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Excelの住所録から大量の宛名をラクラク印刷

Excelの住所録を活用して宛名印刷を省力化!

年末年始のあいさつやイベントの案内、事務所移転や人事異動のお知らせなど、大量の郵便物を扱う機会は多いもの。Excelの住所録を活用し、Wordと組み合わせて社内で簡単に宛名印刷ができる方法をマスターしましょう。

[2018年12月10日公開]

何百件の住所データでも自動的に取り込める「差し込み印刷」

取引先や発注先などの住所録を、Excelで管理している企業は多いでしょう。入力や抽出に必要な機能がそろっているうえ、ほかのアプリとのデータ交換が容易なことも利点です。

では、その住所録を、どれくらい活用しているでしょうか? 例えば郵便物を発送するとき、Excelから1件ずつコピーして別のアプリに貼り付けるのでは、大変な手間が掛かってしまいます。しかし、Wordと組み合わせて使える「差し込み印刷」機能なら、Excel上の何百件とある住所録のデータを自動的にWordに取り込んで、全ての宛名を簡単に印刷できます。

これまでは外注していた宛名印刷も、差し込み印刷を使えば内製化して、費用と時間を節約できるかもしれません。今回は、Excelで差し込み印刷に使える住所録を作る方法と、Wordで差し込み印刷を実行する方法を解説します。

Excelの住所録を差し込み印刷で利用可能な形式にする

Wordと連携させるには、住所録のExcelファイルが「リスト形式」になっている必要があります。リスト形式とは、以下の条件を満たした表を指します。

  • 1行ごとに1件のデータになっている(1列ごとではない)
  • 1行目が表の見出し(項目名)である
  • 表の途中に空白の行や列がない

これら以外に、データの項目の種類や並び順などの条件はありません。宛名に必要な住所や氏名の項目がそろっていれば、現在使っている住所録をそのまま利用できます。

まずはExcelファイルを開いて、リスト形式の条件を満たしているかを確認しておきましょう。以下の表は、1行が1件のデータで先頭行が見出し、途中に空白の行や列がない、という条件を満たしています。

住所録のExcelファイルを開き、リスト形式の条件を満たしているかを確認しましょう。問題がなければ、そのまま差し込み印刷に利用できます。先頭行に余計なデータ(表のタイトルなど)がある、見出し行がない、空行があるなどの問題がある場合は修正しておきます。

なお、住所録をExcelで開いたままでは差し込み印刷が利用できないため、確認の終わったファイルは閉じておきましょう。

Wordではがき宛名面のひな型を作る

住所録に問題がないことを確認できたら、Wordで差し込み印刷の設定をしましょう。差し込み印刷は、文書の一部を別のデータで次々と入れ替えて(データを差し込んで)印刷できる機能です。はがきの宛名面に送付先の郵便番号や住所、氏名などを入力する欄を設定して、Excelファイルのデータを指定することで、一つのひな型で住所録にある全員分の宛名を印刷できます。

では早速、はがきの宛名面を簡単に作成できる[はがき宛名面印刷ウィザード]と差し込み印刷を組み合わせて、宛名を作っていきましょう。

(1)[はがき宛名面印刷ウィザード]を起動する

Wordで新規文書を作成し、[差し込み文書]タブ内の[作成]から[はがき印刷]→[宛名面の作成]の順にクリックします。

(2)[はがき宛名面印刷ウィザード]が起動した

[はがき宛名面印刷ウィザード]が起動しました。[次へ]をクリックします。

(3)はがきの種類を選ぶ

作成したい宛名面の、はがきの種類を選びます。ここでは年賀状を想定して[年賀/暑中見舞い]を選択して[次へ]をクリックします。

(4)はがきの様式を選ぶ

縦書きか横書きかを選びます。ここでは[縦書き]を選択して[次へ]をクリックします。

(5)フォントを選ぶ

印刷する際のフォント(書体)を選びます。ここでは[HGP行書体]を選択して[次へ]をクリックします。

(6)差出人情報を入力する

差出人の氏名や住所などの情報を入力します。差出人の情報として必要がない欄は、空白のままで構いません。入力が終わったら[次へ]をクリックします。

(7)差し込む住所録を選択する

差し込み印刷で使用する住所録を指定します。[既存の住所録ファイル]を選択して[参照]をクリックし、住所録のExcelファイルを選択したら[完了]をクリックします。

選択したExcelファイル中の、使用する住所録のワークシートを選択します。[住所録_1$]が選択された状態で[OK]をクリックします。

(8)宛名面のひな型ができた

年賀はがきの宛名面が表示され、データが差し込まれました。

(9)出来上がったひな型で差し込みのデータを確認する

ひな型が出来上がったら、[はがき宛名面印刷]タブに切り替え、[▶](次のレコード)ボタンをクリックしましょう。クリックするたびに差し込みの住所録のデータが1件ずつ切り替わり、レイアウトやデータの内容を確認できます。

[はがき宛名面印刷]機能を使って差し込み印刷を実行

社名や肩書を加えてひな型の調整ができたら、いよいよ印刷です。通常の[印刷]ではなく、[はがき宛名面印刷]タブから差し込み印刷を行います。

(1)[はがき宛名面印刷]タブから[すべて印刷]を実行する

[はがき宛名面印刷]タブで[印刷]グループの[すべて印刷]をクリックします。

(2)印刷したいデータを選択する

[プリンターに差し込み]の[レコードの印刷]で、印刷するレコード(住所録の項目。表の上から1、2、3……と件数を数えます)を指定します。今回は[すべて]を選択した状態のまま[OK]をクリックします。

(3)印刷を実行する

[印刷]が表示されたらプリンターを確認し、[OK]をクリックして印刷を実行します。

これで、WordとExcelの連携による差し込み印刷は完了です。住所録に項目が100件あれば、100件分のはがきの宛名を一気に印刷できます。

なお、今回作った宛名のひな型をWordファイルとして保存し、再度開くと、次のようなダイアログボックスが表示されます。[はい]をクリックして実行しましょう。

差し込み印刷のために、指定した住所録から住所のデータを取り出すコマンドを実行します、という意味です。[はい]をクリックすると、データを取り込んで文書が表示されます。

差し込むExcelファイルの管理には要注意

差し込み印刷における注意点としては、差し込みを行う住所録のExcelファイルや、そのファイルを保存しているフォルダーの名前を変更すると、Word側で住所録を読み込めなくなることが挙げられます。住所録のExcelファイルは移動したり名前を変えたりしないよう、総務のスタッフに周知したうえで管理しましょう。

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