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Excel関数で名簿「ふりがな」を一覧にする

キーボードで入力した漢字の「読み」をPHONETIC関数で取り出す

社員名簿に入力されている姓名のふりがなを一覧にしたいとき、あらためて入力し直すのは大変な手間になります。そのようなときに役立つのが、Excelの文字列操作関数の一つである「PHONETIC」(フォネティック)関数です。基本的な使い方と、ふりがなの修正方法を紹介します。

[2018年 5月28日公開]

Excelにおけるふりがなの扱いを知ればムダな入力作業は不要

多くの社員と接することを業務とする総務担当者にとって、読み方が難しい人名は悩みのタネ。社員名簿には姓名の漢字表記とは別に、ふりがなの一覧が欲しいと思うこともあるでしょう。

日本語向けに用意されたExcel関数の一つである「PHONETIC」(フォネティック)関数は、引数となる文字列の「読み」をふりがなとして取り出します。ただ、キーボードで入力したときの文字列を読みとして認識するため、場合によっては想定外の文字列をふりがなとして表示することがあります。ふりがなの修正方法も含めて見ていきましょう。

漢字表記のセルをPHONETIC関数の引数に指定するだけ

まずは、PHONETIC関数の基本的な使い方を紹介します。第1回のCONCAT関数を使って連結した「姓名」表示が崩れないように、ここではExcelで入力した「姓」列の前に「姓(ふりがな)」列を追加し、PHONETIC関数で姓のふりがなの一覧を作成します。

PHONETIC関数の構文
PHONETIC(文字列)

(1)ふりがなを表示する関数を入力するための列を挿入する

挿入したい場所の列番号を右クリックし、表示されるプルダウンメニューから[挿入]をクリックします。

選択していた列が右に移動し、「姓」列の前に空白列が挿入されました。

(2)PHONETIC関数を入力する

PHONETIC関数を入力します。上図は[fx](関数の挿入)ボタンから、関数の引数ウィザードを表示した入力例です。引数を入力するテキストボックスにカーソルを置き、住所が入力してあるセルを指定して、[OK]をクリックします。セルや数式バーに直接、関数を含む数式(ここでは「=PHONETIC(D3)」)を入力しても構いません。

ふりがなが取り出されました。

(3)オートフィルでコピーする

フィルハンドルをダブルクリックしてオートフィルで一気にコピーします。

(4)ふりがなの一覧が表示された

数式がコピーされ、「姓」のふりがなが表示されました。

漢字はそのままで、ふりがなだけを修正するには?

読み方が難しい人名や、幾つかの読み方がある人名を入力するとき、とりあえず一般的な読みで変換して、見た目だけ同じ漢字にすることがありませんか? 例えば「祝」を「しゅく」、「西原」を「にしはら」で変換するケースです。「祝」は「はふり」「ほうり」などが正しい読みで、「西原」は「にしばる」と読むこともあります。

PHONETIC関数で取り出されるのは入力したときの文字列なので、上記のケースでは誤ったふりがなが表示されてしまいます。また、読みを入力して変換したのではなく、ほかのセルやファイルなどからコピー&貼り付けした文字列には読みが記録されていないため、ふりがなを取り出せません。

そのような場合でも、Excelで[ふりがなの編集]を実行すれば、入力済みの漢字表記はそのままで正しいふりがなを入力でき、それをPHONETIC関数で取り出せます。修正方法は以下の通りです。

(1)ふりがなを表示する

表示されたふりがなのうち、本来の読みとは違うものが表示された箇所を確認しておきます。ここではそれぞれ「ミヤシロ」を「ミヤギ」に、「フルタ」を「コダ」に、「イマノ」を「コンノ」に修正していきます。

ふりがなを修正するため、まずはふりがなを表示します。ふりがなを表示したいセルを選択し、[ホーム]タブにある[ふりがなの表示/非表示]をクリックします。

ふりがなが表示されました。

(2)ふりがなを編集できる状態にする

ふりがなを修正したいセルをクリックし、[ふりがなの表示/非表示]ボタンの右にある▼から[ふりがなの編集]をクリックします。ここでは「ミヤギ」と表示したいのに、「ミヤシロ」とふりがなが振られている箇所を修正します。

(3)ふりがなを修正する

ふりがなが編集できるようになったので、修正します。設定した文字種(標準では全角カタカナ)で自動的に表示されるので、ひらがなのままで問題ありません。

(4)修正したふりがなが表示された

修正が終わると、PHONETIC関数で取り出したふりがなも修正されます。同様に修正が必要な姓を編集していきます。

(5)ふりがなを非表示にする

ふりがなの修正が完了しました。ふりがなを表示していたセルを選択し、[ふりがなの表示/非表示]ボタンをクリックします。

ふりがなが非表示になりました。

社員一人一人の名前を正しく呼んで総務担当者の面目躍如

自分の名前を正しく覚えてもらえるのは、当たり前のことのようで、意外とうれしいもの。業務上、全社員と接することのある総務担当者としては、正しい読みをしっかり理解して、やる気を向上させたいものですよね。

Excelでふりがなの一覧を表示し、間違っている読みだけを修正すれば、全社員の正しい名前を効率的に把握できます。PHONETIC関数と[ふりがなの編集]機能は、総務担当者の心強い味方となることでしょう。

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