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初めての総務【第1回】総務の仕事

初めて総務業務に携わる方を対象に、総務業務の基本をお届けします

この春、就職や人事異動で総務担当になった方、あるいは企業の業容拡大で初めて総務部門を新設した企業の皆様に「総務の基本」をシリーズで解説します。第1回は、総務の仕事をご説明します。

[2020年 4月15日公開]

総務は企業の土台を築く

総務部門や総務担当者は多くの企業に存在するのに、どんな仕事をしているのかイメージできない人が意外に多いのではないでしょうか。確かに「営業=製品・サービスを売る」「製造=製品を作る」というように、総務業務を単純にイメージすることは難しいかもしれません。

それは「総務」という漢字に表れているように、「総て(すべて)を務める」、領域のない幅広い業務を行っているためです。企業には、営業や製造、研究開発、流通などさまざまな部門が存在します。企業が収入を得るために販売する製品・サービスに直接関わる営業や、製造部門を「直接部門」(またはライン部門)と呼び、その直接部門が効果的に機能するように環境を整えるのが「間接部門(またはスタッフ部門)」です。

直接部門と間接部門

総務はスタッフ部門の原点

現在の企業形態が出現した草創期は、スタッフ部門=総務部でした。その中に、経理や人事などの間接業務が包括されていたようです。企業活動が発展・多様化するとともにスタッフ業務も専門化し、総務部門から人事部や経理部などの専門部署に枝分かれしていきました。
IRや経営企画なども総務の仕事が専門化して発展してきた業務です。総務部門は、一見すると管理を中心とした保守的なイメージがありますが、実際はスタッフ部門の中でも最先端の業務を行っていることが多いのです。

総務の主な業務と関連部門の関係を表すと、次のような図になります。
企業によっては、車両管理が車両部として独立していたり、広報部が宣伝部の中に包括されていたりするなど業態や方針によって異なる場合もありますが、一般的に総務部はスタッフ部門の中核としての役割を担っています。

総務部門の位置付け

総務部の役割と仕事

総務部の主な役割と仕事を解説していきます。

まず、総務部の主な役割は企業の基礎を形成することです。企業の基礎とは、企業活動を円滑に行うための環境づくりです。

企業活動を円滑に行うために総務が担う主な仕事が、以下の4項目に関連する業務です。

  1. 経営トップのサポート(情報提供・調査・提案)
  2. 全社的コミュニケーションの醸成(社内広報、部門間の連絡・調整)
  3. 他部門のサポート・支援
  4. 全社活動の推進・運営

1.経営トップのサポート

経営者のご意見番として、企業が進む方向性や新規開発案件、他社動向などの調査を行い進言します。また、経営層の行動を補佐し、スケジュールや来客・来訪の管理など秘書業務を行います。

2.全社的コミュニケーションの醸成

経営計画の策定など全社的な活動計画を立案する際に、予算や人員など各部門を横断的に調整します。
また、経営トップの方針やルールの周知などを行うために、社内広報や研修を実施します。
全社的にコミュニケーションが活性化することで、企業活動が活発化し、さらなる発展が期待できるようになります。
最終的には、「企業風土」を形成し従業員が誇りを持って働ける環境を創出することにつながります。

3.他部門のサポート・支援

総務部の仕事として一番大きな割合を占めるのが、他部門のサポート業務です。昔からこれらの業務は「庶務」と呼ばれてきました。総務部を庶務部という呼び方をする企業や組織もあります。庶務とはやや乱暴な表現だと「雑務」と解釈されますが、ともかくその内容は多岐にわたり、企業活動を円滑に推進するためには欠かせない業務です。

例えば、会議室の予約受付・室内整備・プロジェクターやテレビ会議に必要な機器の準備、使用後の片付けやチェック。事務用品・備品の購入申請の受付・発注。机や椅子などの設備の点検や修理、空調調整、オフィスのレイアウト変更、引っ越しなどです。
この業務でのポイントは依頼事項+「業務効率の向上」「経費削減」です。また最近では情報流出防止などの「情報セキュリティ」に注力する企業も増えています。

他部門のサポート・支援は、「快適に働く環境づくり」を目標として、総務部が積極的に行うことで会社・従業員が守られています。

4.全社活動の推進・運営

全社活動は、会社が主催する行事を指します。株主総会が一番のメインとなりますが、社葬や、社員旅行、運動会などのイベントも全社活動に含まれます。
これも、全社的コミュニケーションの醸成とあわせて、企業の活性化を目指して行います。

リスクを回避することが総務の究極の役割

総務部の仕事は多岐にわたりますが、総務部は企業活動を行ううえで潤滑油的な働きをし、リスクを回避することが最大の役割となります。これが顕著に表れるのが、被災した場合や企業存続に関わる大きな不祥事が発生した場合の対応です。

総務機能が健全であれば、迅速に正常時の状態に戻すことが可能ですが、うまく機能しないと企業の存続が難しくなります。総務の仕事をする際は、どんなに詳細なことでも常に注意深く目を配る習慣を付けて、企業リスクの回避を心掛けましょう。

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たよれーる

著者紹介

マネジメントリーダーWEB編集部

企業を活性化する総合マネジメント情報サイト「マネジメントリーダーWEB(http://www.mng-ldr.com/)」を企画・運用。

  • *本記事中に記載の肩書きや数値、社名、固有名詞、掲載の図版内容等は公開時点のものです。