役立つ! 総務マガジン

全社的なコミュニケーション管理方法

目指せ業務効率アップ! 全社的なコミュニケーションで企業を活性化

テレワークの浸透とともに大きくクローズアップされているのが、「コミュニケーション」です。円滑なコミュニケーションは企業に活力を与え、業務効率アップを可能にします。

[2021年 4月 5日公開]

全社的コミュニケーション管理とは

円滑なコミュニケーションの実践は、ストレスの少ない快適な労働環境の形成につながります。さらに、社員の士気高揚や業務効率アップを実現する大きな要素となります。「風通しのよい職場」や「経営目標に向かい経営者と社員が一体となって取り組む」といった社風は、適正なコミュニケーション管理が行われることによって醸成されるのです。

この全社的コミュニケーション管理は総務部門の基本的な役割です。大別すると、組織内の調整・連絡を行う「社内コミュニケーション管理」とステークホルダーをはじめ外部の関係者や組織と折衝や交渉などを行う「社外コミュニケーション」に分けられます。

全社的コミュニケーション管理は企業活動を行うための潤滑油として欠かせない役割です。またITの進化により、ネットワークを通したコミュニケーションの活性化も大きな課題となっています。コミュニケーションの取り方は時代とともに変化しますので、運用の際は柔軟な対応が求められます。まずはコミュニケーション管理の基本を理解し、広い視野を持って相手の意思を理解するところから実践してみましょう。

社内コミュニケーションの管理

社内コミュニケーションの管理は、経営全般における個人や部門間の連絡・調整業務と経営理念の周知や日々の業務連絡などの伝達業務に大別されます。

調整業務

部門間調整は、社内において横断的な連携を促進し業務を円滑に推進する役割を果たします。例えば経営計画の策定プロセスにおいて、各部署から目標や計画が提出されますが、その際、営業部門の販売目標と生産部門の生産目標が異なると計画段階で問題が生じます。そのため、各部門の計画を全社的な視点で考え、整合性を取る必要が出てきます。これをうまく進めるのが調整業務です。

社内調整は公平に

調整業務は経営者の意を酌んで行うことになります。ここでのポイントは「公平な立場を貫く」ということです。公平とはどちらかに偏らないということだけではありません。意見が食い違う原因を客観的に検証することも必要です。双方が持つ情報の質と量、鮮度、解釈が異なることで意見に相違がある場合は、不足している情報の追加や解釈を統一することにより、ある程度合意できる場合が多いはずです。そのうえで、全社的な立場や社会倫理、トレンドに照らし合わせて判断を行います。

対人コミュニケーションの重要性

また円滑に調整業務を行うには、対人的なコミュニケーションスキルが必要になります。個人や部署間の利害対立や人間関係の調整は一筋縄ではいかない場合も多く、決して容易な業務ではありません。調整に当たっては、ルールや会社の方針に従って毅然(きぜん)とした対応をすることが求められます。日ごろから情報収集や満遍なく意思疎通を行うことも欠かせません。

伝達業務

もう一つは、全社員へ情報を周知する伝達業務です。組織目標を達成するためには、全社員の意思統一を図る必要があります。会社が何を目指し、どのように進んでいくのかを明確にし、全社員に共通目標として理解、浸透させなければなりません。

また伝達するだけでなく、目標達成のためのムーブメントや土壌を生み出すのも総務部門の役割です。これらが定着すると「企業風土」になり、企業アイデンティティーを具現化することができます。

効果的な情報伝達方法とは

組織全体に情報を発信し伝達する際に、それを正確かつ迅速に行うためにはどうすればよいのでしょうか。まず企業が発信する情報は以下の三つに大別されます。

  1. 経営者の意思決定と判断を行動に移すための経営情報
  2. 計画の実施・展開を効率よく、かつ持続的に行うための運用管理情報
  3. 企業風土を創造し継承・発展させるための企業アイデンティティーに関する情報

1と2は業務連絡や通達で対象部署や社員に素早く伝達することが求められます。そのため、情報を正確かつ簡潔に伝えることが基本です。3は通常社内広報で発信されます。社内広報には1と2を補完する詳細情報の発信も含まれます。

情報伝達のポイントは、正しい情報を素早く伝えることです。さらに、社員が情報に従ってすぐに行動できるよう具体的に伝えることも重要です。伝達方法も目的と内容によって使い分けるとより効果が上がります。

社内メディアの利用例

経営計画などの経営に関する情報は、特に周知徹底を図る必要があります。こうした情報を伝達する場合は、説明会(リアルもしくはオンライン)を開催し、質疑応答も含め丁寧な説明やサポートを心掛けましょう。加えて大事なことは、情報発信による効果を必ず確認することです。情報内容・利用メディア・社員の反応とリアクション(行動)を検証し、次回以降に役立てましょう。

速報
メールや社内SNSを使用して簡潔に伝える
周知
  1. 社内報(紙・Web・社内サイネージ)で詳細も含めて詳しく伝える
  2. 説明会を開催(リアル/オンライン)する。対面での個別説明・周知も含む
報告
社内メディアで進捗(しんちょく)状況と課題を報告する

社外コミュニケーションの管理

社外コミュニケーション管理の主な目的は、自社を取り巻くステークホルダーと良好な関係を築くことです。また、外部から影響を受けるさまざまなリスクから会社を守る役割も担っています。そのため普段から定期的に社外関係者に情報提供を行い、必要に応じてすぐコミュニケーションが取れるような関係性を維持することが重要です。

総務部門は、社内業務を行うイメージがありますが、企業を代表する立場として社外関係者に対応する機会が多くあります。会社の基本姿勢を正しく理解して外部コミュニケーションを活性化し、企業活動が円滑に行える環境構築を行いましょう。同時に経営者はじめ関係部署と情報を共有し、意思疎通をスムーズにすることも欠かせません。社内外の懸け橋となることが総務部門の大きな役割なのです。

テレワーク時代のコミュニケーション管理

テレワークが浸透するにつれ、課題となっているのがコミュニケーション不足です。リアルな人間関係からインターネットを介した人間関係に変化し、コミュニケーションが取りづらいという声が多く聞かれます。また、コミュニケーション不足が原因でメンタル不調を訴えるケースも増えているようです。これまではオフィスという同じ空間で働き、仕事が終われば上司や同僚、部下と食事や飲みに行き、仕事の悩みやストレスを発散することもできました。それもできなくなり、孤立感を深める要因になっているのです。

このようなコミュニケーション不足を解消するために、出社と在宅勤務を効率よく組み合わせた「ハイブリッド勤務」が注目されています。例えば、毎週月曜日と金曜日は出社、火曜日から木曜日は在宅勤務を行うというものです。出社日にテレワークの課題を検証し、解決策を持ってテレワークに戻ることでテレワークのスキルを向上させることができ、インターネットを介してもリアルと同じようなコミュニケーション効果を得られるのではないでしょうか。

また人間関係を強化するために、社員のプロフィールと社内SNSサービスを連動させて、同じ趣味や興味分野を持つ社員同士がコミュニケーションを取れるような施策も効果があるようです。もちろん、ネット上で上司と部下の1on1ミーティングを定例化するなど、メンタルヘルス対策を行うことも重要です。

いずれにしても、テレワークに対応したネットワーク活用の全社的なスキルアップとコミュニケーション改善施策を実施しながら、テレワーク環境を整備していくことが必要になります。

参考

社内コミュニケーションの活性化を実現

SMILE V / eValue V コミュニケーション

テレワークで心配なセキュリティ面を考慮した情報の伝達や情報周知機能で社内のコミュニケーション活性化を実現します。社内に限定したメールの送受信「社内メッセージ」は、機密性の高い情報が社外に漏れることを防ぎます。広く周知したい情報は「掲示板」に分類別・対象者別に掲示。確実に見てもらいたい情報は「回覧板」でも配信できます。離れていても、迅速・確実に情報伝達が可能です。

著者紹介

マネジメントリーダーWEB編集部

企業を活性化する総合マネジメント情報サイト「マネジメントリーダーWEB(http://www.mng-ldr.com/)」を企画・運用。

  • *本記事中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞、掲載の図版内容等は公開時点のものです。