役立つ! 総務マガジン

Excelのデータを部署ごとに集計して印刷

全社分のデータから必要な分だけを集計して印刷しよう

まとめて管理しているExcelの表から、一部のデータだけを印刷したい場合があります。そのようなときは「グループ化」を活用しましょう。簡単な操作で必要なデータだけを印刷でき、同時に集計も可能です。

[2019年 3月11日公開]

特集:Excel印刷マスター

Excelで思いどおりに印刷するには、さまざまな関連機能を理解しておくことが大変重要です。どんな文書も適切に効率よく印刷できるスキルを身に付けましょう。

表を「グループ化」すれば必要なデータだけを表示できる

各部署から集めたデータをまとめて管理するのも、総務や経理の重要な仕事の一つ。データのレポートを頼まれて、集計や印刷をすることもあります。

例えば、全社分の消耗品の発注記録のデータから、ある部署だけの記録を抜き出して印刷したい場合、その特定部署の分だけを別のファイルやワークシートとして分割するのは面倒です。

しかし、全社分のデータをまとめた表を部署ごとに「グループ化」することで、必要な部署のデータ(=グループ)だけを取り出し、同時に合計金額を求めるなどの集計も簡単にできます。

並べ替えやグループ化に適した形式の表を用意しよう

ここでは、社内の消耗品の発注記録をまとめた表から「キャリアサポート部」の分だけを取り出し、数量と金額の小計を挿入して印刷する手順を解説します。まず、表を部署名で並べ替えて、並べ替えた部署ごとにグループ化し、小計を求めていきます。

この作業をスムーズに行うには、あらかじめ並べ替えやグループ化をしやすい形式で表を作っておく必要があります。一行ごとに一件のデータが入る形にして、空白の行や列は削除しておきましょう。また、並べ替えとグループ化の基準となる行項目として「部署」を設け、全ての行に部署名を入力しておきます。

グループ化を行う表

今回グループ化を行う表。社内の各部署から発注された消耗品を「shuukei」ワークシートでまとめて管理しています。発注記録を確認したいときなどには、ここから必要なデータを取り出します。

データを並べ替えてグループ化の準備をする

まずはデータを部署名で並べ替えます。並べ替え機能で、部署名の昇順を設定しましょう。

(1)データの並べ替えを開始する

表の中のセルを選択した状態で[データ]タブの[並べ替えとフィルター]グループにある[並べ替え]ボタンをクリックします。

(2)「部署」による並べ替えを設定する

[並べ替え]ダイアログボックスが表示されたら[先頭行をデータの見出しとして使用する]にチェックマークが付いていることを確認します。そして[最優先されるキー]に「部署」、[並べ替えのキー]に[セルの値]、[順序]に[昇順]をそれぞれ選択し、[OK]をクリックします。

(3)データが並べ替えられた

部署名の昇順で、データが並べ替えられました。なお、意図どおりに並べ替えられない場合は、部署名のふりがなが適切に設定されていない可能性があります。本連載の第19回、Excelの「並べ替え」で名簿管理を極める! も参考にしてください。

グループ化して部署ごとの「小計」行を挿入する

次に、部署ごとのグループ化を行います。グループ化には「アウトライン」機能を使い、グループ化と同時に、各部署が発注した数量と金額の小計を、グループの最後に挿入するようにします。

(1)グループ化を開始する

表の中のセルを選択した状態で[データ]タブの[アウトライン]→[小計]ボタンの順にクリックします。

(2)グループ化の方法と小計の集計方法を設定する

[集計の設定]ダイアログボックスが表示されたら、[グループの基準]に「部署」を選択します。また、小計を求めるため[集計の方法]に[合計]を選択し、[集計するフィールド]では[数量]と[金額]にチェックマークを付けましょう。全て設定したら[OK]をクリックします。

なお、グループ化を解除するときには再度[アウトライン]→[小計]ボタンの順にクリックし、[集計の設定]ダイアログボックスで[すべて削除]をクリックします。

(3)グループ化と集計が完了した

部署ごとにグループ化され、ワークシートの左側にアウトラインを操作するアウトライン記号が表示されました。

同時に、並べ替えてグループ化した各部署の最後の行に、小計の行が追加されました。

アウトラインの操作方法を覚えよう

Excelのアウトライン機能では、設定した基準(今回は「部署」)により表のデータをグループ化します。そして、アウトライン記号を操作してグループごとに折り畳み(非表示)/展開(表示)を切り替え、必要なグループだけを表示できます。では早速、アウトライン記号の操作を見ていきましょう。

(1)全てのグループを折り畳む

まず、全てのグループを折り畳みましょう。アウトライン記号の最上位である[1]ボタンをクリックします。

(2)全てが折り畳まれ、総計のみが表示された

全てのグループが折り畳まれて、非表示になりました。見出しと総計(全部署の合計)だけが表示されています。

(3)部署ごとのグループを表示する

次に、アウトライン記号の第2階層である[2]ボタンをクリックします。

(4)「キャリアサポート部」のデータを表示する

アウトライン記号の[1]が展開し、各部署の小計行が表示されました。続けて、[キャリアサポート部]の[+]をクリックします。

(5)「キャリアサポート部」のデータが表示された

アウトライン記号の[2]のうち[キャリアサポート部]のグループが展開し、キャリアサポート部のデータだけが表示された状態になりました。ほかの部署は小計のみ表示されています。なお、展開したグループのアウトライン記号は[-]となり、これをクリックするとグループを折り畳めます。

必要なグループだけを表示して印刷する

グループ化した表を印刷すると、表示中のデータだけが印刷されます。表示するグループを切り替えることで、必要な部署のデータだけを抜き出して印刷することができます。

印刷プレビューを確認する

グループ化した表では、表示中の(アウトラインを展開している)部分だけが印刷されます。

データの抜き出しと簡単な集計がまとめてできる

大きな表から一部を抜き出す方法は幾つかありますが、グループ化は、簡単な操作一つで集計も同時に行うことができるのが便利な点です。今回作業をした消耗品の注文記録のようなデータは、複数の部署の分を別々に印刷したい場合も多いでしょう。そのようなときも、表示するグループを順次切り替えて印刷するだけで済むので、簡単に対応できます。

今回のように、データをまとめていた表をそのまま印刷するのでなく、見出しやレイアウトをもう少し整えてから印刷すれば、より見やすい書類になります。次回は、そのように紙に印刷したときの見やすさをさらに向上させる方法を解説します。

協力メディア

できるネット(https://dekiru.net)

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