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オンライン職場懇談会の実施で会社を点検

職場懇談会を活用して企業課題の発見と解決を図る

職場懇談会は、業務運営や職場環境の改善などについて話し合う会合として行われてきました。テレワークなどの導入が進む中、これをオンライン化し、全社最適化のためのツールとして活用してはいかがでしょうか。

[2021年10月15日公開]

職場懇談会とは

職場懇談会は、労使協定に基づいて経営者と従業員が仕事上の課題や労務体系・賃金、職場環境などのテーマを話し合うために部署単位の分科会として行われます。

労働安全衛生法では、従業員50人以上の事業場においては、労働者の危険防止や対策、労働災害の原因特定や再発防止などについて、従業員が事業者に対し意見を述べる場として安全衛生委員会を設けることが義務付けられています(労働安全衛生法第17、18、19条)。月1回以上の開催が求められ(労働安全衛生法規則23条)、従業員50人未満の事業場の場合も安全衛生についての定期的な調査・審議が必要とされています。この安全衛生委員会を安全衛生懇談会や職場懇談会と称する場合もあります。

このように、職場懇談会は従業員の待遇改善や環境改善の意見を聴取する場として開催されます。また、もう一つの機能として、経営者が従業員の不平や不満を聞き、人間関係を構築する場として活用されてきた側面もあります。労使交渉という対立の場ではなく、安定した労使関係を維持するための機会として職場懇談会が利用されているのです。

コミュニケーションの場として職場懇談会を活用「オンライン懇談会」

コロナ禍によりテレワークを行う機会が増えたことによって、全社レベルのコミュニケーション不足が課題となっています。オフィスを離れて自宅やサテライトオフィスで仕事をする場合、直接対面できないことによる業務上の不都合や社員間のコミュニケーション不足といった課題に直面することが多々あります。オフィスでは周りの人に直接聞いてすぐに解決できることが、リモートワークではなかなか解決できないこともあります。課題といってもわざわざ会議の議題にするほどでもない疑問・悩み・不安などを抱えている方も多いのではないでしょうか。このような小さな課題をまとめて解決する場としてオンラインによる職場懇談会を活用しましょう。

またオンライン懇談会は、対面の会議に比べて対等な関係を築きやすいという特性があります。そのため、上司・部下という上下関係や部署や職種の異なる社員同士が、同じ課題を共有し助け合う仲間という意識が醸成され、課題解決のための本質的なディスカッションが可能となってきます。

部分最適化から全体(全社)最適化へ

企業を取り巻く環境は、IT技術の進化で大きく変化しています。企業のITツールやシステムは業務改善を目的として導入されますが、同じツールが、ある部署では使いやすいと評価され、別の部署では使いにくいと評価されることがあります。また、異なる部署の担当者がネットワークを介してやりとりを行うことで、部署間の細かなシステムの違いや認識の違いに直面するケースも多くなっています。これらは、部署内でのみの最適化(部分最適化)が図られ、会社全体での最適化(全体最適化)が図られていないことを意味します。これまでは上長や管理職が「調整」を行っていたために表面化しなかった課題が、テレワークなどで担当者同士が直接やりとりすることによって顕在化することもあります。

つまり部分的に最適化はされていても全体最適化に至らないケースが多々あります。これでは、高速道路の一部が道幅の狭い一般道になっているようなもので、本来の効果が十分に発揮できません。このような細かな課題や初期的な課題を放置すると、会社全体の業務効率に影響が出る可能性があります。立場や部署、職種という垣根を越えたオンライン職場懇談会の実施で全社的な共通課題を検討し、システムやルールなどの全体最適化を推進してみてはいかがでしょうか。

オンライン職場懇談会実施のポイント

オンライン懇談会は戦略的に継続展開することで、オンライン/オフラインに共通した全体(全社)最適化が可能となります。前提として、職場懇談会運営プロジェクトなど、運営主体となる組織を形成します。通常は総務部門、人事部門内に設置することが多いようです。運営プロジェクトは、職場懇談会の実施と得られた成果の活用・報告を行います。

  1. 開催目的を明確にする
    目的が明確であるほど、具体的な意見が出やすくなります。例えば「テレワークと残業について」「効率の良い交通費の精算方法とは」など、具体的な課題をテーマにしましょう。
  2. 参加対象者の選定
    参加対象者は、テーマと開催目的に沿って選定します。コアな意見を集約したい場合は各部署からテーマに精通した社員を推薦してもらいます。反対に幅広い意見をヒアリングしたい場合は、社員・パート・アルバイトなど、雇用形態にとらわれることなく参加を募ります。
  3. 司会進行
    効率よく進行し有効な意見を引き出すためには、司会進行の技術も必要です。場当たり的に司会者を決めることは避けて、管理職クラスなど、プレゼンテーションや司会に慣れた担当者の配置を検討します。
    異なる部署など初対面の参加者が多い場合は、最初に場を和ませる「アイスブレーク」の時間も必要です。また、終了時間が近づいたらまとめに入り、時間オーバーにならないように注意しましょう。
  4. 議事録の作成と情報共有
    単に意見を聞いて終わりではなく、必ず議事録としてまとめて全社に公開=共有しましょう。またオンライン懇談会の場合は、参加者以外の人が視聴だけすることも可能です。その場合は、公開を前提として質問や意見の受け付けルールを定めて周知を行います。
  5. 報告を行う
    改善点などの意見や要望に対してのフィードバックは必ず行うようにしましょう。改善したのか、できなかったのか、できない場合は理由を明確に伝えることで、職場懇談会を開催する価値やニーズが高まります。

働き方の多様化とオンライン職場懇談会

テレワークなど働き方の多様化が進む現在、企業内のコミュニケーションの取り方も大きく変わっています。オフィスという物理的に一体となっている空間だけでなく、ネットワークというバーチャルな空間での企業活動も管理・コントロールしていかなければなりません。
オンライン懇談会を継続的に展開し、開かれた環境の中で改善を積み重ねていくことが、ウィズコロナ/アフターコロナの時代に対応した新たな企業風土の形成につながっていきます。

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著者紹介

マネジメントリーダーWEB編集部

企業を活性化する総合マネジメント情報サイト「マネジメントリーダーWEB(http://www.mng-ldr.com/)」を企画・運用。

  • *本記事中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞、掲載の図版内容等は公開時点のものです。

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