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Excelのデータから部署ごとに用紙を分けて印刷

部署ごとに集計した表に自動で適切な改ページを加えよう

全社のデータを一つにまとめた表を、部署ごとのレポートとして分けて印刷できたら便利です。第22回でも利用したアウトライン機能を応用すれば、部署のグループごとに自動で改ページを挿入し、きれいにページ分けして印刷できます。

[2019年 3月25日公開]

特集:Excel印刷マスター

Excelで思いどおりに印刷するには、さまざまな関連機能を理解しておくことが大変重要です。どんな文書も適切に効率よく印刷できるスキルを身に付けましょう。

各部署に配布するため、グループごとに印刷したい

各部署からまとめたデータを部署ごとにグループ化し、集計行を追加するアウトライン機能と小計機能について、第22回で解説しました。この機能を使えば、全社分のデータから特定の部署のデータだけを簡単に取り出し、同時に集計もできます。

第22回ではグループ化と集計までを行いましたが、今回は自動的に改ページを設定し、部署ごとに別の用紙に印刷できるようにして、書類としての見た目を整えます。改ページを設定しただけでは表のタイトルが1ページ目にしか印刷されないため、全てのページにタイトルが印刷されるようにするための設定も行いましょう。

[集計の設定]で改ページも設定する

部署ごとのグループ化と集計の設定を行った[集計の設定]ダイアログボックスには、改ページを自動挿入する設定項目もあります。これを利用して、部署ごとに改ページを設定して印刷できるようにしましょう。手動で改ページを挿入することもできますが、自動で行った方が簡単で、間違えることもありません。

(1)表のグループ化と集計を開始する

表の中のセルを選択した状態で[データ]タブの[アウトライン]→[小計]ボタンの順にクリックします。既にグループ化と集計を行っている表で同じ操作をした場合は、再度集計する形になります。

(2)集計の設定と同時に改ページを設定する

[集計の設定]ダイアログボックスが表示されたら、部署ごとにグループ化するため[グループの基準]に「部署」を選択します。小計の計算のため[集計の方法]には[合計]を選択し、[集計するフィールド]では[数量]と[金額]にチェックマークを付けます。そして、[グループごとに改ページを挿入する]にチェックマークを付け、自動的に改ページが挿入されるようにします。全ての設定が完了したら[OK]をクリックしましょう。

(3)グループ化と集計が行われ、改ページも挿入された

グループ化と集計が行われました。第22回の手順と同じ条件で集計しているため、表の見た目は同じです。しかし、改ページの挿入を設定したため、改ページを表す点線が表示されています。

グループの境界を確認すると、グループごとに改ページが設定されていることが分かります。

各ページに表のタイトルが印刷されるようにする

グループごとに改ページが自動で挿入され、部署ごとに用紙を分けて印刷できるようになりました。この状態で印刷すると、全てのページに表の見出し行(4行目。緑色の「記入日」「品番」「持ち出し消耗品名」などの見出し)が付いた状態で印刷されます。

しかし、最初のページ以外には表のタイトル(「消耗品発注集計表」)が印刷されないため、そのまま印刷して各部署に配布しても、最初の部署以外はタイトルが確認できません。そこで、全てのページにタイトルが印刷されるよう、「タイトル行」の設定を行います。

(1)[印刷タイトル]の設定を開始する

[ページレイアウト]タブにある[ページ設定]グループの[印刷タイトル]をクリックします。

(2)タイトル行を変更する

[ページ設定]ダイアログボックスの[シート]タブが表示されました。初期状態では[タイトル行]に「$4:$4」が設定され、4行目がタイトル行として扱われていることが分かります。設定を変更して「$1:$4」、つまり1行目から4行目までをタイトルとして設定しましょう。[タイトル行]の右にあるボタンをクリックします。

(3)1~4行目を選択する

行を選択する画面が表示されるので、行見出しの[1]~[4]をドラッグして選択します。[ページ設定 – タイトル行]ダイアログボックスに[$1:$4]と表示されたら、ダイアログボックスの右端のボタンをクリックします。

(4)タイトル行の設定を完了する

[ページ設定]ダイアログボックスの[シート]タブに戻り、[タイトル行]に[$1:$4]と表示されていることを確認して[OK]をクリックします。

(5)印刷プレビューを確認する

[ファイル]タブ→[印刷]の順にクリックして印刷プレビューを確認すると、1ページ目には1行目からの内容が表示されています。次のページのプレビューを表示するため、ページ番号の右のボタンをクリックします。

(6)2ページ目以降の印刷プレビューを確認する

1~4行目をタイトル行に設定したため、2ページ目以降の印刷プレビューにもタイトルが印刷されることを確認できました。

一手間加えれば配布資料が格段に見やすくなる

まとめて管理している表から特定のデータを取り出して印刷するだけでなく、グループ分けしてそれぞれを印刷し、会議などで配布したいというケースもよくあります。そのような場合は、グループ化でデータを適切に分類したうえで、今回行ったように共通の情報を全てのページに印刷する設定をすることで、より見やすい資料を作ることができます。

今回は表のタイトルを全ページに印刷する設定を行いましたが、日付などの情報を加えると、さらに資料としての完成度を高めることができます。次回はこうした配布資料に付け加える情報の設定を解説します。

協力メディア

できるネット(https://dekiru.net)

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