は、現状を「見える化」すること。次に「見える化」された課題に優先順位を付け、効果測定を行いながら改善のための施策を進める必要があります。施策決定のための考え方、ITの導入により効率化を進める方法と、生産性の向上に役立つ情報共有のためのサービスをご紹介します。

目次(抜粋)

  • 業務効率の向上は生産性の拡大につながる
  • 習慣化されたやり方を変えることは難しい
  • 無駄な指示・命令を出しているのは誰か
  • 人手が足りないときが業務効率化のチャンス
  • 見える化と測る化で業務効率の向上を目指す
  • ITの力を借りて業務効率を向上させる
  • 業務効率化と生産性向上は密接な関係を持つ
  • 今回ご紹介した製品・関連サービス
  • ビジネス健康診断

仕様など

形式:
PDF
ページ数:
12ページ
容量:
4.3MB
関連するメーカー名:
Apple、Microsoft、大塚商会
関連する製品名:
iPad、Surface、たよれーる デバイスマネジメントサービス

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資料の関連コラム「業務効率向上を維持するためには、効果を測る仕組みが必須」

著者紹介

株式会社 大塚商会 技術本部
コンサルティングサービスセンター シニアコンサルタント
山内 良治(やまうち りょうじ)

システムエンジニアとして、主にオーダーシステム開発、運用サポートに従事。

2000年にサービス&サポートセールスサポートグループに転属し、業務コンサルティング・システム企画立案サービスに従事。2005年にサービス&サポート本部コンサル推進G(現コンサルティングサービス部)に転属し、主に業務改革コンサルティング、RFP作成支援およびプロジェクト管理に従事。翌2006年には、上記に加え、内部統制関連サービスを立ち上げ、実務にも従事。2007年、コンサルティング部門の管理職を兼任。コンサルティング業務全般のプロジェクト管理に従事し、現在に至る。

  • * 取材当時(2013年)の情報です。

業務効率化を実現するための課題には、必ず優先順位をつける

業務効率化の向上を目指し、改善案が出そろったら、次のステップは優先順をつけることだと山内は指摘する。

「業務改善のアイデアは数多く出てくるでしょう。しかし、すべての改善案を実施することは難しくなります。効果が大きく、すぐにでき、コストも掛からないというものであれば無条件で実施すべきです。しかし、あれば確かに便利だけど高くつくといったことにとりかかるのは考え物です。このような問題に関しては、あえて手作業に戻す、あるいはなくすという選択肢も視野に入れる必要があります。ここで大切なことは、施策に優先順位をつけ、優先度の高いものからリソースを投入していくという考えです。」(山内)

縦軸に実現の難易度を、横軸に期待される効果を置き、出されたアイデアをはめ込むと分かりやすいと思われる。軸の交点から45度の斜線を引き、その斜線より下側に位置する施策は難易度に比べ、得られる効果が大きくなる。反対に、斜線の上側は、得られる効果に対して実現のための難易度が高いということだ。

しかし、その施策自体を考えた場合、難易度が高く、効果がそれほど大きくないものであっても、他の施策との関係で、実施した方がいいものがあるはずだ。

施策単体で考えれば後回しにされる施策であっても、会社全体の業務効率化の向上を目指すには避けて通ることができないのであれば、最優先で取り組む必要があるだろう。

そして、「何が実現されれば業務効率がアップしたのか」という指針を明確にする必要がある。

「KPI(重要業績評価指標)という指標があります。KPIはプロセスの実施状況を計測するために、実行の度合いを定量的に示すもので、設定されたゴールに向かってプロセスが適切に実施されているかどうかを計測するものです。例えば、リードタイムの平均を3年後には10%短縮するという目標を立てたとしますと、平均リードタイムを年次、月次でどのように短縮していくのかというマイルストーンとしての値や、短縮のために必要な活動に対する指標がKPIになります。」(山内)

実際のKPIは業種、業態、組織や規模、さらに経営戦略によっても異なるが、業務効率の向上を目指すのであれば、このようなはっきりと見える指標を有効に利用することも重要なポイントとなる。

業務効率の向上を目指すなら、「見える化」の実現は最重要ポイントになる

在庫削減を経営目標に定めたとしよう。仮に、10%減を目標値にしたとすると、これは短い期間で必ず実現できてしまうだろう。最も単純な方法である「仕入れを減らす」ことで達成可能だからだ。瞬間風速的に設定された目標をクリアすることはそれほど難しくない。しかし、在庫削減で設定された本来の目標は瞬間的なものではないはずだ。

「在庫削減目標をクリアできたという報告が経営陣にあがってきたとしても、それでOKということにはなりません。問題は、どのような構成になっているのか、ということです。自然減したものもあれば、倉庫に残ったままの商品もあるはずです。大切なことは、全体の平均ではなく、目標を超えてしまった在庫を構成する商品が何であるかをすぐに発見し、その原因を明らかにする仕組みがあるかどうかです。」(山内)

10,000点の商品在庫の中で、目標をクリアしていないもの、さらに、在庫金額を上げているものを選び出すような処理はコンピュータが得意とする分野だ。そして、「見える化」に関しては、現状を見て、問題を発見し、その発生原因を特定し対策を立てるというサイクルが回るような仕組みでなければならない。

このような作業の繰り返しが業務効率をアップさせ会社を強くするのだ。「頑張ろう」というかけ声だけでなく、どのように頑張るのか、頑張ることでどのようになるのかということまで明示することが重要なポイントとなるのではないだろうか。

「見える化のポイントは、点で見る、線で見る、面で見るという3つに集約されます。単に数値が見えるようになったということで満足するのではなく、その数値を分析し、次の経営に役立てるという仕組みが重要です。」(山内)

在庫の例でいえば、点で見るとは商品ごとの現在在庫を把握すること、線は時間軸を考慮に入れた在庫総量の推移をチェックすること、面で捉えるとは、時間×単品が平均から大きく離れているもの(目標の実現に悪い影響を及ぼす要素)を見いだすこと、と置き換えて考えると分かりやすいだろう。

ビジネス環境の変化と共に、効率アップに向けた施策も変化する

ビジネスの環境は常に変化している。変化の方向性が前年度と同じであれば、実施されている業務効率化の施策は有効かもしれない。しかし、すべての施策で、次年度も有効とは限らない。業務効率を向上させるためには、「見える化」が重要なポイントとなるが、「見える化」と同様大切なことが「継続」することだ。

「在庫削減に取り組んだ年には削減目標を達成できたが、時間の経過と共に、達成率が下がってきていると数値が示しているとしましょう。いうまでもありませんが、原因が何なのかをしっかり分析し、その原因を取り除かなければなりません。さらに、一挙に問題解決に挑むのではなく、解決のためのマイルストーンを設定し、マイルストーンごとに達成度を測るといった作業も必要になります。ですので、小さなPDCAサイクルを何周も回すような取り組みが業務効率の向上に対しても有効な手段となります。」(山内)

業務の効率化、業務のスピードアップ、業務プロセスの簡略化など、ITを導入することで解決できると思われる課題は多い。しかし、システムを使うのも、動かすのも、そこには人が重要な役割を果たしているのだという意識を常に持ち続けることが大切だ。少ないリソースを有効に活用し、設定された目標をクリアすることで、最大の効果を得る。これが業務の効率を向上させる大きな目標であり、業務効率の向上が実現されることで、さらに強い会社へと成長できるはずだからだ。

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