役立つ! 総務マガジン

Excelでリース品を管理して期限切れを防止!

リース期限が迫った機器を把握するため、自動でメッセージを表示

複合機やシュレッダーなど、会社でリースしている機器の管理はいつも気を使うもの。リース期限を早めに把握して継続契約や入れ替えの準備ができるよう、管理用の表に適宜メッセージを表示する設定をしてみましょう。

[2019年 5月27日公開]

余裕を持った準備のために「あと90日」「あと30日」を知らせる

オフィスで利用しているOA機器やパソコンなどのリース品は、総務で一括管理していることが多いでしょう。しかし、一口に管理といっても、期限切れの際に継続するか入れ替えるかを利用している部門と相談したり、リース事業者によって手続きの方法が違ったりと、実際の作業は煩雑です。期限が近づいたら、早めに準備をしておきたいものです。

そこで、管理用の表でリース期限が迫っている機器を把握しやすくして、手続き忘れを防止しましょう。リース期限が迫った機器にメッセージを表示したり色を付けたりすることで、対応が必要なものを見分けやすくできます。

今日(ブックを開いた日)の日付を取得するTODAY関数と、二つの日付の間の日数を計算するDAYS関数、そして条件分岐のIF関数を使って、「今日」から「リース終了日」の日数が一定の値以下であれば警告するようにします。

今回は、リースの期限切れまで90日未満なら表の「アラート」列に「期限間近」というメッセージを表示するようにします。また、30日未満では関数と条件付き書式(第26回「Excelの条件付き書式で休業日を色分けする」の応用になります)で行全体のセルに色を付け、目立たせるようにします。

TODAY関数の構文
=TODAY()
DAYS関数の構文
=DAYS(終了日,開始日)
IF関数の構文
=IF(論理式,真の場合,偽の場合)

(1)TODAY関数を入力して「今日」を取得する

「今日」から期限までの日数をDAYS関数で計算するために、TODAY関数でブックを開いた日を取得しましょう。セルF2に「=TODAY()」と入力すると、常にセルF2にブックを開いた日の日付が表示されるようになります。

(2)「アラート」列を選択して関数の入力を開始する

「アラート」列にDAYS関数とIF関数を使った数式を入力します。ここでは[fx](関数の挿入)ボタンをクリックし、[関数の挿入]ダイアログボックスで引数を入力していきます。

(3)IF関数を選択する

[関数の挿入]ダイアログボックスが表示されたら[関数の分類]で[論理]を選択します。続けて[関数名]から[IF]を選択し、[OK]をクリックします。

(4)論理式にDAYS関数を入力する

[関数の引数]ダイアログボックスでIF関数の引数を設定します。[論理式]に「DAYS()」と入力し、数式バーに表示されている「DAYS」の文字をクリックします。

(5)DAYS関数の引数を設定する

[関数の引数]ダイアログボックスがDAYS関数に切り替わりました。[終了日]に「F4」(リース終了日を入力したセル)、[開始日]に「$F$2」(TODAY関数を入力したセル)を絶対参照で指定し、数式バーの「IF」の文字をクリックしてIF関数に戻ります。

(6)論理式を完成させる

[関数の引数]ダイアログボックスがIF関数に戻り、[論理式]に「DAYS(F4,$F$2)」と表示されます。末尾に「90未満」を表す「<90」を入力しましょう。これで「今日から終了日までの日数が90日未満である」という論理式になります。

(7)IF関数を完成させる

続けて[値が真の場合]と[値が偽の場合]に表示するメッセージを入力し、IF関数を完成させます。[値が真の場合]、つまり「今日から終了日までの日数が90日未満である」が成立する場合には「"期限間近"」を、[値が偽の場合]には何も表示しないことを表す「""」を入力し、[OK]をクリックします。

(8)90日未満の「アラート」欄に文字が表示された

リース終了日まで90日を切っている機器の「アラート」行に「期限間近」と表示されました。

(9)オートフィルで数式をコピーする

入力した数式を、ほかの行にもコピーしましょう。セルG4の右下(フィルハンドル)にマウスポインターを合わせると「+」の形になるので、そこでダブルクリックします。

(10)全ての機器に「期限間近」のアラートが設定された。

表の末尾まで数式がコピーされ、リース終了日まで90日を切ったもの全てに「期限間近」と表示されるようになりました。

期限が30日未満に迫った機器は条件付き書式でセルを塗りつぶす

次に、リース期限まで30日未満となった機器の行を塗りつぶす条件付き書式を設定します。DAYS関数を使ったルールで日数を計算し、30日未満の場合に書式を設定するようにします。

(1)条件付き書式を設定したい範囲を選択する

条件付き書式を設定する範囲を選択します。見出しを除く表全体を選択しましょう。

(2)条件付き書式の設定を開始する

[ホーム]タブの[条件付き書式]→[新しいルール]の順にクリックします。

(3)条件を設定する

[新しい書式ルール]ダイアログボックスが表示されるので、[ルールの種類を選択してください]で[数式を使用して、書式設定するセルを決定]を選択します。また、[次の数式を満たす場合に値を書式設定]のテキストボックスに「=DAYS($F4,$F$2) <30」と入力し、[書式]をクリックします。これで「その行のリース終了日(F列のセル)が今日(セルF2)から30日未満」の意味になります。

(4)30日未満の場合の書式を設定する

先ほど設定した条件を満たす場合に、どのように書式を変更するかを設定します。ここではセルを目立つ色で塗りつぶしたいので[塗りつぶし]タブをクリックし、[背景色]から色を選択します。その後、[OK]をクリックします。

(5)条件付き書式の設定を完了する

[新しい書式ルール]ダイアログボックスに戻ったら、[OK]をクリックして設定を完了します。

(6)書式が変更された

リース終了日まで30日未満のリース品の行の書式が変更されました。

一目で重要な情報を把握できれば、作業時間を短縮できる

備品の管理一つを取っても、総務が扱うデータや担当する作業の量は膨大です。自動化できる作業は自動化するなどできるだけ負担を軽減し、作業がスムーズに進むようにしたいものです。今回解説したようなメッセージや色分けの工夫で、表を見たときの分かりやすさが格段に向上し、画面上のデータを目で追わなくても、対応が必要な機器を見つけられるようになります。

設定する日数や書式は自在にカスタマイズできるので、ほかの用途への応用も可能です。例えば、イベントの準備や伝票の処理などの進行を管理したり、外注先に連絡するべき日時が分かるようにしたりと、期限までに行う必要がある作業を一覧でまとめたいときにぜひ役立ててください。

協力メディア

できるネット(https://dekiru.net)

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