最新ITと組み合わせて、複合機の真のチカラを発揮

複合機をデータ入力センターとして位置づけ、そのデータをITシステムで取り込んで活用する……そういう利用方法がいよいよ実用的に! その具体的な事例とは。

[2017年 2月28日公開]

「最新ITと組み合わせて、複合機の真のチカラを発揮」の動画をご紹介します

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この動画の内容をテキストでご紹介

――複合機で元気になる オフィスステージ――

皆様こんにちは。本日は大塚商会実践ソリューションフェアへようこそ。

オフィスで毎日使われている複合機、皆さんはどうお使いになっていますか? 複合機と最新ITを組み合わせて使うことにより仕事の効率が上がり、効率アップによるコスト削減が期待できます。

佐藤さんが出社してきました、複合機の前で操作をしていますね。

実はこちらの複合機、タイムカードの代わりになるんです。パソコンでおなじみの勤怠管理の画面が表示され、そのまま入力することができます。いかがでしょう。シンプルで直感的に使えるマルチリンクパネルで、入力もとても簡単ですよね。

パソコンを持たない店舗で利用すれば、社員やパートの勤怠管理が複合機1台で行えます。複合機を入力端末として活用する、新しい活用例をご覧いただきました。

お姉さん「あ! もうこんな時間。そろそろお昼ですね」
複合機くん「こんにちは! ぼく、複合機くんです」
お姉さん「複合機くん?」
複合機くん「ぼくって、コピーとかプリント以外にも色々な使い方ができて、オフィスをもっと元気にすることができるんだよ。まずはクラウドとつながって、ぼくをさらに活用できるソリューションをご紹介します。お姉さん、お願いします!」
お姉さん「はい! 分かりました!」

今回は、大塚商会のさまざまなクラウドサービスの中から、グループウェアで実績のある、サイボウズ、kintoneとの連携をデモンストレーションでご覧いただきましょう。

最初にイベント企画書を、kintoneに登録してみたいと思います。まず、トレイに資料をセットします。そして、Quickスキャンのメニューからkintoneを選択します。次にkintoneのアプリから企画ボックスを選びます。今回は、「春のイベント企画大募集」のレコード番号1番の添付ファイルとして登録をします。あとは、スキャンボタンを押せば完了です。

それではパソコンで確認をしてみましょう。先ほどスキャンした文書が紐付いて登録されていますね。赤入れをしたカタログの校正や、発注書などの書類を登録しておけば、簡単に一連の作業を共有することができます。

また、大塚商会は「e-文書」に対応したkintoneアプリもご提供しています。領収書や請求書など、増え続ける経費書類を複合機で電子化し、自動的にタイムスタンプを付与してクラウドに保存します。紙文書の保管スペースや、リスト化する作業が削減できます。

続きまして、営業の方ならどなたでも持っている、名刺のソリューションをご紹介します。たよれーる どこでもキャビネット名刺管理です。

名刺を複合機でスキャンしてクラウドの「どこでもキャビネット」で一元管理。大量の名刺を持ち歩かなくても、いつでもすぐにスマートフォンで見ることができます。名刺は個人の机の引き出しにしまったままにせず、共有することで会社の財産として活用できます。

複合機くん「お姉さん!」
お姉さん「はい」
複合機くん「名刺をスマートフォンで見られるなんて、とっても便利だね!」
お姉さん「そうでしょう?」
複合機くん「ところで、マニュアルとかも見られるのかな? 社内のサーバーに資料がたくさんあるんだけど……」
お姉さん「複合機くん、もちろん、外出先からこちらのiPadでマニュアルを見ることができますよ」

それでは、安心で簡単に文書共有を実現するソフトウェア、ViaDocを使って見てみましょう。iPadでViaDocアプリを起動すると、社内のサーバーに保存された文書がバインダーのイメージで表示されます。回線は大塚商会の「どこでもコネクト」を使用していますので、社内のサーバーに安全にアクセスができます。

今回は、作業手順マニュアルを開いてみましょう。サクサクと表示されました。こちらのViaDocは、タブレットから閲覧できるだけではありません。改版や注意事項などがあった場合に、リアルタイムに入力、参照して情報共有ができますので、さらに業務効率を上げることができます。

複合機とタブレット、そしてどこでもコネクトで、外出先からでも社内のリソースをフルに安全に活用できます。過去に蓄積した大量の文書は、やはり社内で活用したい。でも、外出先からでも積極的に利用して効率アップを実現したい。そんなお客様におすすめです。

複合機くん「すごく便利だね! ぼくで電子化した文書って、とっても活用範囲が広がるんだね! とはいっても、紙も必要だよね。実は、情報漏えいの半分以上は紙からだって、皆さん知っていましたか?」
お姉さん「半分以上、そんなに多いのですね。」

そこで皆様にご紹介したいのが、大塚商会オリジナルの画像ログ取得ソリューション、Logキャプチャ NXです。このLogキャプチャ NXを利用すれば、複合機の出力も入力も、まるごと自動で画像を残すことができます。

「いつ」「誰が」「何をしたのか」、日付やキーワードから検索をし、万が一の場合も流出経路を特定することができます。この仕組みを周知することで、紙文書の管理に対する意識を高め、不正利用を抑止することができます。情報漏えいで社会的信用を失わないために、日ごろからLog キャプチャ NXで準備と対策をしておきましょう。

さて、複合機の業務効率アップを中心に見てきましたが、次はオフィス全体のコスト削減、TCOの削減について見ていきましょう。例えば運用・管理面など、水面下に隠れている見落としがちな費用を見直すことで、さらにコストが削減できるはずです。

そこでご紹介したいのが、大画面のフルカラータッチパネルを搭載した、M-PaC対応プリンターです。こちらはカウンター方式で、トナーからメンテナンスまでをまるごとサポート。複合機と同様の管理が行え、TCOの削減が可能です。

皆様、こちらをご覧ください。こちらがM-PaCで出力したサンプルになります。いつも手で折っていた書類も、このように三つ折りで出力でき、そして2色でプリントをすれば色が付いていても、なんとモノクロ料金のカウントになります。

複合機くん「すごいね、ぼくの兄弟! M-PaCくんも、ぜひよろしくね! それでは最後に、ぼくがなんとBCP対策に役立っちゃう! というオプションをご紹介します」

リコーの最新複合機は、蓄電システムを搭載することができます。皆様、複合機の一番下をご覧ください。こちらがオプションの蓄電システムです。スマートフォンの充電ケーブルをコンセントに挿してみましょう。画面が明るくなり、充電が始まりました。

いかがでしょうか、停電時には携帯やスマートフォンを充電でき、停電や災害時の「困った」に役立ちます。また、平常時はいつものように複合機の電源を挿しておくだけで、蓄電システムにも給電されます

皆様、駆け足でご紹介してまいりましたが、いかがでしたでしょうか? 複合機と最新ITを中心にさまざまな場面、ケースで活用できる、効率アップとコスト削減をご紹介しました。本日はお忙しい中のご来場、誠にありがとうございました。

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