法改正には基幹業務で! 企業体質を強化するチャンス

大塚商会のERP専門サイト「ERPナビ」でアクセスが集中するキーワード「e-文書法」「残業抑止」「改正個人情報保護法」そして「BCP対策」をご紹介します。

[2017年 2月28日公開]

「法改正には基幹業務で! 企業体質を強化するチャンス」の動画をご紹介します

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――SMILEで元気になる オフィスステージ――

本日は大塚商会実践ソリューションフェアへ、ようこそお越しくださいました。

こちらは大塚商会が運営する基幹業務システムの情報サイト、ERPナビのページです。本日は、お客様からアクセスの多かったキーワード中から、四つについてご紹介したいと思います。

それでは最初は「e-文書法」です。昨年の規制緩和に続き、今年の1月からスキャナー保存要件がさらに緩和されました。従来、領収書などの電子保存は一体型のスキャナーで保存することが必要でしたが、スマートフォンやタブレットからでも行えるようになりました。それでは早速、iPhoneを使ってデモンストレーションを行ってみたいと思います。画面をiPhoneに切り替えて始めてまいりましょう。

まずは、eValue NSを立ち上げて、一番下のドキュメント管理から画像登録を選択します。そして、証憑保存のフォルダーから登録を選択し、必要な情報を入力していきます。今回は領収書を撮影していきたいと思います。では、「ファイルの追加」で「写真を撮る」を選択し、撮影します。この写真を使用し、登録。登録は完了しましたので、今度はPC画面から確認してみましょう。

今撮影した領収書ですが、こちらのPCにタイムスタンプ付きのPDFとして表示されました。スマートフォンで本人が撮影をする場合、領収書を受け取った翌日から3日以内に自署名をして、タイムスタンプを付与しなくてはなりません。eValue NS2ドキュメント管理なら、出張先で使った領収書もその場でタイムスタンプを付与して、電子保存することができます。

さらに、撮影した領収書はワークフローで経理精算を行えば、承認データを「SMILE BS2 会計」と連携させることも可能です。会計側では、仕訳伝票と撮影した証憑の紐付けが簡単に行えます。
では、実際にこちらで伝票を確認してみましょう。今度はPCに画面を切り替えます。ここから伝票の詳細、そして証憑の確認を選択しファイルを開けば、伝票から証憑の確認、証憑から伝票の参照と、どちらも簡単に行うことができます。スマートフォンによる証憑の電子化は、紙の原本廃棄に大きく貢献します。証憑をとじたり探したりする手間がなくなりますので、業務の効率化につながり、また、倉庫代などのコスト削減、内部統制の整備も図れます。7年保管するのでしたら、電子化に挑戦してみてはいかがでしょうか?。

では続いて二つ目のトピック、「残業抑制・過重労働対策」にまいりましょう。
政府が主導する「働き方改革」の柱、「長時間労働の是正」については、皆様の会社でも最優先課題として取り組まれていることだと思います。この課題を解決するためには「残業時間の見える化」が必要です。
就業管理システム、勤次郎 Enterpriseでは、タイムレコーダーで打刻したデータを自動収集して、月途中の勤務状況をリアルタイムに把握することができます。また、規定の残業時間を超える前に、部署や個人ごとに警告メールやアラームリストを出すことができ、従業員の労働時間管理に役立ちます。
さらに、SMILE BS2 人事給与に勤怠データを連携することもできますので、給与計算業務の効率化もサポートします。

そして「働き方改革」のもう一つの柱、「同一労働同一賃金」推進のため、今後全ての企業で人事評価制度構築が重要になってまいります。そのためのソリューション、人事評価コンサルティングパック、「ゼッタイ!評価・コンビリーダー」もあわせてSMILEコーナーでご覧いただけます。

それでは三つ目のキーワード、「改正個人情報保護法」にまいりましょう。
改正個人情報保護法がいよいよ2017年5月30日から全面施行されます。この改正のポイントは、個人情報データベースを保有していれば、個人情報取扱事業者としてさまざまな義務や責任を負わなければならないということです。例えば名刺の個人情報をメールソフトに登録していたり、Excelで管理していると個人情報データベースに該当してしまいます。メールやプリントで誰でも持ち出せてしまうので、情報漏えいのリスクは高まるばかり。また、名刺そのものも、常に紛失のリスクがつきまといます。

そこでご紹介したいのが、大塚商会のクラウドストレージサービス、「たよれーる どこでもキャビネット」です。
名刺をスマートフォンで撮るか、複合機でまとめてスキャンをして「どこでもキャビネット」に保存すれば、会社全体で情報を共有できます。
そして今回「どこでもキャビネット」にセキュア版が登場しました。クライアント証明書によってアクセスできる端末を制限して、なりすましを排除することができます。名刺情報をより安全なクラウド上で管理し、名刺の原本は本部で一括管理すれば、名刺紛失のリスクをなくすことができます。そして、メリットはこれだけではありません。

それでは、クラウドの名刺情報をSMILEの顧客管理と連携させている、磯崎さんの会社に電話をかけてみたいと思います。磯崎さんが受話器を取ると、私の個人情報がパソコンの画面にポップアップ表示されてきました。これが電話対応システム、SMILE BS2 CTIです。クラウドの名刺情報がCTIで自動的に読み込まれて、名前や住所などの基本情報や過去の応対履歴など、即座に確認することができます。そしてPCからは、名刺の画像を確認することができます。的確かつスピーディーな電話対応で、顧客満足度も向上するというわけです。
このように、個人情報が詰まった名刺の管理を見直すことによって、情報漏えい対策だけではなく、業務効率アップ、そして顧客満足度アップも実現できるというわけなんです。

続いてご紹介するキーワードは「BCP対策」です。
ハードウェアの故障によるデータ消失はもちろん、日本各地で起こる地震や停電、火災や水害など、災害は障害突然やってきます。大塚商会は、基幹業務システム SMILEを停めることなく、お客様の重要なデータを障害や災害から守る対策をご用意しています。
その具体的な対策が「ITインフラの冗長化」です。中でも特に効果的なのがサーバーの冗長化です。基幹システムSMILEを動作させるサーバーを冗長化し、障害時にサーバーを切り替えることによって業務の継続が可能になります。また、遠隔地にも設置をすることによって、災害時の迅速な業務継続を可能にします。

大塚商会では、お客様のシステムの規模や業務の内容に応じて、導入しやすいサーバーの冗長化セットを豊富にご用意しています。そのほかにも、回線・ネットワークの冗長化や、クラウドサーバーの活用など、災害や障害に強いシステム構築のご提案が可能です。業務継続のあり方を見直されてみてはいかがでしょうか。

では、最後に最新トピックスのご紹介です。
大塚商会のERPソフト「SMILE BS2 シリーズ」が、市場評価でNo.1を獲得しました。SMILEシリーズは、各業種・業界向けのノウハウが詰まった「テンプレート」を数多く取りそろえ、業界独自の商慣習にも対応したシステムです。

そして、業務を補完するテンプレートとしては、「かんたん会計テンプレート for SMILE会計」が新登場です。
会計データを基に、全社、および部門別の財務レポートを分かりやすいグラフで出力することができます。これからの対策を打つためのシミュレーション機能も搭載しています。

そして「SMILE BS 販売 POD連携」も新登場です。SMILE BS 販売の得意先商品売上データを基に、お客様ごとのチラシが簡単に作成できます。その得意先によく売れている商品を出したり、その得意先には売れていないけれども全社的には売れ筋の商品も出力することもできます

さて、いかがでしたでしょうか。今注目のキーワードを、法改正対応とBCP対策を中心にご紹介してまいりました。本日はお忙しい中のご来場、誠にありがとうございました。

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