役立つ! 総務マガジン

Excelで印刷範囲を設定し、使いやすい書類に

必要な部分だけを、無駄なく印刷できる書類を作る

Excelで印刷を行うと、通常はワークシート上の全てのデータが印刷されますが、設定により「この範囲だけ印刷する」と決めることもできます。複数の社員が入力・印刷する申請書類を作るときなどに必須の設定です。

[2019年 2月12日公開]

特集:Excel印刷マスター

Excelで思いどおりに印刷するには、さまざまな関連機能を理解しておくことが大変重要です。どんな文書も適切に効率よく印刷できるスキルを身に付けましょう。

申請書の注意書き部分を省いて印刷したい

出張や経費精算などの申請に使う書類のひな型を、総務が用意している企業は多いでしょう。社員が必要な部分にデータを入力すれば書類ができあがるようにしたうえで、入力ミスが起きないように注意書きも記入しておきたい場合があります。

書類の欄外に注意書きを記入し印刷した場合、通常ではその注意書きも含めて出力されてしまいます。例えば次のような書類をそのまま印刷すると、1ページ目に申請書、2ページ目に注意書きだけが印刷され、2ページ目は無駄な紙出力になってしまいます。

欄外に注意書きを記入した申請書

申請書類の右側(I列以降)に注意書きを記入した例です。注意書きは社員がミスなくデータを入力するための補足説明であり、印刷は不要でした。

印刷プレビューを確認

印刷プレビュー([ファイル]タブ→[印刷]の順にクリック)を表示すると、注意書き部分が2ページ目に印刷されてしまうことが分かります。

Excelでは通常だとワークシートにある全てのデータを印刷しますが、「印刷範囲」を指定することで、指定した範囲だけを印刷するようにできます。上のような書類も、申請書の範囲だけを印刷するように指定すれば、用紙の無駄を防止できて便利です。

ワークシートの印刷範囲を設定する

印刷範囲を設定する方法は簡単です。印刷したいセル範囲を選択しておき、[印刷範囲の設定]を行いましょう。

(1)印刷したいセル範囲を選択する

マウスをドラッグ、または[Shift]キーを押しながらカーソルキーを押して、印刷したいセル範囲を選択します。ここではセルA1からセルG17までを選択しました。

(2)印刷範囲を設定する

リボンの[ページレイアウト]タブから[印刷範囲]の[印刷範囲の設定]をクリックします。

(3)印刷範囲が設定された

印刷範囲が設定され、セルA1の上にある名前ボックスに、印刷範囲として定義されていることを表す[Print_Area]が表示されました。セルA1をクリックして、範囲選択を解除しましょう。

(4)選択が解除された

範囲選択が解除され、印刷範囲の境界(ここではG列とH列の間)に、ほかよりもやや濃い実線が表示されました。なお、印刷範囲の指定を解除したい場合は、[ページレイアウト]タブから[印刷範囲]の[印刷範囲のクリア]をクリックします。

(5)印刷プレビューを確認する

印刷範囲が設定されたことを確認してみましょう。再度印刷プレビューを表示すると、指定した印刷範囲がプレビューされ、申請書部分の1ページ目だけが印刷されることを確認できます。

列の幅を変更しても印刷が崩れないようにする

Excelの申請書類では、データを入力する社員が列の幅を少し広げたために、最後の列が次のページに印刷されることも起こりがちです。例えば以下のように、1列だけ2ページ目に印刷されたら読みにくくて困ってしまいますね。

列の幅を変更すると印刷が崩れてしまう

入力したデータに合わせて列の幅を変更すると、申請書が1ページに収まらなくなってしまうことがあります。

改ページの発生が原因

これは列の幅を変更したことで、印刷範囲内で改ページが発生してしまったためです。上の画面では、F列とG列の間に改ページを表す点線が表示されています。

列の幅を変更しないように注意書きを記入してもいいのですが、簡単な設定をするだけで、列の幅を変更しても印刷が崩れないようにできます。[拡大縮小印刷]を利用しましょう。

(1)[拡大縮小印刷]を設定する

[ページレイアウト]タブの[拡大縮小印刷]グループにある[横]をクリックし、[1ページ]を選択します。標準では[自動]が選択されています。

(2)印刷範囲が必ず横1ページで収まるようになった

印刷範囲全体が1ページの幅に印刷されるよう設定されました。F列とG列の間にあった改ページを表す点線が消えています。

(3)印刷プレビューを確認する

列の幅を変更して印刷プレビューを表示すると、1ページに収まるようになったことが確認できます。なお、この設定では常に1ページの幅になるよう縮小して印刷するため、極端に幅を広げた場合には、全体が非常に小さく印刷されてしまいます。データを入力する社員に幅を変更しないよう周知しておいたうえで、少し変更した程度では印刷が崩れないようにする工夫だと考えておきましょう。

「印刷範囲」を設定して、いつも適切な印刷ができるようにしよう

ExcelはWordと違って、通常のビュー(表示)が印刷したときの状態とは異なります。そのため、ワークシートのどこまでが印刷されるのかが分からなくて、最終的な印刷結果をイメージしにくく、苦手に感じている人も少なくないでしょう。

改ページを表す点線を確認すればいいのですが、印刷や印刷プレビュー、または改ページに関連する設定を一度行わないと表示されません。しかも目立たないので、意識していないと見落としがちです。

しかし、今回解説した印刷範囲や拡大縮小印刷の設定、そして印刷プレビューの確認をしっかりと行えば、大量の紙を無駄にしてしまう印刷ミスを防止できます。現在ある書類やひな型を今一度見直して、設定しておきましょう。

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