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半角全角を統一するExcel関数で見た目すっきり

住所欄に半角・全角が混在する社員名簿を整えよう

総務の前任者から引き継いだExcelファイルの社員名簿。よく見ると、住所欄の数字やハイフンに半角と全角が入り混じっています。これでは少し体裁が悪いですよね。Excel関数を使えば、そのような悩みも一瞬で解決できますよ。

[2018年 5月14日公開]

全角は半角に、半角は全角にする関数で一発変換

総務・人事の現場では、複数の人物が一つの社員名簿のファイルを編集することもあるでしょう。このとき、入力ルールが統一されていないと「人によって英数記号の半角・全角が異なる」というトラブルがよく起こります。

とはいえ、目視で確認しながら全角を半角に(または半角を全角に)一つずつ変更していくのは大変です。数字だけなら、Excelの置換機能を使って全角の「1」~「0」をそれぞれ半角に置換する……という方法もなくはありませんが、それでも10回も置換を繰り返すのはかなり面倒な作業になります。こんなときこそ、関数で一気に変換していきましょう。

セルを指定するだけ! あっという間に半角に変換

セルに含まれる全角の文字を半角に変換するには、「ASC」(アスキー)関数を使用します。変換できる文字だけを探して全角から半角に変換するので、引数には文字列が入力されているセルをまるごと指定できます。

ここでは、住所欄に含まれる番地に半角・全角が混在している社員名簿を例に、全角を半角に統一していきます。

ASC関数の構文
ASC(文字列)

(1)半角に変換した住所を表示するための列を挿入する

挿入したい場所の列番号を右クリックし、表示されるプルダウンメニューから[挿入] をクリックします。

選択していた列が右に移動し、空白列が挿入されました。

(2)ASC関数を入力する

ASC関数を挿入します。上図は[fx](関数の挿入)ボタンから、関数の引数ウィザードを表示した入力例です。引数を入力するテキストボックスにカーソルを置き、住所が入力してあるセルを指定して、[OK]をクリックします。セルや数式バーに直接、関数を含む数式(ここでは「=ASC(F3)」)を入力しても構いません。

(3)全角の文字が半角に変換された

ASC関数により、全角だった番地部分が半角になりました。

(4)フィルハンドルをダブルクリックして数式をコピーする

コピー元のセルをクリックし、フィルハンドルを表示します。マウスポインターをフィルハンドルの上に重ねると、太い[+]に変化します。この状態でダブルクリックします。

(5)オートフィルにより数式がコピーされた

オートフィルにより数式がコピーされ、全角と半角が混在していた番地などの文字列が半角に統一されました。

全角への統一も同じ要領でできる

反対に、半角を全角に統一したい場合は「JIS」(ジス)関数を使います。ASC関数と同様、セルに含まれる文字列から該当箇所のみを変換するため、セルをまるごと引数として指定できます。

以下の手順では、空白の列を挿入した後から説明していきます。

JIS関数の構文
JIS(文字列)

(1)JIS関数を入力する

JIS関数を挿入します。上図は[fx](関数の挿入)ボタンから、関数の引数ウィザードを表示した入力例です。引数を入力するテキストボックスにカーソルを置き、住所が入力してあるセルを指定して、[OK]をクリックします。セルや数式バーに直接、関数を含む数式(ここでは「=JIS(F3)」)を入力しても構いません。

(2)フィルハンドルをダブルクリックして数式をコピーする

JIS関数が入力されましたが、この例で引数に指定したセルF3は全角のみなので、変化がありません。フィルハンドルをダブルクリックして、数式をコピーしましょう。

(3)オートフィルにより数式がコピーされた

オートフィルにより数式がコピーされました。セルF4以降が引数となる行では、半角の文字が全角に変換されたことを確認できます。

元のデータが不要なら「値の貼り付け」で上書き

ASC関数とJIS関数により、住所に含まれる数字や記号を半角・全角に統一できました。しかし、関数を入力したセル(G列)に表示されているのは数式の結果なので、元データとなっているセル(F列)を削除できません。住所そのものを変更したい場合も、元データのセルを編集する必要があります。

統一の結果に問題がないのであれば、元データのセルに「値の貼り付け」をして、数式の結果だけを残しましょう。以降は自由に編集できるようになります。

(1)ASC関数の結果をコピーする

ASC関数またはJIS関数の数式が入力されているセルを選択し、[コピー]ボタンをクリックします。ショートカットキーの[Ctrl]+[C]でも構いません。

(2)貼り付け先のセルを選択する

ここでは元データのセルに貼り付けるので、その範囲の先頭となるセル(F3)をクリックしてアクティブにします。

(3)[値の貼り付け]を実行する

[貼り付け]の下にある[▼]から[値の貼り付け]をクリックします。

(4)ASC関数の結果のみが貼り付けられた

ASC関数で取り出した結果が、値として貼り付けられました。これで半角統一後の住所を直接編集できるようになります。

半角・全角への統一はASCまたはJIS関数で行える

数字や記号の入力ルールが決まっていない状態で、複数人が一つの名簿を編集すると起こってしまう「半角・全角の不統一問題」。関数を使えば簡単に解決できることがお分かりいただけたと思います。住所だけでなく、電話番号の一覧でも役に立つテクニックです。

また、値のみ貼り付ければ、関数で求められた結果を通常の文字列として扱えるようになります。関数で修正→値の貼り付けで確定し、見栄えの良い社員名簿に仕上げてくださいね。

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