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イベント準備のポイント「イベント実施時の注意」

管理部門として「当日の現場で注意すべきポイントは?」など、参加者に喜んでもらえるイベント開催の運営法と、開催後にやっておきたいことについて解説します。

[2018年 2月22日公開]

イベント当日に配慮すべきこと

イベント当日は、参加者が会場で気分良く過ごせるか、といった心配りが必要です。特に、安全面や衛生面に対する配慮は不可欠です。たばこを吸う場所はどこか、トイレは参加者数に応じて完備されているか、食事の量は十分かなどをしっかりと確認しましょう。全国から人を招待する場合は、待合室の完備なども必要です。飛行機や新幹線などの場合、便の都合で開場時間より早く到着してしまうケースがあります。配慮が行き届かないと、参加者を満足させるどころかクレームになってしまいます。運動会など屋外のイベントの場合は、雨天対策などの配慮も必要になります。

ホスピタリティーという意味では、会場にホテルを選んでおくと一定レベルの環境が保証されているので、安心です。ロビーには、イベントの会場案内が出ており、クロークやトイレなども完備されています。会議室やホールを使用する場合は、誘導の動線や荷物の預け場所について確認しましょう。

また、会場スタッフへの配慮も忘れてはなりません。誘導、受付、VIP担当など役割分担を明確にするだけでなく、各自のローテーションを決めて、休憩時間を確保することも大切です。スタッフのモチベーションをないがしろにすると、参加者へのホスピタリティーも低下しかねないので、こちらにも気を配りたいところです。

入り口から非日常感を演出

イベントを成功に導くための演出を考えると、重要なキーワードとなるのが「非日常」「感動」「サプライズ」の3点です。

会場セッティングにおいて“非日常感”は非常に重要なファクターです。特に、社員向けのイベントでは仕事モードのまま会場に来る人も多く、内心「この忙しいのにイベントなんて」と思っている社員も少なくないものです。

そこで、会場に一歩足を踏み入れたら「ここからは特別な時間なんだ」と実感し、頭を切り替えてもらうための演出を施しましょう。非日常といっても派手な演出は必要ありません。例えば、会場入り口に飾り付けをしたり、オブジェを置いたりといった方法でも非日常感を出すことは可能です。

最近多くの企業イベントで導入されているのは、巨大スクリーンを設置する方法です。会場の中央に巨大スクリーンがあるだけでインパクトもあり、スクリーンがあれば写真や映像を流すことができるので、さまざまな演出も可能になります。特に、会場でオープニング映像を流すと、一気に参加者を引き込むことができるので、効果大です。

ただし、スクリーンを使用する場合は、事前に会場の天井の高さを忘れずにチェックしましょう。会場選定の際、広さは確認しても天井の高さにはチェックが行き届かないことが多いものです。広さは参加者数の倍くらいの平米数を基準に選定すれば十分ですが、イベントでスクリーンを使うなら、天井の高さがある程度必要になります。例えば、200人規模のイベントであれば、200インチ程度のスクリーンでないと会場の隅々まで映像を見ることができません。200インチのスクリーンは高さが約3メートルですので、見やすさを考慮すると、天井は5メートルの高さは欲しいところです。会場選定や下見の際には、スクリーンの使用に十分な高さがあるか、スクリーンを遮る柱がないかなども、事前に確認しましょう。

会場選定のポイント

広さ
  • イベントの参加者数に対して十分な広さがあるか
  • レイアウトの展開が十分可能であるか
高さ
  • スクリーンなどを使用する際、会場内の高さは十分か
アクセス
  • 来場・解散時の交通機関へのアクセスは良いか
ステータス
  • 会場全体が魅力的で、参加者にロイヤリティーを与えられるか
料金
  • 全体予算に対して適当な価格であるか
過去の実績
  • これまでのイベントのクオリティにかなったものになっているか
宿泊や料理
  • 宿泊する参加者がいる場合、宿泊ホテルが隣接しているか
  • 料理は参加者を満足させるものになっているか
準備・設営時間
  • 準備や片付け、リハーサルの時間を十分に確保できるか

会場選定の例

 イベント会場パーティー
会場
日時アクセス施設の
クオリティ
料金広さホスピタリティー
A
パターン
●●ホール●●ルーム(●●平方メートル)●月●日( 曜日)
B
パターン
△△ホテル△△ルーム(△△平方メートル)●月●日( 曜日)×
C
パターン
□□会館□□の間(□□平方メートル)●月●日( 曜日)××

感動&サプライズ演出のポイント

イベントの進行・演出において、映像は非常に使い勝手の良いアイテムです。オープニング映像だけでなく、誰かが登場するたびに映像を用意しておくと、華やかな雰囲気になり、進行にメリハリを出すことができます。

小規模なイベントなら、パワーポイントで作った映像をプロジェクターで投影するだけで十分です。制作に手間はかかりますが、写真や音楽があれば簡単にできますし、お金をかけずにイベントを盛り上げるなら、活用しない手はありません。

参加者を感動させる、サプライズ演出をするというと難しく考えがちですが、大切なのは相手の気持ちになることです。こうしたら喜んでくれるか、うれしいだろうか、ということを探していきます。「自分なら驚く」「自分なら感動する」という感覚を出発点に考えるといいかもしれません。例えば、普段の仕事場では見られないような社員の姿を映像で見せたり、ご家族からメッセージを寄せてもらったりすることは、定番ながら非常に喜ばれる方法です。

演出のアイデアが浮かばない場合は、テレビなどで人気の番組の企画を取り入れて考えてみるのもいいでしょう。アイデアは模倣の連鎖です。身近なところからヒントを探してみましょう。

イベント開催後にやっておきたいこと

イベントは無事終了し、会場も盛り上がれば、ホッと一安心というところですが、企業イベントはそこで終わってはいけません。せっかくイベントで盛り上がったモチベーションが、日常に戻った途端に下がってしまうといったことがないように、イベントの事後対策は必ず行いましょう。

プロジェクトチームを立ち上げた場合は、イベント後も何らかの形でネットワークを持続し、活動を継続させるのが望ましいです。

また、管理部門として、反省会や報告会は必ず実施しましょう。グランドスケジュール、イベント実施要項、経費などの記録は、資料として保存しておきます。「ここはもっと早く決めておくべきだった」といった課題や反省点もきちんと残しておくようにします。

さらに、目的がきちんと達成できたかどうかを検証するため、イベント終了後に参加者の満足度アンケートを収集することをおすすめします。コミュニケーションの円滑化を目的にしたイベントであれば、「他部署の社員とコミュニケーションを取ることはできましたか?」など、目的に応じた質問を20~30問用意しておくと効果の検証が図れます。アンケート結果は報告書としてまとめ、こちらも資料として保存し、次回開催時の改善につなげましょう。

簡単にアンケートを集計するには

「eValue NS 2nd Edition コミュニケーション」のアンケート機能が解決!

「eValue NS コミュニケーション」のアンケート機能は、アンケートの作成から公開、集計、報告までの一連の作業を支援します。

レポート機能を利用し、リアルタイムでの回答集計を表示したり、全社的に公開することも、関係者間のみで共有することも可能です。

そのほかのイベント準備のポイント

著者紹介

マネジメントリーダーWEB編集部

企業を活性化する総合マネジメント情報サイト「マネジメントリーダーWEB(http://www.mng-ldr.com/)」を企画・運用。

  • *本記事中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞、掲載の図版内容等は公開時点のものです。