役立つ! 総務マガジン

入力作業を「時短」するExcel三つの基本ワザ

キー操作や便利機能で作業効率が見違える!

「セル」に入力するという特性上、Excelでの入力作業はタッチタイピングができる人でも苦手に感じることが多いようです。目的のセルにカーソルを確実に移動する方法や、入力済みのデータを選択する方法、入力規則の設定をマスターすると、作業がぐっとラクになりますよ。

[2018年 6月25日公開]

Excel特有の操作を覚えればスピードアップにつながる

「WordやPowerPointへのテキストの入力は速くても、Excelではスピードダウンしてしまう」という人は少なくありません。入力したいセルにカーソルを移動するのに手間取ることが原因のようです。

そこで今回は、総務担当者が日常的に行うExcelの入力作業をスピードアップする三つの基本ワザを紹介します。[Tab]と[Enter]を使ったキー操作、オートコンプリートとリスト、入力規則を活用し、業務の「時短」を実現しましょう!

基本は[Tab]キー。行の最後まで行ったら[Enter]キー

カーソルのあるセル(アクティブセル)を移動するには、通常、次の四つの方法があります。

  1. マウス
  2. 矢印キー
  3. [Tab]キー
  4. [Enter]キー

マウスを使えば確実にカーソルを移動できますが、そのたびにキーボードから手を離すことになるため、効率的とはいえません。

とはいえ、矢印キーなら効率的かというと、そうでもありません。例えば、行の末尾のセルまで入力したあと、行の先頭に戻りたい場合、[←]キーを何度も押すことになります。セル2~3個分ならまだいいのですが、十数個もあったら嫌になりますよね。

そこでマスターしたいのが、[Tab]キーと[Enter]キーの組み合わせです。どのようにカーソルが動くのかを確認してみましょう。

[Tab]キー
カーソルを一つ右のセルに移動する。
[Enter]キー
カーソルを一つ下のセルに移動する。カーソルを[Tab]キーで移動した場合、移動を開始したセルの一つ下のセルに移動する。

(1)[Tab]キーで一つ右のセルに移動する

入力を開始したいセル(ここではセルB52)をクリックしてアクティブにし、文字を入力します。

入力し終えたら、[Enter]キーではなく、[Tab]キーでセルの内容を確定します。

カーソルのあるセル(アクティブセル)が一つ右に移動しました。

(2)[Enter]キーで次の行の先頭に戻す

同様に[Tab]キーで移動し、行の最後の列までアクティブセルが移動しました。ここで[Enter]キーを押します。

アクティブセルが次の行の先頭に移動しました。ここでは[Tab]キーでの移動をセルB52から開始したため、その一つ下のセルB53がアクティブになっています。以降も同様に[Tab]キーと[Enter]キーでセルを移動すれば、データを同じ順序で入力できて便利になる、というわけです。

繰り返し入力するデータならオートコンプリートとリスト機能

社員名簿では部署名や部門長など、繰り返し入力するデータが幾つかあります。そのような場合に便利なのがオートコンプリートやリストの機能です。

オートコンプリートとは、セルに文字を入力し始めると、同じ項目内で既に入力されている文字列と同じものを入力候補として表示する機能です。候補として挙げられたものを入力したい場合、[Enter]キーを押すことで確定できます。

リストは、セルがアクティブになった状態で[Alt]+[↓]キーを押すことで、項目内に入力済みのデータの一覧を表示します。[↑][↓]キーで目的の文字列を選択したら、[Enter]キーを押して確定しましょう。

いずれもデータを正確に、すばやく入力する大きな助けとなります。実際の使い方を見ていきましょう。

オートコンプリート
セルに入力した文字列が、その列の既存のデータと一致するときに、残りの文字列が自動的に補完される機能。
リスト
[Alt]+[↓]キーを押すことで、列方向に隣接するセル内に入力済みのデータをドロップダウンリストとして表示する機能。[↑][↓]キーで入力するデータを選択できる。

(1)オートコンプリートを使ってデータを入力する

部署名を入力する列にあるセルをアクティブにし、最初の一文字を入力すると、入力済みのデータの中からその文字で始まる文字列が候補として表示されます。ここで[Enter]キーを押しましょう。

(2)オートコンプリートでデータを入力できた

候補として表示された文字列で入力が確定されました。

(3)リストを表示する

部署名を入力する列にあるセルをアクティブにし、[Alt]+[↓]キーを押します。既に入力されているデータがリストとして表示されました。

(4)リストから入力するデータを選択する

[↑][↓]キーを押して入力したいデータを選択し、[Enter]キーを押します。

(5)リストからデータを入力できた

リストから文字列を入力できました。オートコンプリートとリストを使えば、同じ部署名を何度も入力する必要がなくなり、入力作業の効率化につながります。

データの入力規則を使えば「日本語→英数→日本語」の切り替えもラク!

電話番号が全角数字になったり、「f.fujimoto@example.com」と入力したいのに「f。ふじもと@えぁmpぇ。こm」になったりして、イライラした経験はありませんか?

[半角/全角]キーを押して「半角英数」モードにすればいいのですが、姓名→電話番号→メールアドレス→姓名……と繰り返し入力していく中で毎回切り替えるのは、少々面倒です。電話番号やメールアドレスを入力するときだけ、自動的に「半角英数」モードになってくれたらラクですよね。

そこで使いたいのが「データの入力規則」です。あらかじめ設定しておけば、キーボードから入力する文字を「半角英数」にするのか「ひらがな」にするのかを制御できます。

データの入力規則
セルに入力できるデータの種類または値を制限する機能。

(1)[データの入力規則]ダイアログボックスを表示する

「半角英数」モードで入力したい列(ここでは「電話番号」のあるG列)を選択し、[データ]タブの中の[データの入力規則]をクリックします。

(2)「半角英数」モードで入力したい列に入力規則を設定する

[データの入力規則]ダイアログボックスで[日本語入力]タブをクリックし、[日本語入力]の[▼]から[オフ(英語モード)]を選び、最後に[OK]をクリックします。

(3)データの入力規則が設定されたことを確認する

データの入力規則を設定していない列(ここでは「住所」のあるF列)をクリックすると、入力モードは「ひらがな」になっています。

データの入力規則を設定したセルをアクティブにすると、入力モードが「半角英数」に自動的に切り替わりました。

(4)「ひらがな」モードで入力したい列に入力規則を設定する

続けて、日本語を入力したい列にデータの入力規則を設定します。複数列をまとめて設定できるので、ここではC列からF列までを選択し、[データの入力規則]ダイアログボックスを表示します。[日本語入力]タブを開き、[日本語入力]の[▼]から[オン]を選択し、最後に[OK]をクリックします。

(5)データの入力規則が設定されたことを確認する

セルをアクティブにすると、入力モードが「ひらがな」に自動的に切り替わりました。

入力作業の効率化は、チーム全体の業務の効率化にも効果あり

今回は、Excelの入力作業をスピードアップする方法を三つ紹介しました。ほかにもさまざまなテクニックがありますが、セルの移動、オートコンプリートとリスト、データの入力規則を基本として覚えておくと、あらゆるケースで時短を実現できることでしょう。

また、オートコンプリートとリストは、総務・人事の複数人の担当者が一つのファイルを編集するときに、入力ミスや表記ゆれを防ぐ効果もあります。チーム全体として入力精度を高め、業務効率をアップしていきましょう。

協力メディア

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