役立つ! 総務マガジン

Excelで作成した複数のシートをまとめて印刷

社員全員分の書類も、グループ化すれば一気に印刷可能

社員一人ずつに渡す伝票、取引先ごとに作成した請求書など、多数のワークシートで作成した書類を印刷するとき、1シートずつ操作していませんか? ワークシートをまとめて操作できる「グループ」機能で、印刷を効率化しましょう。

[2019年 2月25日公開]

特集:Excel印刷マスター

Excelで思いどおりに印刷するには、さまざまな関連機能を理解しておくことが大変重要です。どんな文書も適切に効率よく印刷できるスキルを身に付けましょう。

複数のシートをグループにまとめて操作しよう

社員一人ずつの勤怠記録や給与明細、取引先ごとの請求書や見積書など、同じ形式で複数の書類を作成することがあります。このような場合は、Excelで一つのブック(ファイル)に複数のワークシートとして作成していくと、扱いやすくて便利です。

では、複数のワークシートをまとめて印刷するときは、どうしたらいいでしょうか? 通常の操作では表示中のワークシートしか印刷されませんが、1シートずつ切り替えながら印刷していると、完了までに大変な手間が掛かってしまいます。

印刷時に[設定]の[ブック全体を印刷]を選択すれば、ブック内の全てのワークシートを一気に印刷できます。しかし、指定したワークシートのうち、必要な部分だけを選択して印刷したい場合もあるはずです。そのようなときに役立つ、ワークシートの「グループ」機能を今回は解説します。

グループ機能は「作業グループ」とも呼ばれ、複数のワークシートをまとめて操作できる機能です。複数のセルをグループ化することで、1回の操作でグループの全てのワークシートの同じセルにデータを入力したり、まとめて印刷したりできるようになります。

ワークシートをグループ化するには、Excelのウィンドウ下部に表示されるワークシートの見出しを複数選択します。実際の操作を見てみましょう。

隣接したワークシートをグループ化する場合

ワークシートが隣接している場合は、一番左(または右)にあるワークシートを選択した状態で[Shift]キーを押し、そのまま反対側のワークシートの見出しをクリックします。グループ化されたワークシートの見出しの色が変わると同時に、タイトルバーに[グループ]と表示され、グループ化していることが確認できます。

離れたワークシートをグループ化する場合

離れたワークシートをグループ化したい場合は、[Ctrl]キーを押しながら、それぞれのワークシートの見出しをクリックします。二つ以上のシートを選択するとタイトルバーに[グループ]と表示され、グループ化していることが確認できます。

グループを解除する

グループを解除するには、ワークシートの見出しを右クリックして[シートのグループ解除]をクリックします。グループ以外のワークシートに切り替えた(見出しをクリックした)場合も解除されます。

グループのワークシートから必要な部分だけを印刷する

グループのワークシートにデータを入力すると、同じセル(A1セルなら全てワークシートのA1セル)に、同じデータが入力されます。セルの選択も同様に行えるため、グループのワークシートでセル範囲を選択すると、全てのワークシートの同じセル範囲をまとめて選択できます。

これを応用して、グループ化した全てのワークシートから、同じセル範囲を選択して印刷することも可能です。第20回では「印刷範囲」機能を解説しましたが、グループ化したワークシートに印刷範囲を設定することはできません。代わりに、セル範囲の選択によって、印刷したい範囲を選択します。

(1)グループのワークシートで印刷したいセル範囲を選択する

シートをグループ化した状態でセル範囲を選択すると、グループ内の全てのワークシートで同じセル範囲が選択されます。ここではA1セルからJ40セルの範囲を選択しました。

(2)ほかのワークシートでも同じセル範囲が選択されたことを確認する

グループの別のワークシートに切り替えて、同じ範囲が選択されていることを確認しましょう。このとき、グループ以外のワークシートに切り替えるとグループが解除されてしまうので、注意してください。

なお、印刷範囲の機能を利用したい場合は、最初に印刷範囲を設定したワークシートを作り、それを複数コピーして、同じ印刷範囲を設定したワークシートを複数作るといいでしょう。各ワークシートで設定された印刷範囲を、グループでまとめて印刷できるようになります。

今回解説したセル範囲の選択方法は、印刷範囲の設定とは異なります。グループのワークシートをまとめて選択できることと、必要に応じて選択するセル範囲を簡単に変更できることが利点です。

グループ化したワークシートの全てを印刷する

ここまでの手順で、複数のワークシートをグループ化し、印刷したい範囲を選択しました。次に、グループ化したワークシートをまとめて印刷しましょう。用紙を無駄にしないよう、印刷したいワークシートが選択されているか、範囲も適切に選択されているかを、印刷プレビューでよく確認してから印刷を実行するようにしてください。

(1)印刷プレビューを表示する

印刷プレビュー([ファイル]タブ→[印刷]の順にクリック)を表示します。最初の状態では、選択したセル範囲が反映されず、ワークシート全体の印刷プレビューが表示されます。範囲を選択せずにワークシート全体を印刷したいときは、この状態で[印刷]をクリックして印刷を実行します。

(2)選択したセル範囲だけを印刷するようにする

選択したセル範囲だけを印刷するため、[設定]の[作業中のシートを印刷]の右にある[▼]をクリックして[選択した部分を印刷]を選択します。

(3)印刷されるシートと範囲を確認する

画面下部に表示されているページ数の左右にある三角形をクリックしてページを切り替え、グループ内の全てのワークシートの、選択した範囲だけが印刷されることを確認します。問題がない場合は印刷を実行しましょう。上の画面のように選択したセル範囲が用紙1ページにうまく収まっていない場合は、続けて拡大・縮小の設定を変更します。

(4)印刷時の拡大・縮小の設定を変更する

[拡大縮小なし]の右にある[▼]をクリックして[シートを1ページに印刷]を選択します。

(5)再度、印刷されるシートと範囲を確認する

ワークシート上で選択した範囲が、1ページに収まった状態でプレビューされました。このとき、印刷されるページ数がグループ内のワークシート数と同じになっていれば、ワークシートごとに1ページで印刷されることが分かります。印刷を実行しましょう。

必要がないときはグループを解除しておこう

社員全員分の勤怠明細書など、多数の書類をまとめて作成/印刷する作業は繰り返し・単純作業であることが多く、つい人手に頼って処理し時間を無駄にしがちです。複雑な機能を使わなくても、今回ご紹介したグループ化のように、シンプルな機能をうまく使って大幅な効率アップが可能です。ぜひ覚えておいてください。

なお、グループ化した状態でデータを編集すると、グループの全てのワークシートに同じデータが入力されますが、意図せずにこれを行ってしまうと大きなミスにつながるので、注意が必要です。グループ化の状態は意外と見落としがちなので、データを編集するときには、ワークシートの見出しやタイトルバーを都度確認するようにしましょう。また、必要な作業が終わったら、すぐにグループを解除しておきます。

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