情報システム部門の役割を棚卸しし、業務負荷を軽減

トラブル対応など、情報システム部門の負荷を軽減し、経営戦略に沿った情報戦略の立案・遂行に集中するためのアウトソーシングサービスをご紹介します。

[2016年12月16日公開]

「情報システム部門の役割を棚卸しし、業務負荷を軽減」:資料概要

メンテナンスやトラブル対応に追われ、経営戦略に沿った情報戦略の立案・遂行といった中核であるべき業務が進められない情報システム部門。こうしたシステム部門の負荷を軽減し、本来の業務に集中するために活用できる、運用、データセンター、サポートデスクといったアウトソーシングサービスをご紹介します。

目次(抜粋)

  • 情報システム部門はトラブル対応役ではない
  • IT機器を持たないなら、クラウド利用が便利
  • OSの切替対応もアウトソーシングで乗り切る

仕様など

形式:
PDF
ページ数:
5ページ
容量:
2.5MB
関連するメーカー名:
大塚商会
関連する製品名:
PCワンストップサービス、たよれーる デバイスマネジメントサービス、ハウジングサービス

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資料の関連コラム「アウトソーシングで、情報システム担当者の負荷を軽減」

情報システム管理に関わる人的負荷を軽減したいと多くの経営者はお考えではないでしょうか。持たない強みではありませんが、極端な例では、情報システム自体が使えるのであれば、社内に情報システム部門を持ちたくない、という声も聞こえてきます。

その相談は「システム担当者から増員要求があるのだが、本当に増員が必要なのかよく分からない。確かにタイムカードを見ていると、残業時間が徐々に増えているのだが、システム担当者の負荷が下げる方向では解決できないだろうか」というものでした。解決策として考えられることの一つは、クライアントの面倒、ヘルプデスク作業をなくすというものです。

情報システム部門の業務の中で、このヘルプデスク的な作業は費用や時間という数値データに表しにくい項目ですが、実はかなり大きな負荷をシステム担当者に与えている業務なのです。

大胆な発想で業務の効率化を実現する

部分の最適化がそのまま全体の最適化にはつながらないことは多くの経営者が感じていることでしょう。営業担当者が営業以外の事務処理に費やす時間は、営業時間を圧迫し、ひいては、売り上げにも影響を与えます。

営業職の残業時間を例に、大胆な効率化案を考えてみました。その内容は、5人の営業担当者が業務処理のために平均して2時間の残業を行っているなら、営業のバックオフィス専任者を一人雇用した方が、会社としては、効率が高まるというものです。

この考えは営業以外のセクションにも応用が可能ではないでしょうか。情報システム部門に関していえば、人を増員するのか、アウトソースするのかという判断と同じと考えることができます。情報システム部門が日々行っている業務の中に、問い合わせ、あるいはトラブルの対応があります。トラブル対応の中でも、ヘルプデスク的な業務がシステム部門を忙しくしている要因の一つなのです。

よく起こりがちな、デスクトップPCがフリーズした、ネットワークにつながらないといったトラブル対応のシーンを考えます。小さな会社であれば、コンピューターが置かれている場所も1カ所で、移動まで考える必要はありませんし、依頼する側も、ちょっと離れた席にいる担当者に声を掛ければいいという気安さから、ちょっとした困りごとでもすぐに相談する、といった状況があるようです。

しかし、複数拠点を持つ会社となると、クライアントPCのトラブル対応もそれほど迅速に行えるわけではありません。

予定が組みやすい作業からアウトソーシングすることがお勧め

いきなり情報システムが処理している業務のすべてをアウトソーシングすることはあまり現実的な施策とはいえません。そこで、定期的に発生し、しかも手間が掛かる作業からアウトソーシングするのがいいのではないか、とポルトスは提案します。

定期的に発生する作業の代表は「バックアップ」でしょう。サーバーのバックアップは情報システム部門に取っては欠かすことのできない作業になります。自動的にバックアップを取るようにも設定できますが、何らかのトラブルが発生すれば、手作業で対応することになります。また、夜間にバックアップ処理を行うというのが一般的ですので、トラブル対応も当然夜間になります。

しかし、リモートバックアップという仕組みを使うことで、決められた時間、決められたデータを遠隔地にバックアップすることができます。このリモートバックアップは、バックアップ業務の負荷をなくすというだけでなく、遠隔地にデータを保存しますので、BCP対策上もかなり有効な手段となります。

このリモートバックアップは、デスクトップPCに対しても有効です。すべてのデスクトップPCのデータバックアップは不要でしょうが、経理用、人事用PCのように、データの共有は不要だが、きちんとバックアップを取る必要があるといった、特別なデスクトップPCのデータバックアップには適したサービスだといえます。

新規導入、置き換えに便利なサービス

情報システム部門に大きな負荷をかける作業に、新規導入、ハードウェア、OSの入れ替えといった作業があります。単純に新規にハードウェアを購入し設置するだけならそれほどの手間は掛かりません。しかし、ネットワークの環境を整備し、これまで使っていたメールアドレスを移行するとなると、かなりの時間がかかります。このことに加え、アプリケーションのセットアップも行わなければなりません。

このように、ハードウェアを新規に導入するにしても、入れ替えるにしても、かなりの作業が発生します。

そこで便利なのがキッティングサービスです。数台であれば何とか自社内でインストール作業や環境設定の統一などができるでしょう。しかし、20台を超えるようなら、キッティングサービスの利用がお勧めと四銃士は声をそろえます。キッティングサービスは、OSやネットワークの設定、アプリケーションインストールおよびメモリー、ハードディスクなどの増設といった、これまで情報システム部門が行っていた作業を代行するものです。

また、複数拠点を持つ会社では、遠隔操作で分散しているクライアントPCの環境を一括して設定するサービスも登場しています。これらのサービスを利用することで、情報システム部門担当者が拠点間を飛び歩いて作業をする、といった業務から開放されます。そろそろ、作業負荷だけでなく、時間や費用の削減が期待されるアウトソーシングサービスの利用を視野に入れる時代になっているのではないでしょうか。

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