役立つ! 総務マガジン

Excelピボットグラフでデータを「見える化」

集計したデータをグラフにすれば説得力アップ!

データの集まりをさまざまな軸で集計し、分析できるピボットテーブル。今回は分析した結果を分かりやすく、説得力がある形で「見える化」して伝えるために、グラフを作成する「ピボットグラフ」機能の使い方を解説します。

[2018年11月26日公開]

特集:Excelピボットテーブル

データの集計を効率化する「ピボットテーブル」機能を全4回でたっぷり特集! 独特の仕組みを理解して、総務のさまざまな業務で使いこなしましょう。

表だけでなくグラフもピボット! 項目の入れ替え自由自在

これまで3回にわたって、ピボットテーブルの基礎から応用までを解説してきました。軸の入れ替えや抽出、グループ化によって詳細なデータの分析ができ、オフィスの課題の解決や改善方法の発見に役立ちます。

では、分析した結果を会議などで伝えるときには、どうしたらいいでしょうか? ひと目でデータを比較したり推移を確認したりするには、グラフが効果的です。ピボットテーブル特集の最終回である今回は、ピボットテーブルの内容を簡単にグラフ化する「ピボットグラフ」を解説します。

Excelでグラフを作成するには、通常だと見せたい内容に合わせて縦軸と横軸の項目や見せるデータを最初に決め、作表しなければなりません。ところがピボットグラフは、ピボットテーブルと同様に、基のデータから自在に軸を変えたりデータを抽出したりできます。的確に伝わるグラフを、少ない手間で作れることが特長です。

ピボットグラフを作成する

ここでは、ピボットテーブルから簡単なピボットグラフを作成します。グラフの形式を選んだ後で見せたいデータだけを抽出し、シンプルなグラフにしましょう。

(1)ピボットテーブルを変更する

ピボットグラフの基になるピボットテーブルを作成します。ここでは[行]領域に「部署」項目、[列]領域に「持出消耗品名」項目、[値]領域に「金額」項目を設定。部署ごと、品名ごとの金額を集計したピボットテーブルを作成しました。

(2)ピボットグラフを挿入する

ピボットテーブルをクリックして選択した状態で、[分析]タブの[ツール]ボタンの[▼]から[ピボットグラフ]をクリックします。

(3)グラフの種類などを選択する

[グラフの挿入]ダイアログボックスが表示されました。ここでは金額が比較しやすいように、縦棒グラフを作ることにします。[縦棒]の[集合縦棒]をクリックし、[OK]をクリックしましょう。

(4)ピボットグラフが挿入された

ワークシートにピボットグラフが挿入されました。このとき、作業ウィンドウの[ピボットテーブルのフィールド]が[ピボットグラフのフィールド]へ変更されます。また、領域名の[行]が[軸(分類項目)]、[列]が[凡例(系列)]と変わっています。この後の作業ではワークシート部分を広く使いたいため、[ピボットグラフのフィールド]を[閉じる]ボタンで閉じておきましょう。

(5)凡例フィールドボタンでデータを抽出する

作成したグラフは、凡例(ここでは「持出消耗品名」)が多過ぎるため見にくくなってしまっています。グラフで見せたい品名だけを抽出しましょう。凡例フィールドボタン([持出消耗品名]と表示されている部分)の[▼]をクリックします。

(6)表示したい品名を選択する

品名の一覧が表示されたら、「コピー用紙(A3)」「コピー用紙(A4)」「コピー用紙(B5)」の3点にチェックマークを付けた状態にして[OK]をクリックします。

(7)選択した品名だけのグラフができた

部署ごとの、3種類のコピー用紙にかかった使用を比較するグラフができあがりました。フィルターがかかっているため、凡例フィールドボタンの[▼]には漏斗(じょうご)のアイコンが表示されています。

ピボットグラフの種類と項目を変更する

以上で、部署ごと、消耗品ごとの金額を比較する縦棒グラフができました。次にグラフの種類と項目を変更し、各部署の金額の月別推移が分かる折れ線グラフにしましょう。

通常のグラフでも縦棒グラフから折れ線グラフへの変更はすぐに行えますが、項目を入れ替えるには表を作り直し、範囲の選択などもやり直さなくてはいけません。しかし、ピボットグラフなら、以下の手順のように項目の入れ替えも簡単です。やり方を見ていきましょう。

(1)[ピボットグラフのフィールド]を表示する

ピボットグラフを選択し、[分析]タブの[表示/非表示]ボタンの[▼]から[フィールドリスト]をクリックします。

(2)表示項目を設定する

表示された[ピボットグラフのフィールド]で軸を入れ替え、[軸(分類項目)]領域に「月」項目、[凡例(系列)]領域に「部署」項目を設定します。[値]領域の「金額」項目はそのままとします。

このとき、[ピボットグラフのフィールド]の一覧に表示されている[持出消耗品名]項目の右に漏斗のアイコンが表示されています。これは、フィルターが設定されたままであることを表しますが、ピボットグラフのどの領域にも設定していないため、ピボットグラフ上にフィルターは適用されません。

(3)グラフの種類を変更する

グラフの種類を縦棒グラフから折れ線グラフへと変更しましょう。ピボットグラフを選択した状態で、[デザイン]タブの[グラフの種類の変更]ボタンをクリックします。

(4)[折れ線]を選択する

表示された[グラフの種類の変更]ダイアログボックスから[折れ線]の[折れ線]をクリックして[OK]をクリックします。

(5)折れ線グラフへと変更された

横軸に「月」、凡例に「部署」が設定され、各部署の金額の月別推移が分かる折れ線グラフが完成しました。

(6)[ピボットグラフのフィールド]を非表示にし、見やすく調整する

[ピボットグラフのフィールド]を閉じ、完成したピボットグラフを大きく表示して見やすくしましょう。グラフの周囲に表示される丸印をドラッグすると大きさを調整できます。

ピボットテーブルの内容を、さらに見やすくしよう

ピボットテーブルは、集計する軸となる項目や抽出するデータを変え、高度な集計や分析も簡単に行えることが特長です。ピボットグラフもピボットテーブルと同じ特長を持ち、集計や分析の結果を説得力のあるグラフとして「見える化」できます。

今回は、量の比較に向いた縦棒グラフと、推移を分かりやすくする折れ線グラフを作成しました。ほかにも円グラフや面グラフなど、さまざまな形式をピボットグラフで作成可能です。

伝えたいことが分かりやすくなるように、軸の設定やデータの抽出方法、グラフの種類などを工夫していきましょう。基のデータに影響を及ぼさず、試行錯誤がやりやすいことも、ピボットテーブル/ピボットグラフの大きな利点です。

協力メディア

できるネット(https://dekiru.net)

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