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「効率の良い会議」で働き方改革を実践

多人数が集まる「会議」の改革は業務効率向上の第一歩

社員の意見やアイデアをまとめる会議は企業運営に欠かせないものです。そして会議のやり方を検証して効率化することは業務効率向上の基本となるのです。

[2018年10月 1日公開]

何のために会議をするのか

会議は、「課題」に対する報告や社員の意見・アイデアの収集、情報共有・周知などを目的として開催されます。会議をすることで社員が一丸となって課題に取り組み、一体感を持った組織として機能するのです。会議を行わないと独断的な判断が先行し、おのおのが勝手に行動しかねないため、組織としての形が崩壊するリスクが生じます。

このように企業活動を行ううえで欠かせない会議ですが、やり方を間違えるとモチベーションの低下や時間の浪費といったマイナスの効果を生んでしまいます。

招集するだけの会議、資料に書いてある文章を読み合わせるだけの会議になっていませんか。
会議の効率化は、参加している社員の業務効率向上にも直結します。
効果の高い会議を実現するための方法を解説します。

会議の目的

会議を開催する目的によって、出席するメンバーや進行方法は変わってきます。通常、会議を開催する目的は大きく三つに分類されます。

(1)伝える
会社の方針やルールを周知するために行います。正確に分かりやすく情報を伝えるための工夫と参加者の質問に的確に答えることがポイントです。
(2)決定する
新規事業や経営計画など、活動方針や方向性などを吟味し判断するために行います。ポイントは出席者の人選です。判断力と会議の結果に従って業務を行うキーマンの出席など、判断・推進するために必要なメンバーで会議を行います。
(3)提案する
新製品の開発や戦略立案など、企画会議とも呼ばれる創造性を重視する会議です。この会議では、出席者が自由にアイデアや意見を出せるような環境で行うことがポイントとなります。

このように、目的によって参加メンバーの人選や会議の進行方法が異なってきます。会議を行う際は会議開催の目的を明確にして人選や資料作成などの準備を行います。

会議開催の課題

会議を行うに当たって気を付けなければならない課題はどんなことでしょうか。

時間

参加する多くの社員を一定時間拘束することになるため、できるだけ短時間で終わらせる必要があります。

準備

会議に必要な資料の作成に追われて、本来の業務ができない。といった「愚痴」を聞いたり、感じたりしたことはありませんか。かといって必要な資料がなければ十分な検討ができないこともあります。簡潔にまとめた資料を短時間で作成することが肝心です。

出席者の人選

会議目的に合わせた必要最小限の人選を行います。会議の主催者は目的に沿って参加者の役割を考えながら出席者の人選を行い、招集する際、出席者に役割を伝えます。出席者は自分がどういう役割で会議に臨めばよいかを認識し、必要な準備を行うことができます。自他共に「なんで私がこの会議に呼ばれたの?」となるような人選は避けましょう。

情報の共有

会議で話し合われたことは「議事録」として、出席者が共有します。また出席できなかった人にも回覧することで会議内容と結論に至る経過も共有することが可能となります。
議事録はフォーマット化し、簡単に誰もが同じレベルで作成できるようにしておきます。また、閲覧のルールも設定しておくことで会議の情報共有が会社全体で図れます。

結果を生かす

会議でどんなに素晴らしい結果を出したとしても、それが実践されなければ意味がありません。
会議で決めたことは必ず実践し検証していくことが重要です。これが守れないと出席者のモチベーションも低下し形骸化した会議となってしまいます。「何を」「どのように」行うかを決めたら、必ず「いつまでに」も決めておきましょう。

効率の良い会議を行う「司会進行」

効率の良い会議を行うためにはどうすればよいのでしょうか。
会議を効率よく行うためには「司会進行」が大きなポイントとなります。

司会進行の役割

時間の厳守と事前の周知・確認

短時間で集中した会議を行うために、提案→ディスカッション→判断→展開スケジュールと役割の確認→次回会議の目的・内容確認といったそれぞれの段階で簡潔にまとめていくのが司会進行の役割となります。

そのため、大まかな時間配分を想定してそれに沿った進行を行います。また、短時間で会議を行うために、出席者に事前準備や会議での役割を周知・確認することも司会進行の大きな役割です。

時間厳守は、最初は尻切れトンボになっても終了するくらいの意気込みが必要です。終了時間の厳守を繰り返すことで、決められた時間内で終了するように工夫が生まれてきます。

気配り

出席者が偏りなく発言できるように、発言の少ない人にはあえて指名し意見を聞くなどして、全体のバランスを取ることが重要です。会議では意見のぶつかり合いなど異なる考え方で対立するシーンが出てきますが、これを放置すると結論も出ず感情的なしこりが残るだけとなります。

できるだけ早いタイミングで、司会者自身が別の話題に切り替えるか、社長や人望の厚い役員・管理職に意見を求めるなどして結論を導いてください。

会議マナー順守の徹底

会議ではNGとされるマナーがあります。

  1. 携帯電話の応答
    会議中に携帯電話の着信で離席するのは極力避けましょう。その人が戻るまでほかの出席者を待たせることになり全体の進行が遅延します。また、電話に出た人は会議内容が上の空になってしまう恐れもあります。直接応答するのではなく、応答メッセージで○時に返答する旨を伝え、緊急の場合は部署にかけてもらい伝言してもらうなどの工夫をしましょう。
  2. 居眠り
    昼食後の会議など、ついうとうとしてしまうことがあります。司会者はそのような人にはわざと意見を聞くなど眠らないように刺激を与えて間接的に注意しましょう。
  3. 場当たり的な発言
    アイデアフラッシュでその場の直感的な意見やアイデアを語ることも必要ですが、場当たり的な発言を重要なアイデアと同等に扱うと、意見がまとまらずダラダラとした進行の会議になります。発言として採用するかしないかの判断、そして話題を本筋になるべく維持するのが司会者の役割です。
  4. 会議とミーティングの違いを明確に
    会議とミーティングは形態も内容も同じようですが、以下の違いがあります。
会議
目的があり結論を判断する・導く
ミーティング
上記以外の確認や相談、打ち合わせ

会議で方向性を判断した後の詳細はそれぞれの担当者がミーティングで確認しましょう。会議中に具体的な進行方法の確認や手順のすり合わせ等が必要になった場合は、会議が終了してから別途で打ち合わせするように促してください。

会議の形態と環境

会議室の工夫

会議を効率よく行う工夫として、事業計画などの冷静な判断が求められる会議は「青い壁面の会議室」、営業戦略など攻めの会議をする場合は「赤い壁面の会議室」、新製品や企画などの会議は「和室で横になることもできる畳の会議室」のように会議目的に合わせて視覚や心理に基づいた会議室を設置する企業も増えています。また短時間で集中した会議を行うために、椅子を置かないスタンディング会議室や、仕切りのないオフィスの真ん中に会議スペースを設置する企業もあります。

会議室の設備

効率よく会議を行うために必要な機材を準備しましょう。設備の導入においては、機材を有効に使いこなすための簡単な会議ルールを設定してください。例えば「発表はプロジェクターを使用する」「資料はPDFで配布」などです。設備の導入目的に沿ったルール設定を行うことで会議の効率化が促進されます。

ネットワーク環境

出席者のPCがインターネットにつながるように社内LANやWi-Fiの設備があると便利です。

プロジェクター、大画面液晶モニター

PCの資料を表示したり、テレビ会議やWeb会議で使用したりできるようにします。

ホワイトボード

落書き感覚で自由に使えるように、壁面全体をホワイトボード化しているところもあります。
コピーが取れるホワイトボードや画像データとして共有が図れる機能が付いたものなど、記録の保存と活用にあわせて選択しましょう。

テレビ会議システム

テレビ会議は離れた拠点同士など「多対多」で会議をすることを主目的としています。
そのため、みんなが視聴するための高精細・大画面モニターや複数の発言者が自由にやり取りできる音声システムなどが一体となっています。

【 テレビ会議の進行ポイント 】

  • 各拠点共通の会議進行を含めた資料を事前に送付。
  • 拠点に発言の偏りが出ないように司会進行。
  • 発言者はほかの拠点の出席者が分かるように、名前を名乗ってから発言。
  • 終了後速やかに議事録を作成し、出席者全員で共有し聞き漏らしや聞き間違いなどが生じないようにする。

Web会議システム

Web会議は、カメラ付きのPC、タブレット、スマホなどテレビ電話機能を利用して会議やミーティング・打ち合わせを行うシステムです。
テレビ会議と組み合わせることで、テレワークなどの在宅勤務者や出張先の社員が会議に参加することが可能となります。

会議参加の移動時間や労力、宿泊・旅費・手当てなどの費用は年間を通して計算するととても大きなコストとなります。テレビ会議やWeb会議の利用は利便性とコスト削減の観点から導入する企業が増加する傾向にあります。慣れるまでは緊張が伴いますが、慣れれば普通に対面して話すように利用できるのでさらに用途が広がります。

会議と業務効率の向上

冒頭に「効率の良い会議は業務効率向上に直結する」と書きましたが、会議のポイントは「短時間に情報を出し合い、まとめて次へのステップへ進む」ことです。

効率の良い会議を実施するポイント

  1. 事前に簡潔な資料や会議の進行をシナリオ化して、出席者の役割分担を周知
  2. 会議ではプレゼンテーションや意見・アイデアの集約を集中して行い的確な結論を導く
  3. 会議後は結論や判断に基づいて行動する

これを日常化すると、自身の仕事のスタイルも効率の良い方向に変化します。
業務効率の高い企業は会議も集中して行っている傾向にあります。大小あわせて社員の全てが関わる会議スタイルを変革することは業務効率の向上を具体的に体感する良き見本となります。

会議を効率化する! テレビ(ビデオ)会議・Web会議

テレビ(ビデオ)会議・Web会議で変わるビジュアルコミュニケーション

働き方改革のテレワークソリューションとしても注目のテレビ(ビデオ)会議・Web会議。離れた場所にいる相手や会議室とミーティングを行い、業務の効率化とコスト削減を両立しませんか?

テレビ会議とWeb会議の違いや導入のメリットなど基本的な情報も掲載していますので、ぜひご覧ください。

「テレビ会議」に関する導入事例

利用機会が増加したことで、出張コストの削減、業務効率の向上などを実現

株式会社ココカラファイン 導入事例

資料を共有しながら説明会を開催するという利用スタイルも増えました。以前のシステムでも資料共有の機能は備わっていましたが、画質が悪く、場合によってはフリーズしてしまうこともあったので、実用的ではなかったのです。このようにテレビ会議システムの利用機会が増えたことは、それだけ業務が効率化されているということになります。

著者紹介

マネジメントリーダーWEB編集部

企業を活性化する総合マネジメント情報サイト「マネジメントリーダーWEB(http://www.mng-ldr.com/)」を企画・運用。

  • *本記事中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞、掲載の図版内容等は公開時点のものです。