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総務パーソンのルーツは「番頭さん」!?

総務パーソンの歴史と求められるスキルについて考察してみました

総務部門は事務系セクションの中枢として職場環境を整え、会社が発展する土台を形成しています。このように全社横断的にサポートをする総務部門は、日本独特のシステムと言われています。

[2019年 3月13日公開]

総務部門の歴史と総務パーソンの役割

日本では規模の大小にかかわらず、ほとんどの会社や官公庁などの組織に「総務部門」もしくは「総務担当者」が存在し、営業・製造などのいわゆる「ライン部門」に対して総合的なサポートを行っています。
しかし、海外では総務というくくりで全社的なサポートを行うケースは少なく、コンプライアンスや法務などの細分化された業務を、それぞれ専門セクションで行っているケースが多いようです。

日本の総務部門がなぜこのような独自の形態となったのでしょうか。そのルーツを探ると総務の機能と必要なスキルが見えてきます。

総務のルーツは、江戸時代の商家にいた「番頭さん」にあるという説があります。番頭さんは社長である旦那さんの下で店内外を取り仕切りながら、現場がうまく回るように各種調整をしていました。もうひとつの説は、同じく江戸時代の商家の「おかみさん」です。おかみさんは本来の家業だけでなく、従業員の食事や生活の面倒まで見て労務環境を整えていました。

家業全体と働く人全員に目配りができて、周囲から一目置かれるような優秀な番頭さんやおかみさんは、商店が発展するうえで不可欠な存在でした。現在でもその面影を色濃く残している企業は少なくありません。

現代の番頭さんやおかみさんである「総務パーソン」も、求められるスキルは同じかもしれません。
どうすれば会社が発展するのか、社員が生き生きと働くことができるのかを常に考え、能動的に行動することです。
総務の基本機能である「全社サポート」という言葉にはどうしても受動的な役割という印象がありますが、本当のサポートは一歩先を読んで、リスク回避をはじめ先手を打つことです。これは全社を広い視点で見ていき、社内外の人脈を築いていくことで初めて可能となります。かつては中央官庁や上場企業のトップは総務経験が必須といわれていました。特に組織が大きくなると、総務担当として全社を見渡し広い視野や総合的な判断力を養うことが、経営者として必要なこととされているからです。

総務パーソンに必要なスキル・機能とは

総務担当者に求められるスキルは、総務部門の機能に関連します。
企業において総務部門の位置付けは、間接部門の中核となります。つまり、企業を支える土台となるのです。

総務の基本機能と総務パーソンの役割

(1)経営トップのサポート

経営者のサポートとして、全社・全社員の情報を集め、経営判断に必要な情報を進言します。
また、経営者の意向を受けて情報を収集・分析することもあります。

(2)全社的コミュニケーション

企業の組織体制はさまざまですが、総務の業務は社内ルールの管理など全社に関係するものが多いため、直接・間接的に社内の各部門と関係を有しなければなりません。そのうえで、各部門間の連絡・調整役を務める「潤滑油」的な役割を果たします。

(3)他部門のサービススタッフ

総務業務で大きな割合を占めているのが「庶務」とも言われる、他部門のサポート業務です。
例えば、壊れたオフィスチェアの交換やパソコンの購入、お客様の受付、会議室の予約管理などキリがないほど多岐にわたる仕事があります。また現業部門では自分たちが直接担当していない仕事については、何でも総務に問い合わせや依頼をしてきます。
総務パーソンは、幅広い要求に対して適切に対応し、各部門が快適に業務を進められるよう適切・迅速に対処することが求められます。

(4)全社活動の推進・運営

会社では全社的に取り組む活動を行う場合があります。例えば「コスト削減活動」「安全推進キャンペーン」「クールビズ推進活動」など全社員が一丸となって取り組む活動です。これらの活動を中心となって運営します。
また、総務の三大行事といわれる「株主総会」「移転・引っ越し」「社葬」という業務や行事を推進・運営することも総務パーソンの役割となります。

この四本柱を円滑かつ能動的に遂行していくことが総務パーソンに求められるスキルとなります。
働き方改革など会社の根幹からの変革が求められている現在、時代の先を読んだクリエイティブな総務業務を展開することが、大きなやりがいにつながるのではないでしょうか。

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著者紹介

マネジメントリーダーWEB編集部

企業を活性化する総合マネジメント情報サイト「マネジメントリーダーWEB(http://www.mng-ldr.com/)」を企画・運用。

  • *本記事中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞、掲載の図版内容等は公開時点のものです。