役立つ! 総務マガジン

Excelブックの個人情報や保護設定を削除

共有するブックから不要な情報を取り除く

Excelでブックを保存すると、「作成者」や「作成日時」などの情報が自動的に保存されます。社内のスタッフや外部の取引先と共有するときには、必要がなければ削除しておきましょう。共有するときに困ってしまう保護設定(パスワード)を削除する方法も、あわせて解説します。

[2019年12月23日公開]

作成者情報や作成日時が丸見えになっている

Excelのブックを開いた状態で[ファイル]タブから[情報]をクリックすると、[関連ユーザー]として[作成者]や[最終更新者]の名前が表示されたり、[関連する日付]として[作成日時]や[更新日時]が表示されたりします。

これらは作業の記録として有用で、通常の作業時に気になるものではありません。しかし、ほかのユーザーと共有する場合には不要です。あらかじめ削除するようにしましょう。

[情報]画面で表示される作成者や日時の情報

[ファイル]タブ→[情報]の順にクリックすると、[情報]画面でユーザーや日付の情報が表示されます。

[ドキュメント検査]でユーザーや日付の情報を削除する

ユーザーや日付の情報は、[情報]画面から[ドキュメント検査]機能を使うことで削除できます。[ドキュメント検査]は、現在開いているブックにコメントや個人情報(作成者や最終更新者の名前)など共有前に削除しておきたい情報があるかチェックし、その場で保存できる機能です。

(1)[ファイル]タブに切り替える

Excelでブックを開いた状態で、[ファイル]タブをクリックします。

(2)[ドキュメント検査]を開始する

ホーム画面が表示されたら[情報]をクリックし、[ブックの検査]の[問題をチェック]から[ドキュメント検査]をクリックします。

(3)ブックをいったん上書き保存する

検査前に上書き保存を促すダイアログボックスが表示されるので、[はい]をクリックして上書き保存しておきます。

(4)ドキュメント検査を開始する

[ドキュメントの検査]ダイアログボックスが表示されました。[ドキュメントのプロパティと個人情報]にチェックマークが付いていることを確認し、[検査]ボタンをクリックします。

(5)個人情報を削除する

検査が終わり、結果が表示されました。ここでは[ドキュメントのプロパティと個人情報]にあたる情報が見つかったので、[すべて削除]をクリックして削除します。その後[閉じる]をクリックして、ドキュメント検査を終了します。

(6)ユーザー情報が削除された

[関連ユーザー]にあった[作成者]や[最終更新者]の情報が削除されました。また、[関連する日付]内の[作成日時]がドキュメント検査を行った日時に変更されています。[更新日時]は変更されません。

以上でユーザーや日付の情報の削除が完了しました。この後ほかのユーザーがブックを編集して保存しても、[作成者]や[最終更新者]は記録されなくなります。[更新日時]はブックを上書き保存するたびに更新されます。

ブックのパスワードを解除する

Excelのブックは暗号化してパスワードを入力しないと開けないようにする設定(保護設定)が可能です。しかし、ブックを共有するときには解除したい場合もあるでしょう。設定していたパスワードも、[情報]画面から削除できます。

(1)ブックの保護を開く

パスワードが設定されたブックを開いておき、[情報]画面で[ブックの保護]から[パスワードを使用して暗号化]をクリックします。この段階では[このブックを開くにはパスワードが必要です]と表示されていることに注目してください。

(2)パスワードを削除する

[ドキュメントの暗号化]ダイアログボックスが表示されたら、入力されている[パスワード]の文字列(黒丸)を全て削除し、[OK]ボタンをクリックします。

(3)ブックの保護が解除された

パスワードが解除され、[このブックを開くにはパスワードが必要です]の表示がなくなりました。この状態で上書き保存してファイルを共有すれば、相手はパスワードを求められず、ファイルを開けます。

ファイルを共有する前に確認する習慣を

ファイルを共有するときは、必要のない情報や設定がないか確認し、削除しておくことを習慣づけましょう。特に社外の人と共有する場合には、「誰がいつブックを作成したか」といった情報は消しておいたほうがスマートです。

作成者などの名前が残っていても大きな問題にはなりませんが、社内の事情が伝わってしまいます。また、長く使い回しているブックでは、既に在籍していない社員の名前が記録されている可能性もあります。伝える必要のない情報は削除するようにしましょう。

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