役立つ! 総務マガジン

Excelで日付やページ番号を入れて印刷する

書類の整理に役立つ情報を全ページに加えよう

Excelの表を印刷して配布したときありがちなトラブルに、「いつの書類か分からない」「ページ番号がなくて順番が分からない」といったものがあります。スムーズに整理できるようにするため、全ての用紙に日付やページ番号を印刷しましょう。

[2019年 4月 8日公開]

特集:Excel印刷マスター

Excelで思いどおりに印刷するには、さまざまな関連機能を理解しておくことが大変重要です。どんな文書も適切に効率よく印刷できるスキルを身に付けましょう。

書類に必要な情報をヘッダーに設定しよう

第22、23回では、全社分をまとめて管理しているデータを部署ごとに分け、タイトルや見出しを付けて印刷する設定を行いました。Excelのファイルを印刷し、書類として配布する機会はよくありますが、その際には、作成日や印刷日、ページ番号も印刷し、後で整理しやすいようにしましょう。

Excelで日付やページ番号を印刷するには、「ヘッダー」と「フッター」を利用します。ワークシートを印刷する用紙の上にある余白をヘッダー、下にある余白をフッターと呼び、日付やページ番号、文書名などを印刷するように設定できます。

ヘッダーの編集を[挿入]タブから行う

ヘッダーやフッターに入力した情報と同じものが全てのページに印刷されます。企業名や担当者名など入力した文字列をそのまま印刷できるほか、「日付」や「ページ番号」については、印刷した日の日付や、各ページのページ番号を自動的に更新しながら印刷することも可能です。

ヘッダーやフッターは、編集の方法が少し特殊です。まずは、ヘッダーにページ番号を設定する手順を解説します。

(1)ヘッダーの設定を開始する

印刷したいワークシートを表示した状態で[挿入]タブの[テキスト]グループから[ヘッダーとフッター]ボタンをクリックします。

(2)ページレイアウトビューでシートが表示された

ワークシートの表示が、印刷された状態を表示する「ページレイアウトビュー」に切り替わり、ページの上部の余白に[ヘッダー]が表示されました。

[ヘッダー]の下に表示された三つの四角形のエリアは[ヘッダーテキストボックス]と呼ばれ、ページの左、中央、右の三つに分かれています。この三つを使い分けることで「ヘッダーの中央に書類の名前を印刷する」「ヘッダーの右側にページ番号を印刷する」のようなレイアウトが可能です。

(3)ヘッダーの右側にページ番号を挿入する

ヘッダーの右側にページ番号を挿入しましょう。右側のヘッダーテキストボックスをクリックして選択し、[デザイン]タブ内の[ページ番号]ボタンをクリックします。

(4)ページ番号が挿入された

ヘッダーテキストボックスに「&[ページ番号]」と表示されました。印刷時には、この場所に各ページのページ番号が印刷されます。ヘッダーテキストボックス以外を選択するとヘッダーの編集を終了できるので、ワークシートの適当なセルをクリックします。

(5)ページ番号が表示された

ワークシートの右上にページ番号が表示されていることを確認できました。

(6)通常のビューに戻す

ワークシートの表示をページレイアウトビューから通常のビューに戻しましょう。[表示]タブの[ブックの表示]グループにある[標準]ボタンをクリックします。

(7)印刷プレビューを確認する

[ファイル]→[印刷]の順にクリックして印刷プレビューを確認します。表示するページを変更すると、プレビューの右上にも対応するページ番号が表示されていることが確認できます。

なお、[デザイン]タブの[ナビゲーション]グループにある[フッターに移動]ボタンをクリックすると、フッターが表示され、ヘッダーと同じ要領で編集できます。

フッターを編集する

[フッターに移動]ボタンをクリックすると、フッターを編集できます。ヘッダーの編集に戻るには、フッターの編集中に[ヘッダーに移動]ボタンをクリックします。

日付や総ページ数をヘッダーに挿入する

以上が、ヘッダーやフッターを編集する基本操作です。今度は、再度ヘッダーを編集して、印刷した日の日付を左側に表示するようにします。右側にあるページ番号も編集し、「ページ番号/総ページ数」と印刷されるようにしましょう。例えば10ページ中の2ページ目なら「2/10」となり、全部で何ページの書類かが一目で分かるようになります。

(1)日付を挿入する

[挿入]タブの[ヘッダー&フッター]ボタンをクリックして再びヘッダーを表示したら、左のヘッダーテキストボックスをクリックして選択します。そして[デザイン]タブの[現在の日付]ボタンをクリックします。

(2)日付が挿入された

ヘッダーテキストボックスに「&[日付]」が挿入されました。印刷すると、この部分に「2019/3/4」のように印刷した日の日付が挿入されます。

(3)ページ番号に総ページ数を加える

次に、右側のヘッダーテキストボックスをクリックし、カーソルを「&[ページ番号]」の後ろ(右)に移動させてから[デザイン]タブ内の[ページ数]ボタンをクリックします。

(4)総ページ数が挿入された

ヘッダーテキストボックスに「&[総ページ数]」が挿入されました。

区切り記号として「/」を入力し、「&[ページ番号]/&[総ページ数]」となるようにします。

(5)印刷プレビューで確認する

印刷プレビューを表示して、日付とページ番号/総ページ数が表示されていることを確認します。

表を中央揃えにして見栄えのいい表にする

ヘッダーの左右に情報を設定すると、表が用紙の左側に寄っているのが気になります。表を「中央揃え」にして、見た目を整えましょう。ただし、自動で挿入された改ページは右側に1列分の余白を持った位置になるため、表はG列までですがH列で改ページされています。

この改ページをG列で改ページした方が、左右の余白が均一になり、きれいに中央揃えができます。以下の手順では、印刷範囲をG列までに設定し直してから中央揃えを行います。

(1)印刷範囲を設定する

列見出しのA列からG列までをドラッグして選択し、[ページレイアウト]タブの[印刷範囲]ボタン→[印刷範囲の設定]の順にクリックします。

(2)印刷範囲がG列までに設定された

H列とI列の間に表示されていた改ページを表す点線が、G列とH列の間に表示されるようになりました。

(3)余白を設定する

[ページレイアウト]タブ内の[余白]ボタン→[ユーザー設定の余白]をクリックします。

(4)水平方向の中央揃えを設定する

[ページ設定]ダイアログボックスの[余白]タブが表示されました。[ページ中央]の[水平]にチェックマークを付け、[OK]をクリックします。

(5)印刷プレビューで、表が水平位置の中央に配置されていることを確認する

印刷プレビューで、水平方向の用紙の中央に表が印刷されていることを確認します。

全てのページに気を配って見やすい書類に

5回にわたった特集「Excel印刷マスター」は、これで最終回です。Excelは、画面上で編集しているときと紙に印刷したときで、情報の見え方が大きく変わります。特に縦に長い表を扱う場合、画面上では一つの大きな表でも、印刷したら数ページ分の用紙に情報が分断され、非常に読みにくくなってしまう場合があります。

表を印刷するときには、全ページにページ番号や日付などの情報が印刷されるようにして、見やすく整理しやすい書類にすることを心掛けましょう。

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