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イベント準備のポイント「予算と担当」

管理部門は文字どおりイベント全体を管理するコントロールタワーの役割を担います。ここでは、社員を巻き込んでのプロジェクトチームの立ち上げとイベントの予算の目安について解説します。

[2018年 2月22日公開]

プロジェクトチームの立ち上げ

イベントの開催にあたり、コンセプトが固まったところで、なるべく早い時期にプロジェクトチームを結成することをおすすめします。特にファミリーデーや全社参加型のコミュニケーションイベントなど、社員が主役となる組織活性型イベントの場合は、社員をプロジェクトチームのメンバーとして巻き込んでおくのがポイントです。企業には必ず1人や2人、友人の結婚式の二次会を仕切るのが好きなお祭り人間的な社員がいるものです。そういう人にプロジェクトチームに参加してもらうと、盛り上がるイベント企画やサプライズ企画を練る際に大きな助けになります。

プロジェクトチームはコンセプトに肉付けし、企画に枝葉をつけていく重要な役割を担います。メンバーに「無理やりやらされている」と思われると、総務としてもやりづらくなりますので、なるべく多様なメンバーを集めて最初は月に一度、イベント直前には週に一度くらいのペースでミーティングを行い、またWeb上で意見交換をするなど、社員が積極的に関わるよう工夫をしましょう。プロジェクトチーム発足の際は、小さなキックオフイベントや懇親会を開くと結束力が強くなります。

ただし注意したいのが、アイデアを出し始めるとそればかりに気を取られ、本来の目的を見失ってしまう可能性があることです。いくら面白いアイデアでも、本来の目的であるコンセプトから逸脱してしまっては本末転倒です。そこをうまく調整し、目的に沿ったイベントになるよう働きかけるのも管理部門の役割といえます。

管理部門が全体を把握しながら、プロジェクトチームや専門業者をうまくコントロールするというのが、効率よくイベントを運営するコツです。

イベント予算の目安

管理部門の頭を一番悩ませているのは、予算の問題ではないかと思います。予算管理は非常に重要な役割ですから、必ず記録を残しておきましょう。

予算の目安ですが、社員向けのイベントではおよそ1人当たり1万円から3万円というのが平均的なところです。周年イベントなど特別なものは5万円から6万円、お客様向けなど社外向けイベントの場合は規模によってバラつきはありますが、だいたい10万から30万円といったところです。これに旅行がプラスされると30万円以上になりますし、全国から招待すると交通費・宿泊費だけで5万円は上乗せされますので、かなりの額になります。

担当責任者の役割を忘れずに

コンセプト作りからスケジュール、予算、運営に至るまで、イベント担当の責任者は、さまざまな面を管理することになります。以下の「企業イベントにおける担当責任者の役割」を参考に、必要な作業を必要な時期にしっかりこなしていきましょう。

企業イベントにおける担当責任者の役割

実施決定後、担当責任者は次の5点をしっかり管理する。

1.実施目的の管理
  • 自社の課題を解決するための手段としての「イベント」。
  • 目的を決して見失わないように、実施のための実施にならないよう注意する。
2.スケジュール管理
  • 自社内の決定スケジュールには余裕を持つ。
  • 専門業者と早めにスケジュールを共有して、漏れのないよう早めを心掛けて管理する。
  • 遅れた場合は各種調整を行わなければならない。
3.予算管理
  • イベント制作は、打ち合わせを重ねるたびに「あれも、これも」となり、企画決定時の数字とはかけ離れた数字になることも多い。
  • 当初から余裕を持った予算計画を立てること。
4.クリエイティブ管理
  • 「アイデアが斬新か」「マンネリ化していないか」「“感動”や“サプライズ”の要素が入っているか」など、さまざまな目線で管理する。
  • 社内に企画が得意な人がいたら、プロジェクトチームに巻き込み、臨時クリエイティブディレクターに任命するのもよい。
  • イベントでは非日常をいかに作り出すかが重要になるため、参加者目線で臨みたい。
5.リスク管理
  • 企業イベントは関わる人数も多いため、さまざまなリスクを常に意識しておかなければならない。
  • 天候面や交通トラブル、出演者のドタキャン、隣接会場からの騒音など、心配するときりがないが、リスクヘッジとしておおよその対策を考えておくことも必要。

円滑にプロジェクトを進めるには

大塚商会のおすすめは「統合型グループウェア」

イベントのプロジェクト管理には、必要とされる機能をそろえた統合型グループウェアの導入がおすすめです。

【プロジェクト管理に欠かせない機能】

  • ガントチャートによる進捗の可視化
  • タスク・課題管理
  • チャット・掲示板によるメンバー間の連絡
  • スケジュールや必要なデータの共有 など

「プロジェクト管理」に関する導入事例

インターフェイスの統一と社員の同意を得て進める手法で成功

株式会社エイル 導入事例

なぜこのシステムの導入を検討しているのか、その目的を社員全員に伝えました。社員が働いた大切な利益から支払われるのだから、無駄な投資は一切したくないという意思をしっかりと理解させたのです。

そして、誰か一人でも使いにくい、面倒くさいと思うなら絶対に導入しないという条件で、大塚商会さんに社員全員の前でプレゼンテーションを行っていただきました。

その結果、社員全員の前向きな感想を受け取り、導入に至ったのです。

そのほかのイベント準備のポイント

著者紹介

マネジメントリーダーWEB編集部

企業を活性化する総合マネジメント情報サイト「マネジメントリーダーWEB(http://www.mng-ldr.com/)」を企画・運用。

  • *本記事中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞、掲載の図版内容等は公開時点のものです。