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Excelの表示形式で金額を分かりやすく

「請求書の金額が一桁違う!」重大トラブルにさようなら

百万、千万といった単位の金額は、並んだ数字だけを見てもすぐには把握しにくいものです。適切な桁区切りや単位の表示で、分かりやすく、一目で金額が把握できる書類を作りましょう。

[2019年 1月15日公開]

桁区切りや「単位:千円」のような表示も思いのまま

Excelでは、セルのデータに「表示形式」を設定して、同じデータでも表示の仕方を変えられます。例えば「1000000」という数値も、そのままでは桁数を把握しにくいですが、桁区切りのカンマを加えて「1,000,000」と表示したり、さらに通貨の記号を加えて「\1,000,000」のように表示したりすることも可能です。

大きな数字は、見やすいように桁区切りが必須。さらに請求書などでは、通貨記号を加えることが一般的ですね。適切な表示形式にすることで、入力した数字の桁の間違いなども発見しやすくなり、ミスを防止できます。

表示形式を活用すれば「100万円」のように漢字の単位を付けたり、千円未満の単位を表示せず「単位:千円」の表やグラフを作ったりすることもできます。今回は、基礎的な桁区切りなどの設定から、やや複雑な形式まで、さまざまな数字の表示形式の設定を解説します。

通貨記号と桁区切りのカンマを表示する

ここでは、総額275万円の請求書を作成します。項目ごとに「単価×個数」で金額を計算し、それらをまとめた小計と消費税を足して、請求金額を算出しています。しかし、表示形式が設定されていない(標準形式である)ため「2750000」と表示され、一目見ただけでは金額が把握しにくい状態になっています。

なお、請求額の計算では指定した桁数で切り捨てる「ROUNDDOWN」関数を使って百の位を切り捨て、最小単位が千円になるようにしています。

表示形式を設定していない請求書です。セルA9に表示されている請求額が「2750000」となっていて、桁を把握しにくいだけでなく、単位(日本円なのか、それともほかの単位なのか)も分かりません。

そこで総額のセルに、日本円を表す通貨記号「\」と桁区切りを設定しましょう。[セルの書式設定]ダイアログボックスを利用して操作します。

(1)[通貨表示形式]を選択する

総額が入力されているセルA9を選択した状態で、リボンの[数値]グループにある[通貨表示形式]をクリックします。

(2)セルに通貨の表示形式が適用された

セルに[通貨](日本語)の表示形式が適用され、先頭に「\」が表示されると同時に桁区切りが行われ、275万円の請求だということが、すぐに分かるようになりました。

より読みやすい「○○万○千円」という表示にする

次は、表示形式の応用編です。金額を「275万0千円」と記載し、さらにセルの先頭に「請求金額」という文字を加えて、さらに読みやすくしましょう。

(1)[セルの書式設定]を開く

総額が入力されているセルA9を選択した状態で、リボンの[セル]グループの[書式]→[セルの書式設定]の順にクリックします。[Ctrl]+[1]のショートカットキーでも同様に操作できます。

(2)[ユーザー定義]を選択する

[セルの書式設定]ダイアログボックスが開きました。[表示形式]タブの[分類]が[通貨]になっているので、[ユーザー定義]をクリックします。

(3)ユーザー定義の表示形式を設定する

[種類]のテキストボックス内に「"請求金額 "#"万"#,"千円"」と入力します。[サンプル]に表示形式を適用した結果が表示されるので「"請求金額 275万0千円"」となることを確認しましょう。その後[OK]をクリックします。

ここで設定した表示形式の「#,"千円"」は、桁区切り記号以下の三桁(百の位以下)は表示せず、千の位の数値の後に「千円」と表示する、という意味です。「#"万"」は千の位よりも上(万の位以上)の数値の後に「万」と表示する意味になります。

(4)表示形式が変わった

セル内のデータ自体は変更していないのに、表示形式の変更によって「請求金額 275万0千円」と記載内容が変わりました。

グラフを千円単位の表示にする

表示形式は、グラフ上の数値にも適用可能です。売上推移など大きな数字を扱うグラフでは、千円単位で金額を表示して見やすくすることがあります。以下の手順では、作成したグラフの縦軸に設定した「金額」を、千円単位の表示に変更します。

(1)グラフ項目軸の表示形式を設定する

作成済みのグラフ内の縦軸に表示されている軸ラベルを選択し、[書式]タブの[現在の選択範囲]→[選択対象の書式設定]の順にクリックします。

(2)[表示形式]を設定する

[軸の書式設定]が表示されたら、[表示形式]の[カテゴリ]を[ユーザー設定]に変更します。次に[表示形式コード]に「#,##0,」を入力して[追加]ボタンをクリックします。

(3)下三桁が消えて千円単位の表示になった

縦軸上の「0」の数が三つ減り、千円単位になりました。「#,##0,」は、桁区切り記号以下の三桁(百の位以下)は表示せず、それより上の数字は桁区切りすることを表します。

(4)軸ラベルを作成する

続けて、千円単位であることが分かるように、「(単位:千円)」という軸ラベルを作成します。グラフを選択した状態で[デザイン]タブ内の[グラフ要素を追加]の[▼]をクリックして、[軸ラベル]→[第1縦軸]の順にクリックします。

(5)軸ラベルを入力する

[軸ラベル]が追加されるので、「単位:千円」と入力します。

(6)軸ラベルの書式を横書きに変更する

[軸ラベル]が横書きで表示されるように設定します。[軸ラベルの書式設定]を表示(軸ラベルを選択した状態で[書式]タブの[現在の選択範囲]→[選択対象の書式設定]の順にクリック)しておき、[配置]から[文字列の方向]をクリックして[横書き]を選択します。

(7)横書きになった

軸ラベルが横書きになりました。

(8)グラフの見た目を整える

各要素を移動したり、拡大・縮小したりしてグラフの見た目を整えましょう。

[サンプル]を見ながらさまざまな表示形式を試そう

やや複雑な書式設定を初めて行うときは、「#」などの記号の入力が難しく感じられるかもしれません。[セルの書式設定]ダイアログボックスの[サンプル]で表示形式の適用結果を確認しながら、記事のとおりに入力していきましょう。

これまで、金額を「○○万円」のように表示した書類を作りたいときには、金額の部分を文字として入力し直していた人もいるかもしれません。しかし、表示形式の機能を利用したほうがミスを起こしにくく、その数値が変わったときにも確実に対応できます。この機会に覚えて、使いこなしましょう。

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