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経営層をサポートする秘書業務

秘書業務は企業の役員の行動をサポートする重要な業務

秘書は経営トップ層の補佐を行い、重要意思決定や秘匿性の高い会談の設定などあらゆる活動をサポートするため、機密保持を伴う業務が多くなります。また担当する役員により期待される機能が違うため、属人的な要素が強い業務といえます。

[2019年11月27日公開]

秘書の基本業務とは

秘書は、会長・社長をはじめ、各役員に一人ずつ配置している場合や秘書課・秘書室、もしくは総務部門などで企業の全役員を補佐している場合があります。

秘書の主な業務

秘書の主な業務は、スケジュール確認、来客・電話の応対、外出時の社用車や交通・宿泊の準備・手配、役員宛ての文書管理(発信含む)、このほかに名刺の整理、会食や訪問先への手土産の手配といった細かな仕事も多く、常に気配りが必要とされる業務がほとんどです。
また、経営トップは経営に必要となる多くの情報を求めています。資料収集と、役員へ手短に報告するために、的確な分類・整理も秘書の重要な仕事の一つです。
加えて、新聞・雑誌など通常の情報収集だけでなく、競合会社の動向を探るなどの特命調査を依頼されることもあります。特命調査は慎重に対処しなければならない場合が多く、機密保持に万全を期すことが求められます。

秘書に求められる要素

秘書業務は、担当する役員によって優先される機能が異なります。
例えば、新規開発が担当の役員であれば、常に最新の情報を収集することが優先されますし、営業を統括する役員の場合は、取引先とのお付き合いを円滑に進めるための対人情報収集や設定が重要な要素となります。
ほかにも「スピードを重視する」「マナーや礼儀にこだわる」「ディテールを気にする」……など役員の性格によっても秘書に求められる要素が大きく変わってきます。そのため、秘書業務はとても属人性の強い業務ともいえます。

一方、役員のスケジュール調整では、単に決まったスケジュールに沿って行動するだけでなく、社内や社外の担当者と詳細の確認と時間、優先順位を理解して調整する必要があります。その場合、責任者との交渉を行う機会も多いためコミュニケーション能力が基本機能となります。そのうえで、役員や会社の意図に沿って行動できるように前もって処理する気配りや、予定外の事態に対処する機転、そして企業のトップシークレットに接する場合も多々ありますので、機密保持が秘書業務の重要な要素として求められます。

秘書の文書管理

役員が社内外であいさつすることは日常茶飯事の業務です。その際のあいさつ文面を作成することも秘書の業務となります。役員が作成した文書を秘書が推敲(すいこう)する場合と、秘書が作成した文書を役員が確認する場合があります。いずれにしてもあいさつの主旨を踏まえ、関連する情報を調べて簡潔に文書化しなければなりません。それ以外にも通常発生する文書作成は以下のとおりです。

  • 業務命令、報告文、回覧文、業務連絡などの社内文書
  • 礼状、依頼状、案内状、わび状、見舞状、弔慰状などの社外文書
  • アポイントメントなど連絡事項で送られてくる電子メールの返信、広報的なSNS文書作成

重要文書の保管

役員が署名・押印した契約書などの重要書類のコピーは、決裁文書としてファイリング保存し、必要に応じてすぐに取り出せるようにしておきます。

郵便物の処理

企業の役員宛てには、さまざまな郵便物が送られてきます。これらの郵便物を開封し、報告の必要があるものとないもの(急ぎではないもの)に分類します。一般的には、招待状などの出欠や返答の締め切り期限が定められているものを優先して判断を仰ぎます。その際に関連する部署があれば連絡し、対応をヒアリングします。
また、不審な郵便物は総務部長など担当する責任者に対処を相談します。
役員が関与する文書は会社として重要な書類がほとんどを占めますので、厳重な保管が必要となります。また、廃棄する場合は機密保持の観点から慎重に廃棄することが求められます。

モバイル時代の秘書業務

秘書の役割は経営トップが円滑に行動するうえで欠かせないものとなっています。経営層に必要なことは、迅速に正しい経営判断をすることです。
役員がスマートフォンやタブレットを有効活用して、どこにいても必要な情報を取り出し、素早く決裁することが企業活動に欠かせないものとなっています。これまでは秘書が役員のためだけに必要な情報を収集しデータベース化して必要に応じて利用してきたことをうまく援用すれば、全社の業務効率向上にも役立つのではないでしょうか。
もちろん経営に必要な重要情報から会食のための料亭・レストラン情報(予約情報)まで、何を共有するのか、しないのかを含めつつ厳重なセキュリティを施した役員専用データベースの構築も検討すべき課題です。
気配り・機転・機密保持もIT化を推進して、秘書業務の働き方改革を図りましょう。

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著者紹介

マネジメントリーダーWEB編集部

企業を活性化する総合マネジメント情報サイト「マネジメントリーダーWEB(http://www.mng-ldr.com/)」を企画・運用。

  • *本記事中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞、掲載の図版内容等は公開時点のものです。