役立つ! 総務マガジン

企業における総務部の仕事(5)
福利厚生<冠婚葬祭>

社内はもとより、社外の企業を支える方々とのお付き合いにおいて「冠婚葬祭」は総務部の重要な業務です。より良い関係を築くために必要な冠婚葬祭業務について見ていきましょう。

[2018年 2月22日公開]

福利厚生業務「冠婚葬祭」

総務の業務は全て重要ですが、中でも冠婚葬祭の手続きは、総務部の対応いかんで社内外との関係にも影響を与えるため、とりわけ重要な業務として捉えられています。

取引先に祝い事があれば一緒に祝う、得意先の担当者が結婚したら祝電を打つ、社員が結婚することになったらお祝い金を支給するなど、企業が社内外の関係企業や関係者と良い関係を築く足がかりになります。

例えば、自社の社員が成人式を迎えるときには、できるだけ成人式に近い日に社内の会議室やホールで成人式を祝うパーティーを開くとよいでしょう。その時には役職者も出席することが重要です。成人式を迎える社員が地方出身の場合は、年次有給休暇などを利用して帰郷を奨励するという方法もあります。社内報などで新成人の紹介をすれば(できれば写真付きで)、社内で情報を共有することができ、帰属意識も高まります。

社員が結婚する場合は、企業として祝電を打ち、お祝い金を支給する、さらに総務部としては、社内報などに結婚を祝う記事を掲載するというのもよいでしょう。そういったものは、社員にとってもうれしいものです。関係会社や取引先の担当者が結婚した場合も、祝電を打ちましょう。私事とはいえ、仕事上の良い関係作りにつながります。

昨今は、景気低迷も影響して、こういった冠婚葬祭にかかる費用を削減する企業が少なくありません。しかし、業務の円滑化を図るためと考えれば、祝電や弔電を打つのは安いもの。良い関係を社内外で築いていくためにも、相手への配慮を忘れないようにすることが大切です。

冠婚葬祭の実施内容

【冠】現在の成人式
  • 祝成人パーティーの実施
  • 有給休暇利用の帰郷を奨励
  • 掲示板・サイネージ・社内報などへの掲載
【婚】結婚
  • 【社員】お祝い金の支給、祝電、特別休暇付与、社内報などへの掲載
  • 【関係者・取引先等】祝電・お祝い金
【葬】葬式
  • 【経営者・殉職者等】社葬
  • 【役員・社員・その家族】葬儀手伝い、弔慰金支給、弔電、特別休暇付与等
  • 【関係会社・取引先等】葬儀手伝い、弔電、弔慰金
【祭】先祖まつりの法要
創業者、歴代の社長など重要度の高い関係者の法要

福利厚生業務「葬儀の手伝い」

冠婚葬祭の中でも、「葬」つまり葬儀は企業としてきちんと対応する必要があります。葬儀の仕事は一般に、葬儀の手伝いと社葬に分けられます。役員や社員、社外の取引先などで葬儀がある場合は、その取引先の窓口となっている担当者や総務部が手伝いに出向きます。

葬儀を仕切っているのが、故人の地元の町内会や隣近所の人の場合には、その地域の慣習や親族の意向を考慮して、地元有志の人たちの指示に従って手伝うことが大切です。総務部は裏方に徹し、会社関係者の応対や弔電、供花の手配、式場への道順等の連絡など、速やかに行いましょう。企業側からの手伝いは最低でも4、5人は必要でしょう。

社葬の取り扱い基準を決めておく

役職付きの会社関係者が亡くなったとき、総務が取り仕切る社葬を開くことがあります。その際、社内的に社葬の取り扱い基準を決めておくとよいでしょう。例えば、葬儀の費用を全て会社が負担する場合(社葬1)、寺院関係費は遺族負担でその他は会社が負担(社葬2)、区分を明確化したうえで経費を社葬費として一部負担(準社葬1、2/私葬1、2)など、基準を作っておくとよいでしょう。下表はその例です。

社葬の取り扱い基準<例>

社葬1
  • 現職の会長、社長(代表取締役)が死亡したとき
社葬2
  • 現職の副社長または専務・常務が死亡したとき
  • 会長または社長として10年未満の元役員が、退職後2年以内に死亡したとき
  • 現職の役員が業務上の傷病により死亡したとき
準社葬1
  • 会長または社長であった元役員が死亡したとき
準社葬2
  • 副社長、専務または常務であった元役員が、退職後2年以内に死亡したとき
  • 現職の役員が死亡したとき
  • 役員として通算10年以上在任した元役員が死亡したとき
私葬1
  • 元役員が退任後5年以内に死亡したとき
  • 現職の理事または部長が死亡したとき
私葬2
  • 元役員が死亡したとき
  • 元理事、元部長が退職後2年以内に死亡したとき
  • *上記以外で社葬を執り行う場合は、取締役会でそのつど基準を決定する。

冠婚葬祭の情報を社内で共有するには

「オフィスサイネージ」を社内の情報共有として活用

オフィスや店舗のバックヤード・工場など、社内で共有すべき情報を、デジタルサイネージで配信できます。

社内イベント・パーティーの実施情報、新成人・新入社員の紹介、そのほか緊急で通知したい情報もすぐに共有することができます。

著者紹介

マネジメントリーダーWEB編集部

企業を活性化する総合マネジメント情報サイト「マネジメントリーダーWEB(http://www.mng-ldr.com/)」を企画・運用。

  • *本記事中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞、掲載の図版内容等は公開時点のものです。

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