厳選10種! これだけ覚えれば時短確実のExcelショートカット集

「仕事が遅い人」にならないため、Excel操作の時短を図るには、ショートカットキーの習得が不可欠だ。今回は、特に時短に効果的なショートカットキー10種類を厳選して紹介する。

[2017年 7月13日公開]

圧倒的に時短可能! ショートカットを活用してスマートにExcelを操れ

ほんの少しのことを「知っているか、知らないか」で圧倒的な差がつくのがExcelだ。その象徴ともいえるのが、キー操作でさまざまな機能を実現する「ショートカットキー」の存在だろう。ショートカットキーを使いこなせているかどうかは、仕事の効率を大きく左右する。そこで今回は、マウスとキーボードを行ったり来たりしなくて済む、業務に効果的なショートカットキーを10種類厳選して紹介しよう。

厳選10種! これだけ覚えたいExcelショートカットキー

キー操作効果
「Alt」+「↓」キー同じ列に入力済みのデータをリスト表示
「Ctrl」+「D」キーすぐ上のセルのデータを入力
「Ctrl」+「;」キー今日の日付を入力
「F2」キー編集モードに切り替え
「Ctrl」+矢印キー表の末端のセルにすばやく移動
「Ctrl」+「Shift」+矢印キー表の末端までを選択
「Alt」+「Shift」+「=」キーオートSUMを実行
「Ctrl」+「1」キー「セルの書式設定」画面を開く
「F4」キー直前の操作を繰り返す
「Ctrl」+「S」キーファイルを上書き保存

「Alt」+「↓」キーで入力候補をリスト表示する

まずは、データ入力に便利なショートカットキーをいくつか紹介する。データ入力はキーボードから行うので、入力中の操作はマウスよりもショートカットキーを使用する方が時短効果は絶大だ。

表にデータを入力する際、同じ列に同じデータを何度も入力することがある。そのようなときに利用したいのが「Alt」+「↓」キーだ。データを入力するセルを選択して、「Alt」キーを押しながら「↓」キーを押すと、同じ列に入力済みのデータがリスト表示される(図1)。列内にデータが重複入力されている場合、重複するデータは自動で省かれるので便利だ。

図1 入力先のセルを選択して、「Alt」+「↓」キーを押すと、同じ列のデータがリスト表示される。「東京都」と「神奈川県」は2件ずつ入力されているが、リストに表示されるのは1件ずつだ。

リストからデータを選ぶ際にも、キーボードを使って手早く操作しよう。「↓」キーを押してデータを選択し、「Enter」キーを押すと、選択したデータをセルに入力できる(図2)。マウスのクリックでもデータを入力できるが、その場合、マウスとキーボードの往復に余計な時間がかかるので効率が悪い。

図2 リストが表示されたら、「↓」キーを押してデータを選択。「Enter」キーを押すと、選択したデータをセルに入力できる。

なお、リストに表示されるのは、入力先のセルの上に隣接するセル範囲の文字列だ。そのセル範囲の途中に空白セルがあると、空白セルより上のデータはリストに表示されないので注意しよう。また、表示されるのは文字データのみで、数値データは表示されない。

「Ctrl」+「D」キーですぐ上のデータをコピーする

すぐ上のセルと同じデータを入力する場合は、「Ctrl」+「D」キーを使う。セルを選択して「Ctrl」+「D」キーを押すと、選択したセルにその上のセルがコピーされる(図3、図4)。これは「下方向へコピー」と呼ばれる機能で、「D」は「Down」の頭文字だ。ショートカットキー一発で、瞬時に上と同じデータを入力できるので便利だ。

図3 入力先のセルを選択して、「Ctrl」+「D」キーを押す。

図4 すぐ上のセルと同じデータが入力された。

なお、「下方向へコピー」では書式もコピーされるため、上のセルに異なる色やフォントが設定されている場合、下のセルの書式が変わってしまう。書式をコピーせずに値だけをコピーしたい場合は、「Ctrl」+「D」キーではなく「Ctrl」+「Shift」+「2」キー(「2」は「ふ」と書かれたキー、テンキーは不可)を使うとよい。あわせて覚えておこう。

「Ctrl」+「;」キーで今日の日付を入力する

「登録日」「発行日」「見積日」など、書類に今日の日付を入力する機会は少なくない。「Ctrl」+「;」(セミコロン)キーを押すと、セルに今日の日付を入力できる(図5)。TODAY関数を使って今日の日付を入力する方法もあるが、その場合はファイルを開き直すとその時点の日付に変わってしまう。「Ctrl」+「;」キーで入れた日付なら、その日付をずっと保持できるので、入力日を記録しておきたいときに最適だ。

図5 セルを選択して「Ctrl」+「;」キーを押すと、今日の日付を入力できる。

ちなみに、セルに現在の時刻を入力したい場合は、「Ctrl」+「:」(コロン)キーを使う。また、一つのセルに現在の日付と時刻を両方入れたい場合は、「Ctrl」+「;」キー、スペースキー、「Ctrl」+「:」キーを順に押せばよい。

「F2」キーで編集モードに切り替える

確定済みのデータを部分的に修正したいことがある。セルをダブルクリックするとダブルクリックした位置にカーソルを表示できるが、キーボードに手があるときは「F2」キーを押すほうが速い。データの末尾にカーソルが表示されるので、「←」キーで修正位置にカーソルを移動して、データを修正しよう(図6、図7)。このように、データを修正するときの状態を「編集」モードと呼ぶ。

図6 編集するセルを選択して、「F2」キーを押す。

図7 編集モードになり、データの末尾にカーソルが表示されるので、「←」キーで修正位置にカーソルを移動してデータを修正する。

「F2」キーは、入力中のデータや数式を修正したいときにも役に立つ。通常、新しいセルにデータを入力すると「入力」モードになるが(図8)、入力モードで「←」キーを押すと、データが確定してアクティブセルが左隣に移動してしまう。入力中に手前の文字の間違いを発見したときは、「F2」キーを押して編集モードにしてから「←」キーを押して修正箇所に戻るとよい。

図8 新しいセルにデータを入力すると、入力モードになる。入力モードで矢印キーを押すと入力中のデータが確定してしまうので、データを修正したいときはF2キーを押して編集モードにする。

また、数式の入力時に「←」キーを押すと、数式に左隣のセル番号が入力されてしまう。セル内でカーソルを移動して数式を修正したいときは、「F2」キーを押して編集モードにしてから「←」キーで修正箇所に戻ろう。

「Ctrl」+矢印キーで表の末端のセルにすばやく移動する

続いて、大きな表の操作に便利なショートカットキーを見ていこう。画面に収まらないほどの大きな表で先頭や末尾のセルを選択したいとき、マウス操作の場合は目的のセルが画面上に現れるまでスクロールする必要があり、まどろっこしい。こんなときは、「Ctrl」+矢印キーを使おう。瞬時に矢印の方向の末端のセルを選択することができる。

例えば、表の真下の新しい行にデータを追加したい場合、表内のセルを選択し、「Ctrl」キーを押しながら「↓」キーを押す。すると、画面が自動でスクロールして、表の下端のセルが選択される(図9、図10)。あとは「↓」キーを1回押して真下の行に移動し、データを追加すればよい。

図9 表内のセル(ここではセルA4)を選択して、「Ctrl」+「↓」キーを押す。

図10 画面がスクロールして、表の下端のセル(ここではセルA34)が選択された。

実際には「Ctrl」+矢印キーは、連続してデータが入力されている範囲の末端のセルに移動するショートカットキーだ。移動方向に空白セルがある場合は、表の末端のセルに移動するまで「Ctrl」+矢印キーを何度か押す必要がある。1回で末端のセルに移動するためには、データが全部埋まっている行や列のセルを起点とするのがポイントだ。

「Ctrl」+「Shift」+矢印キーで表の末端までを選択する

「Ctrl」+矢印キーは表の末端のセルを選択するショートカットキーだが、これに「Shift」キーを併用すると、起点のセルから末端のセルまでをすばやく選択できる。

例えば、下図のような表で数値が入力されているセル範囲に書式を設定したい場合、まず、先頭のセルB4を選択して、「Ctrl」+「Shift」+「→」キーを押す(図11)。右端までのセル範囲が選択されるので、その状態で「Ctrl」+「Shift」+「↓」キーを押すと、下端までのセル範囲をすばやく選択できる(図12)。

図11 数値の先頭のセルB4を選択して、「Ctrl」+「Shift」+「→」キーを押すと、セルB4~I4が選択される。

図12 続いて「Ctrl」+「Shift」+「↓」キーを押すと、セルB4~I34が一気に選択される。

「Alt」+「Shift」+「=」キーでオートSUMを実行する

Excelで行う計算で最も使用頻度が高いのは「合計」だろう。リボンの「ホーム」タブや「数式」タブにある「オートSUM」ボタンをクリックすれば簡単に合計式を入力できるが、徹底的に時短を目指すなら「Alt」+「Shift」+「=」キーを使おう(図13~図15)。タブを切り替えて「オートSUM」ボタンを探すより、断然スピーディーに合計式を入れられる。

図13 合計欄のセルを選択して、「Alt」+「Shift」+「=」キーを押す。

図14 オートSUMが実行される。正しい合計式が表示されていることを確認して、「Enter」キーを押す。

図15 合計値が表示された。

「Ctrl」+「1」キーで「セルの書式設定」画面を開く

続いて、編集操作に便利なショートカットキーを二つ紹介する。セルに書式を設定する際に「セルの書式設定」ダイアログボックスを使う。このダイアログボックスの表示方法はいろいろあるが、最速は「Ctrl」キーを押しながら「1」キー(「ぬ」と書かれたキー、テンキーは不可)を押す方法だ(図16)。瞬時に「セルの書式設定」ダイアログボックスが表示されるので、目的のタブに切り替えて設定を行えばよい。

図16 書式設定するセルを選択して、「Ctrl」+「1」キーを押すと、「セルの書式設定」ダイアログボックスを表示できる。

なお、「セルの書式設定」ダイアログボックスの「フォント」タブを使用したい場合は、「Ctrl」+「Shift」+「P」キーを使用すると直接「フォント」タブを表示できる。

「F4」キーで直前の操作を繰り返す

複数の箇所に同じ操作を行いたい場合は、「F4」キーが便利だ。セルを選択して「F4」キーを押すと、直前に行った操作を繰り返すことができる。

例えば、表の1行おきに空行を挿入するケースを考えよう。まずは、先頭の挿入行のセルを選択して、「ホーム」タブの「挿入」→「シートの行を挿入」をクリックして空行を挿入する(図17)。あとは、

  • 「↓」キーを2回押して2行下のセルを選択
  • 「F4」キーを押す

という操作を繰り返せば、表の1行おきにテンポよく空行を挿入できる(図18)。

図17 挿入位置の行のセル(ここではセルA5)を選択し、「ホーム」タブの「挿入」→「シートの行を挿入」をクリックして、シートの5行目に空行を挿入した。

図18 図17の状態で「↓」キーを2回押して2行下のセル(ここではセルA7)を選択し、「F4」キーを押すと、シートの7行目に空行を入れられる。

「Ctrl」+「S」キーでファイルを上書き保存する

最後に、上書き保存のショートカットキーを紹介する。

不意のアクシデントに備えて、上書き保存は小まめに行いたいものだ。しかし、入力作業中にマウスに持ち替えて「上書き保存」ボタンをクリックするのは面倒だ。キーボードに手があるときは、「Ctrl」+「S」キーを押して手早く上書き保存しよう。「S」は「Save」の頭文字なので覚えやすい。

今回は、Excelの時短に役立つショートカットキーを紹介した。1回のキー操作で節約できる時間はわずかだが、ちりも積もれば山となる。ショートカットキーを使いこなして、「仕事が速い人」にパワーアップしてほしい。

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