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Excelのリンク機能で領収書をすぐ参照

Excelブックから1クリックで関連する領収書の画像ファイルを開く

経費精算書に関連する領収書をスキャンし、デジタルで管理している企業は多いでしょう。今回はもう一工夫し、精算書からデータ化した領収書をチェックしやすくします。リンク機能で、Excelブックから画像ファイルをすぐに参照できるようにしましょう。

[2019年10月15日公開]

1クリックで領収書を開けるようにして確認作業を楽に

経費の精算に必要な領収書をスキャンして、デジタルで管理している企業が増えています。紙の領収書を紛失してしまうトラブルや経費清算書に領収書をのり付けするアナログ作業から解放され、管理が楽になります。

ただ、清算書をチェックする総務・経理部門では、申請書のExcelブックを開いて領収書の画像も開いて、突き合わせて確認……という、意外と手間のかかる作業が必要です。そこで、清算書を開いて領収書番号をクリックするだけで該当の領収書が開き、すぐに確認できるようにしましょう。Excelの「ハイパーリンク」機能を使います。

同じフォルダーにExcelブックと画像ファイルを保存しておく

ハイパーリンクとは、複数の文書を関連付け、参照しやすくする仕組みです。Webページのリンクも正式にはハイパーリンクといいますが、「クリックすると別の文書が開く仕組み」である点では同じです。Excelでは、セルに入力した文字にハイパーリンクを設定し、クリックしたら画像などのファイルを開くようにできます。

ハイパーリンクを利用するExcelブックと画像ファイルは、同じフォルダーに保存しておくルールにします。同じフォルダーにファイルがあると、リンク先の指定が簡単にできるためです。また、ファイルの離散を防ぐためにも、同じフォルダーにまとめて管理しておくことは有効です。

Excelブックと画像ファイルを同じフォルダーに保存しておく

ハイパーリンクを設定するExcelブックと参照する画像ファイルを、同じフォルダーに保存しておきます。

シートの保護を設定している場合はハイパーリンクを許可しておく

第31回(Excel「シートの保護」で申請書のミスを予防)で、編集可能なセルを限定してミスを防ぐ「シートの保護」機能を解説しましたが、通常の設定では逆に、シートの保護を利用しているとハイパーリンクが利用できません。

Excel「シートの保護」で申請書のミスを予防

既にシートの保護を設定済みのExcelブックでは、次の手順のようにいったんシートの保護を解除後に再設定し、ハイパーリンクを許可します。

(1)シートの保護を解除する

シートの保護を設定済みのブックを開き、[校閲]タブ内の[保護]グループから[シート保護の解除]をクリックします。

(2)シートの保護を再設定する

続けて[保護]グループから[シートの保護]をクリックします。

(3)ハイパーリンクの挿入を許可する

[シートの保護]ダイアログボックスが表示されました。[このシートのすべてのユーザーに許可する操作]の[ハイパーリンクの挿入]にチェックマークを付け、[OK]をクリックします。これでハイパーリンクが利用できるようになりました。

領収書番号にハイパーリンクを挿入する

Excelブックと画像ファイルを同じフォルダーに保存し、シートを保護している場合にはハイパーリンクを許可したら、準備は完了です。書類の「領収書番号」に入力されている番号にハイパーリンクを挿入し、対応する領収書の画像を開くように指定します。

(1)ハイパーリンクの挿入を開始する

ハイパーリンクを挿入するセル(ここではセルB10)を選択し、[挿入]タブ内の[リンク]から[リンク]ボタンをクリックします。このとき[リンク▼]の文字の部分をクリックすると[最近リンクされたアイテム]が表示されるので、その場合は[リンクの挿入]をクリックします。

(2)ハイパーリンクを挿入する

[ハイパーリンクの挿入]ダイアログボックスが表示されました。まず[リンク先]が[ファイル、Webページ]で、プレースバーの[現在のフォルダー]が選択されており、[検索先]にExcelブックと画像ファイルを保存したフォルダーが表示されていることを確認します。そして、リンクする画像ファイル(ここでは「20190803_ビックリカメラ.jpg」)をクリックして選択し、[OK]をクリックします。

(3)ハイパーリンクが挿入された

ハイパーリンクの挿入が完了しました。選択していたセルの文字列が青くなり、下線が表示されています。

(4)ハイパーリンクをテストする

ハイパーリンクを挿入したセルにマウスポインターを合わせると、指の形に変わります。この状態でセルをクリックします。

(5)リンク先の画像が表示された

画像表示用のアプリ(通常の設定では「フォト」)が起動し、リンクしていた画像ファイルが開きました。

以上のように、ハイパーリンクを挿入する操作は難しくありません。申請する社員が書類作成時に設定するルールにしても、大きな混乱が起きたりミスが頻発したりすることは考えにくいでしょう。

挿入したリンクを解除・編集する

一度挿入したハイパーリンクの解除や、リンク先の変更も簡単です。再度[ハイパーリンクの挿入]ダイアログボックスを表示して、次の手順のように再設定しましょう。

(1)ハイパーリンクの再設定を開始する

ハイパーリンクを解除または編集したいセル(ここではセルB13)を選択し、[挿入]タブ内の[リンク]から[リンク]ボタンをクリックします。

(2)リンクを解除または編集する

[ハイパーリンクの編集]ダイアログボックスが表示されました。ここではリンクを解除するため[リンクの解除]をクリックします。別のファイルを選択して[OK]をクリックすると、リンク先を変更できます。

(3)ハイパーリンクが解除された

ハイパーリンクが解除され、選択したセル内の文字列が標準に戻りました。

ハイパーリンクは幅広い応用が可能

Excelによる書類と画像化した領収書を関連付けて管理する方法として、ハイパーリンクの活用方法を紹介しました。Excelブックだけを操作して申請内容と領収書の突き合わせが簡単にでき、書類の処理がスムーズになります。

ハイパーリンクは、画像ファイルだけでなくほかの文書ファイルを指定したり、URLを指定してWebページを表示したりと、さまざまに応用できます。参考資料や参照したいデータがある場合は、後で情報を確認しやすいように、ハイパーリンクを活用しましょう。

協力メディア

できるネット(https://dekiru.net)

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