役立つ! 総務マガジン

Excel申請書の部署名欄を「リスト」で省力化

「部署名」などは手入力をやめ、選択式で時短&ミス防止

申請書の「部署名」や「支店名」を入力する項目には、あらかじめ選択式のボックスを設定しましょう。素早く正確に入力できるようになり、総務・経理で処理する際の入力ミスによる差し戻しも減らせます。

[2019年 9月 9日公開]

特集:Excel申請書マスター

事務処理の改善は、全社の業務効率・働きやすさの大幅アップにつながります。Excelで入力する申請書も、便利な機能を活用して入力しやすく改善しましょう。

今後の更新予定

第34回 Excelの入力補助機能で究極の申請書を作る(9月24日予定)

選択式で済む項目には使いやすいドロップダウンリストを用意する

経費の精算や取引先への支払い申請など、多くの申請書には「部署名」や「支店名」など、入力するべきデータの選択肢が決まっている項目があります。このような項目はあらかじめ、入力するセルを一覧からの選択式にしておきましょう。申請者の手間を省けるだけでなく、入力ミスの防止にも一役買い、処理がスムーズになります。

本連載の第6回では[Alt]+[↓]キーを使って入力済みの値をリスト化する方法を解説しましたが、今回解説する方法は別のもので、誰にでも使いやすいドロップダウンリスト(クリックすると選択肢が一覧表示されるリスト)を作成できます。

「データの入力規則」でドロップダウンリストを作る

前回も利用した「データの入力規則」が持つ別の機能を利用して、今回はセルにドロップダウンリストを作成します。前回は入力できる数値の最大値を設定しましたが、今回利用するのは、入力できるデータのリストを用意し、それ以外は入力できないようにする機能です。

以下の手順では、申請書に部署名を入力するドロップダウンリストを作る方法を解説します。

(1)新しいシートに部署名の一覧を入力する

申請書のブックで、ワークシートの一覧にある[+]をクリックして新しいワークシート(ここでは[Sheet1])を追加し、適当な列に部署の一覧を入力します。先頭の行に入力した「所属リスト」は、申請書の管理者が目印とするために入力した見出しで、なくても構いません。

(2)データの入力規則の設定を開始する

申請書のワークシートから、ドロップダウンリストを作成したいセル(ここでは「所属」を入力するセルE7)を選択した状態で、[データ]タブの[データツール]→[データの入力規則]→[データの入力規則]の順にクリックします。

(3)[入力値の種類]に[リスト]を選ぶ

[データの入力規則]ダイアログボックスの[設定]タブが表示されました。[入力値の種類]から[リスト]を選択し、[元の値]のテキストボックスの右にある[↑]ボタンをクリックします。

(4)シートを切り替える

[データの入力規則]ダイアログボックスの表示が切り替わり、セル範囲を選択する画面になりました。[Sheet1]内のセル範囲を選択するために[Sheet1]をクリックします。

(5)部署名の一覧を入力したセル範囲を選択する

[Sheet1]が表示されたら、部署名の一覧にあたるセルB2~B11をドラッグして選択し、[データの入力規則]ダイアログボックスの右端にある[↓]ボタンをクリックします。

(6)データの入力規則の設定を完了する

[データの入力規則]ダイアログボックスの[設定]タブで[入力値の種類]が[リスト]、[元の値]が[=Sheet1!$B$2:$B$11]([Sheet1]のセルB2~B11)と表示されていることを確認し、[OK]をクリックします。

(7)ドロップダウンリストを作成できた

設定が完了し、申請書のワークシートに戻りました。データの入力規則を設定したセルE7をクリックすると、ドロップダウンリストを開く[▼]が表示されます。これをクリックし、部署名の一覧が選択できることを確認します。

作成したドロップダウンリストを後から変更する

ここまでで部署名を入力するドロップダウンリストを作成できましたが、会社の組織変更があったときには、ドロップダウンリストも変更する必要があります。

部署名の変更や、部署の総数が変わらない変更であれば、一覧の部署名を入力し直すだけでOKです。このとき、例えば一覧の「システム部」を「開発部」に変更しても、それまでにドロップダウンリストを使って「システム部」と入力したセルの内容が自動で変更されることはありません。

部署の総数が変更になる場合は、一覧を修正したうえで[元の値]のセル範囲を選択し直します。以下でその方法を見ていきましょう。

(1)部署名の一覧を修正する

[Sheet1]の部署名の一覧を修正します。ここでは「広報部」を「プロモーション部」に改称し、新しく「IR部」を追加しました。これで部署名の一覧が1行増えます。

(2)[データの入力規則]ダイアログボックスを表示する

申請書のワークシートから、ドロップダウンリストを使用しているセル(ここではセルE7)を選択した状態で、[データ]タブの[データツール]→[データの入力規則]→[データの入力規則]の順にクリックします。

(3)[元の値]の選択を開始する

[データの入力規則]ダイアログボックスの[設定]タブが表示されたら、[元の値]のテキストボックスの右側にある[↑]をクリックします。

(4)部署名の一覧を選択する

[Sheet1]に切り替え、新しい部署名の一覧(セルB2~B12)を選択します。以降は最初に設定したときと同様に[データの入力規則]ダイアログボックスの右端にある[↓]をクリックし、[OK]をクリックしてデータの入力規則の設定を完了します。

(5)変更されたドロップダウンリストを確認する

申請書のワークシートでセルE7のドロップダウンリストを開くと、変更が反映されて[プロモーション部]や[IR部]を確認できます。

適切なリストを提供して、入力も処理も大幅時短!

ドロップダウンリストの作成には、今回解説したような手順が必要で、少し手間がかかります。しかし、これによって今後全社で短縮できる入力と処理の手間は計り知れません。

部署名に誤字があったり、正式名称ではなく略称で入力する社員がいたりすると、部署名に表記ゆれが発生してしまい、集計が面倒になります。しかし、リストから選ばせる形にすれば、こうした問題は防止できます。スムーズな事務処理ができるよう、リストを活用した使いやすい申請書を提供しましょう。

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